Administratief medewerker beleids- en projectondersteuning dienst mobiliteit

WIT-GELE KRUIS VAN LIMBURG; Genk; Sur place; EUR 35 000 - 52 000; Plein temps

Résumé du poste

Wit-Gele Kruis Limburg zoekt een administratief medewerker beleids- en projectondersteuning voor de dienst mobiliteit. Je bent de schakel tussen het diensthoofd en de uitvoerende administratieve medewerkers en ondersteunt mee de verdere ontwikkeling en optimalisatie van de dienst.

Je taken omvatten beleidsondersteuning, data en rapportering, budget- en middelenbeheer, wagenparkbeheer en Car Policy. Daarnaast werk je mee aan projecten, aanbestedingen, procesverbetering en interne/extern overleg

Responsabilités

• Beleidsondersteuning: je ondersteunt bij de opmaak van beleidsplannen, jaarplannen, begrotingen en meerjarenplanningen.
• Data en rapportering: je verzamelt en analyseert financiële en operationele gegevens en vertaalt deze naar duidelijke rapporteringen, analyses en adviezen.
• Budget- en middelenbeheer: je volgt budgetten, facturatie en de optimale inzet van de vloot en andere middelen mee op.
• Wagenparkbeheer: je coördineert mee de planning van voertuigen, wagenwissels, verkoop van voertuigen en de implementatie van nieuwe voertuigen.
• Car Policy: je bewaakt de toepassing van de Car Policies en ondersteunt medewerkers en leidinggevenden bij specifieke cases.
• Projecten en aanbestedingen: je werkt mee aan nieuwe projecten, aanbestedingsdossiers en de implementatie en opvolging van nieuwe leveranciers en samenwerkingen.
• Procesoptimalisatie: je detecteert verbeterkansen en werkt flows, procedures en voorstellen uit om de werking van de dienst te optimaliseren.
• Overleg en communicatie: je organiseert en ondersteunt operationeel overleg, neemt deel aan interne en externe overlegmomenten en zorgt voor een vlotte informatiedoorstroming.
• Ondersteuning van de werking: je bewaakt mee de operationele planning en jaarkalender en hebt een signaalfunctie naar het diensthoofd.
• Kennisdeling: je geeft waar nodig presentaties, bijvoorbeeld rond ongevallen, en ondersteunt collega's bij complexe cases.
• Flexibele ondersteuning: wanneer nodig spring je tijdelijk bij in operationele taken om de continuïteit van de dienstverlening te verzekeren.

Description du poste

Het Wit-Gele Kruis kenmerkt zich in het straatbeeld door de talloze witte autootjes. Alleen al in Limburg rijden er meer dan 1.500 voertuigen rond. Achter deze vloot schuilt een dynamische dienst mobiliteit die voortdurend in beweging is.

Om onze dienstverlening verder te professionaliseren en optimaliseren, versterken we ons team met een administratief medewerker beleids- en projectondersteuning.

Mobiliteit is vandaag veel meer dan het beheren van wagens. Elektrificatie van de vloot, lease, Car Policy, budget- en middelenbeheer, aanbestedingen, veiligheid, alternatieve vervoersvormen, mobiliteitsbudget, parkeerbeleid, voorbereidingen verhuis naar Hasselt en data-analyses zijn maar enkele van de thema’s waarmee onze dienst aan de slag gaat.

Klinkt dit als een uitdaging voor jou? Lees dan zeker verder!

Je takenpakket

In deze functie neem je een tactische rol op binnen de dienst mobiliteit. Je vormt de schakel tussen het diensthoofd en de uitvoerende administratief medewerkers en ondersteunt mee de verdere ontwikkeling en optimalisatie van de dienst.

Je staat onder andere in voor:

• Beleidsondersteuning: je ondersteunt bij de opmaak van beleidsplannen, jaarplannen, begrotingen en meerjarenplanningen.
• Data en rapportering: je verzamelt en analyseert financiële en operationele gegevens en vertaalt deze naar duidelijke rapporteringen, analyses en adviezen.
• Budget- en middelenbeheer: je volgt budgetten, facturatie en de optimale inzet van de vloot en andere middelen mee op.
• Wagenparkbeheer: je coördineert mee de planning van voertuigen, wagenwissels, verkoop van voertuigen en de implementatie van nieuwe voertuigen.
• Car Policy: je bewaakt de toepassing van de Car Policies en ondersteunt medewerkers en leidinggevenden bij specifieke cases.
• Projecten en aanbestedingen: je werkt mee aan nieuwe projecten, aanbestedingsdossiers en de implementatie en opvolging van nieuwe leveranciers en samenwerkingen.
• Procesoptimalisatie: je detecteert verbeterkansen en werkt flows, procedures en voorstellen uit om de werking van de dienst te optimaliseren.
• Overleg en communicatie: je organiseert en ondersteunt operationeel overleg, neemt deel aan interne en externe overlegmomenten en zorgt voor een vlotte informatiedoorstroming.
• Ondersteuning van de werking: je bewaakt mee de operationele planning en jaarkalender en hebt een signaalfunctie naar het diensthoofd.
• Kennisdeling: je geeft waar nodig presentaties, bijvoorbeeld rond ongevallen, en ondersteunt collega's bij complexe cases.
• Flexibele ondersteuning: wanneer nodig spring je tijdelijk bij in operationele taken om de continuïteit van de dienstverlening te verzekeren.

Kortom, een afwisselende functie op het kruispunt van beleid, administratie, analyse, projecten en operationele ondersteuning.