Administratief projectmedewerker Vlaams Talenplatform

KU Leuven; Brussel; Sur place; EUR 30 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

KU Leuven zoekt een gemotiveerde medewerker die de organisatorische ondersteuning van het Vlaams Talenplatform verzorgt. Je beheert administratieve processen, coördineert financiële aspecten en ondersteunt bij de planning en verslaggeving van vergaderingen.

Je fungeert als aanspreekpunt voor vragen over kosten terugbetaling, software-abonnementen en informatie voor het project, en je werkt nauw samen met het projectteam en stakeholders om de werking te optimaliseren.

Qualifications

• Ervaring met financiële coördinatie van een project.
• Organisatie van evenementen zoals webinars en studiedagen.
• Aanspreekpunt voor administratieve ondersteuning en vragen.
• Coördinatie van inkomende externe communicatie.
• Planning, voorbereiding en verslaggeving van vergaderingen.
• Voorstellen formuleren en initiatieven opzetten voor optimalisatie.
• Voorbereiding van complexe rapportering aan subsidierende overheid.

Responsabilités

• Ondersteunen van de dagelijkse werking en vragen afhandelen.
• Coördineren inkomende communicatie en verslaggeving.
• Samenwerken met verschillende teams en stakeholders binnen het project.

Connaissances

Organisatie en coördinatie

Administratieve vaardigheden

Description du poste

Je bent verantwoordelijk voor de organisatorische ondersteuning van het project en het Vlaams Talenplatform. Dat houdt in dat je alle administratieve en organisatorische processen beheert in een gevarieerd takenpakket, zoals:

• financiële coördinatie van het project;
• de (logistieke) organisatie van events (bv. webinars, studiedagen, navormingen, een spreekvaardigheidswedstrijd,...);
• aanspreekpunt voor ondersteuning bij de dagelijkse werking (variërend van vragen over de terugbetaling van kosten, over de vergelijking van abonnementskosten van softwareprogramma's tot het opzoeken van informatie voor het project);
• coördinatie van de inkomende externe communicatie;
• planning, voorbereiding en verslaggeving van vergaderingen;
• voorstellen formuleren en initiatieven opzetten voor de optimalisatie van de werking;
• voorbereiding van de (complexe) rapportering aan de subsidiërende overheid.

Kortom, je bent de ondersteunende spil van de projectwerking, die daarvoor uitstekend samenwerkt met alle medewerkers.Je wordt aangesuurd door de projectcoördinator en het kernteam van het Vlaams Talenplatform.