Administratief Coördinator Beurzen & Events

Monitor HR Consulting; Wijnegem; On-site; EUR 25,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

Maaltijdcheques €10/dag

Woon-werkvergoeding

On the job opleiding

Geen collectief verlof

Doorgroeimogelijkheden

Job summary

Expo Floor zoekt een administratief sterk organisatietalent voor ondersteuning van beurs- en eventprojecten in België, Nederland, Frankrijk en Duitsland. Je fungeert als administratieve draaischijf tussen klanten, leveranciers en operations, en werkt nauw samen met de Operations Manager.

Je beheert dossiers, maakt offertes op en coördineert planning en logistiek. Een proactieve houding, nauwkeurigheid en teamwork zijn essentieel in deze KMO-omgeving met duidelijke procedures.

Qualifications

• Ervaring in een administratieve, coördinerende of binnendienstfunctie.
• Nauwkeurig, gestructureerd en punctueel werken.
• Verantwoordelijkheid nemen voor dossiers en follow-up.
• Proactieve houding en oplossinggericht denken.
• Goede communicatie in Nederlands; kennis van Frans/Engels is een meerwaarde; Duits is een plus.

Responsibilities

• Eerstelijns contact met klanten en leveranciers via telefoon en e-mail.
• Beheer en actualisatie van klant- en projectgegevens.
• Offertes opmaken in samenwerking met commerciële teams en opvolgen.
• Dossierbeheer en controle van volledigheid van elk dossier.
• Projectcoördinatie: planning, toegangskaarten, logistiek en afspraken.

Skills

Nederlands

Frans

Engels

Duits

Job description

Achter elk succesvol beursproject staat iemand die ervoor zorgt dat alles klopt.

Voor onze klant Expo Floor zijn wij op zoek naar een administratief sterk organisatietalent dat energie haalt uit opvolging, structuur en verantwoordelijkheid.

Vanuit het hoofdkantoor in Wijnegem ondersteunt Expo Floor beurs- en eventprojecten in België, Nederland, Frankrijk en Duitsland. Het bedrijf is gespecialiseerd in verhoogde modulaire beursvloeren voor beurzen, events en brand activations en groeide de afgelopen jaren uit tot een vaste waarde binnen de Europese beurs- en evenementensector. Vandaag blijft de onderneming verder groeien dankzij haar focus op kwaliteit, flexibiliteit, stiptheid en service.

Om die groei verder te ondersteunen zoeken we een nieuwe collega die zorgt voor structuur, overzicht en een feilloze administratieve opvolging van dossiers en projecten.

Als Administratief Coördinator Beurzen & Events ben jij de administratieve draaischijf tussen klanten, leveranciers, commerciële collega's en operations.

Samen met de magazijnverantwoordelijke en Peter, de Operations Manager, vorm je een sterk team dat ervoor zorgt dat projecten van aanvraag tot uitvoering correct voorbereid en opgevolgd worden.

Klantencontact & administratie

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor klanten en leveranciers via telefoon en e-mail.
• Je beheert de algemene mailboxen en zorgt ervoor dat vragen snel bij de juiste persoon terechtkomen.
• Je beheert en actualiseert klant- en projectgegevens.
• Je communiceert professioneel en vlot met klanten en collega's.

Offerte- en dossierbeheer

• Je maakt offertes op in samenwerking met de commerciële teams in België, Nederland, Frankrijk en Duitsland.
• Je verstuurt offertes en volgt deze actief op.
• Je bewaakt de volledigheid van elk dossier.
• Je verwerkt goedgekeurde offertes tot concrete opdrachten.

Projectcoördinatie & planning

• Je verzamelt alle noodzakelijke projectinformatie zoals halplannen, standnummers, opbouw- en afbouwuren.
• Je reserveert toegangspassen, slots en registraties voor beursgebouwen.
• Je organiseert hotelboekingen, transporten en externe partners waar nodig.
• Je ondersteunt de operationele planning.
• Je behoudt overzicht over meerdere gelijktijdige projecten.
• Je denkt proactief mee wanneer planningen of omstandigheden wijzigen.

Ondersteuning operations

• Je werkt dagelijks nauw samen met operations.
• Je ondersteunt de Operations Manager in de dagelijkse werking.
• Je zorgt ervoor dat alle betrokken partijen tijdig over de juiste informatie beschikken.
• Je draagt bij aan een efficiënte voorbereiding en uitvoering van elk project.

Je bent iemand die voldoening haalt uit organiseren, opvolgen en zaken correct geregeld krijgen. Daarnaast herken je jezelf in onderstaande punten:

• Je hebt al ervaring binnen een administratieve, coördinerende of commerciële binnendienstfunctie.
• Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en punctueel.
• Je bent administratief sterk en bewaart gemakkelijk het overzicht.
• Je neemt verantwoordelijkheid op voor jouw dossiers.
• Je durft klanten, leveranciers of collega's telefonisch te contacteren wanneer opvolging nodig is.
• Je bent proactief en wacht niet af tot problemen zichzelf oplossen.
• Je voelt je comfortabel binnen een KMO-context met duidelijke procedures en werkinstructies.
• Je werkt graag samen binnen een team waar iedereen op elkaar rekent.
• Je communiceert professioneel in het Nederlands.
• Kennis van Frans en Engels is een meerwaarde. Duits is een plus.
• Ervaring binnen een projectmatige, logistieke, beurs- of eventomgeving is mooi meegenomen.

Bovenal zoeken we een collega met een positieve ingesteldheid die energie krijgt van samenwerken en die mee wil bouwen aan het verdere succes van het bedrijf.

Een afwisselende functie

Geen dag is dezelfde. Je combineert administratie, commercieel klantencontact, planning en projectopvolging binnen een internationale omgeving.

Een sterk georganiseerde KMO

Je komt terecht in een onderneming waar processen duidelijk zijn, waar snel geschakeld wordt en waar collega's weten wat ze aan elkaar hebben.

Een hecht team

Je werkt nauw samen met collega's die houden van een directe communicatie, een positieve sfeer en een hands‑on mentaliteit.

Aantrekkelijke werkregeling

• Werkuren van 08u00 tot 16u30.
• Op vrijdag eindigt de werkdag reeds om 14u00.
• Tijdens piekperiodes wordt flexibiliteit gevraagd.
• Extra gepresteerde uren worden gecompenseerd tijdens rustigere periodes.

Verder biedt Expo Floor:

• Een marktconform salarispakket.
• Maaltijdcheques van €10 per gewerkte dag.
• Vergoeding woon-werkverkeer.
• Grondige opleiding en begeleiding on the job.
• Geen collectief verlof.
• Reële doorgroeimogelijkheden richting meer operationele verantwoordelijkheden.
• Een stabiele werkgever in volle groei.
• Een collegiale werksfeer waar inzet, vertrouwen en plezier hand in hand gaan.

Planning, Consulting, Duits, Administratie, Documentbeheer, Brand Activation, Samenwerken, Uitvoering, Administratie, Engelse taal, Samenwerken, Communicatie, Frans, Operations, Klantencontact, Logistieke sector, Nederlands