Administratief medewerker Opleidingsbeheer

Brandweerzone Centrum; Gent; Sur place; EUR 36 000 - 54 000; Plein temps

Résumé du poste

Brandweerzone Centrum zoekt een gedreven medewerker voor de dienst Vorming, Training en Onderzoek (VTO) die samen met collega’s de planning en organisatie van opleidingen verzorgt voor alle medewerkers van de zone.

Je taken omvatten het toewijzen van opleidingsdossiers, afstemming met vakofficieren, selectie van locaties en materialen, en het onderhouden van de procedures zodat trainingen efficiënt en veilig verlopen. Je zorgt ook voor een klantvriendelijk onthaal en correcte documentatie.

Qualifications

• Aantoonbare ervaring met opleidingsplanning en -organisatie.
• Klantgerichte communicatie en teamwork.
• Kennis van procedures rond trainingen is een pluspunt.

Responsabilités

• Je bent verantwoordelijk voor de planning en organisatie van opleidingen voor alle medewerkers van de zone.
• Je verwerkt opleidingsdossiers, overlegt met vakofficier en reserveert locaties en materiaal.
• Je onderhoudt contacten met leveranciers en zorgt voor een correcte administratie en een klantvriendelijk onthaal.

Connaissances

Planning en organisatie

Klantgerichtheid

Communicatieve vaardigheden

Coördinatie

Description du poste

Je dienst

Dienst Vorming, Training en Onderzoek (VTO) versterkt de vakbekwaamheid, veiligheid en inzetbaarheid van alle medewerkers door kwaliteitsvolle vormingen en trainingen aan te bieden. De dienst volgt hiervoor de tendensen in de brandweerwereld nauwgezet op. Zo bouwen we aan een lerende organisatie die elke dag klaarstaat om burgers professioneel, veilig en efficiënt te helpen.

De dienst bestaat uit de cel Opleidingsbeheer, de cel Beleidsondersteuning en de cel Instructie.

• Jij werkt voor de cel Opleidingsbeheer. Deze cel focust op de ontwikkeling van kennis en vaardigheden van alle medewerkers. De cel Opleidingsbeheer werkt opleidingstrajecten uit en organiseert attest-, brevet- en getuigschriftopleidingen in samenwerking met de provinciale brandweerschool of andere partners.
• De cel Instructie focust op permanente opleiding en coördineert alle interne oefeningen. De medewerkers ondersteunen de instructeurs met opleidingsmaterialen en ontwikkelen oefensystematiek en didactische tools.
• De staf Beleidsondersteuning bepaalt de focus van het vormingsaanbod en monitort opleidingstrajecten. De medewerkers bewaken de kwaliteit van vormingen. Ze verrichten onderzoek binnen de brandweeropleiding en optimaliseren en vernieuwen het vakgebied

Je functie

Samen met je collega’s ben je verantwoordelijk voor de planning en de organisatie van opleidingen voor alle medewerkers van de zone.

• Je krijgt opleidingsdossiers toegewezen die je van A tot Z opvolgt: je overlegt met de vakofficier om de doelgroep te bepalen, je stelt een locatie voor, je zoekt helder publiek en reserveert materiaal bij de uitleendienst …
• Je past de juiste regelgeving en procedures toe bij je dossiers.
• Je legt contacten om opleidingen optimaal uit te werken, bijvoorbeeld met een rijschool over het behalen van een rijbewijs C of met een leverancier voor een opleiding kraanbediening of een opleiding hoger redder.
• Je organiseert opleidingen ook op praktisch vlak: je reserveert opleidingslokalen, je legt cursusmateriaal klaar, je voorziet juiste kledij …

Je zorgt voor een klantvriendelijk en kwalitatief onthaal voor alle medewerkers van de zone en voor lesgevers.

• Je geeft informatie en beantwoordt praktische vragen over opleidingen, zowel rechtstreeks als via telefoon of mail.
• Je verwerkt documenten en formulieren zoals aanvragen voor een terugbetaling van rijexamens of aanvragen om een persoonlijke opleiding te volgen.
• Je volgt het online inschrijvingsplatform nauwgezet op en verwerkt inschrijvingen.

Je hebt een gevarieerd administratief takenpakket.