Administratief onthaalmedewerker

ITZU - Waregem; Lievegem; Sur place; EUR 23 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

ITZU - Waregem zoekt een gastvrije administratief onthaalmedewerker die klanten, vertegenwoordigers en bezoekers verwelkomt en een vlotte administratieve werking garandeert. U staat centraal als eerste aanspreekpunt, verzorgt het telefoonverkeer en verwijst door naar de juiste collega.

Naast onthaal en klantenopvolging behandelt u offerteverwerking, geboortelijsten en webshop-gerelateerde taken. Een klantgerichte, proactieve houding en goede samenwerking met collega’s zijn gewenst.

Responsabilités

• Ontvang klanten, vertegenwoordigers en bezoekers met een warme, professionele houding.
• Fungeer als eerste aanspreekpunt en zorg voor klantvriendelijk onthaal.
• Beheer telefonische onthaal en doorschakeling van oproepen.
• Informeer, adviseer of verwijs klanten door naar de juiste collega.
• Verwelkom vertegenwoordigers en verwijs door naar de bevoegde persoon.
• Zorg voor duidelijke communicatie tussen klanten, collega's en afdelingen.
• Verwerk en volg op lopende projecten zoals retouren en omruilingen volgens procedures.
• Registreer en volg herstellen en wisselstukken.
• Behandel klachten en retourdossiers klantgericht.
• Informeer klanten tijdig over vervolgstappen in hun dossier.
• Werk oplossingsgericht bij vragen of problemen.
• Overleg bij complexe situaties met de shopmanager of assistent-shopmanager.
• Houd klanten up-to-date over de status van hun dossiers.
• Maak cadeaubonnen aan en verwerk administratief.
• Maak offertes aan en volg ze op.
• Verwerk geboortelijsten en reageer op inkomende e-mails.
• Verwerk en volg klantenbestellingen en aankooporders.
• Verwerk leveringen en onderhoud de bijbehorende administratie.
• Ondersteun webshop-gerelateerde taken en werk nauw samen met team.

Description du poste

Als administratief onthaalmedewerker ben je het eerste aanspreekpunt voor klanten, vertegenwoordigers en andere bezoekers. Je zorgt voor een warm onthaal en een vlotte administratieve werking.

Wat zal je doen?

Onthaal

• Klanten en vertegenwoordigers vriendelijk en professioneel ontvangen
• Fungeren als eerste aanspreekpunt en zorgen voor een klantvriendelijk onthaal
• Instaan voor het telefonisch onthaal en oproepen correct doorschakelen
• Klanten informeren, adviseren of doorverwijzen naar de juiste collega
• Vertegenwoordigers ontvangen en doorverwijzen naar de bevoegde persoon
• Zorgen voor een vlotte communicatie tussen klanten, collega’s en verschillende afdelingen

Klantenopvolging

• Retours, terugnames en omruilingen behandelen en verwerken volgens de geldende procedures
• Herstellingen en wisselstukken registreren en opvolgen
• Klachten en retourdossiers administratief en klantgericht behandelen
• Klanten duidelijk informeren over de verdere afhandeling van hun dossier
• Oplossingsgericht handelen bij vragen of problemen
• Bij discussies of complexe situaties overleggen met de assistent-shopmanager of shopmanager
• Klanten tijdig en correct op de hoogte houden

Administratie

• Opmaken en administratief verwerken van cadeaubonnen
• Opmaken en opvolgen van offertes
• Administratief verwerken en opvolgen van geboortelijsten
• Inkomende e-mails beantwoorden en doorsturen naar de juiste collega
• Klantenbestellingen en aankooporders opmaken, verwerken en opvolgen
• Leveringen afboeken en de bijhorende administratie verwerken
• De nodige administratie zorgvuldig bijhouden en controleren
• Ondersteunen bij de verdeling en opvolging van webshopgerelateerde taken
• Nauw samenwerken met de shopmanager, boekhouding, winkelbedienden en de verantwoordelijke voor herstellingen en wisselstukken