Administratief bediende - Waste Solutions

DESOTEC; West-Vlaanderen; On-site; EUR 36,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Smartphone + abonnement

Maaltijdcheques

Hospitalisatieverzekering

CAO90-bonus

Twee jaarlijkse brutopremies

Verlofregeling 29 dagen + 10 extra onb

Versnelde onboarding

Job summary

DESOTEC zoekt een Waste Solutions Administrator die administratieve taken rond afvaltransport, vergunningen en registraties combineert met het beheer van ons KBS-systeem. Je werkt nauw samen met Sales, Logistiek, Operations en SHEQ en externe partners om dossiers correct te documenteren en compliant te houden.

Je verantwoordelijkheden omvatten auditvoorbereiding, data-analyse in ons ERP-systeem en periodieke rapportage aan senior management, met aandacht voor regelgeving en kwaliteit.

Qualifications

• Bachelor diploma of gelijkwaardig kennis- en ervaringsniveau.
• Ervaring in een administratieve/coördinerende/procesmatige functie is een sterke plus.
• Kennis van afvalwetgeving en KBS-systemen is een pluspunt.
• Goede kennis van Microsoft Office en Excel.
• Goede Nederlands- en Engelse communicatie; Frans/Duits is een plus.
• ERP-ervaring (bv. Microsoft Dynamics) is een troef.

Responsibilities

• Beheer van afvaltransportdocumentatie, vergunningen en registraties.
• Ondersteunen van vergunningenaanvragen, -vernieuwing en opvolging.
• Opstellen van certificaten, meldingen en transportdocumenten.
• Ondersteunen Sales bij klantvragen over documentatie en certificering.
• Coördineren met interne afdelingen en externe partners voor correcte dossiers.
• Bijdragen aan audits en interne rapportering.

Skills

Nauwkeurig

Analytisch

Communicatief

Teamwork

Initiatief

Oog voor detail

Education

Bachelor diploma

Tools

Microsoft Dynamics

Excel

Job description

Wie is DESOTEC?

DESOTEC, opgericht in 1990, is de Europese marktleider van mobiele filtratie-oplossingen en bouwt sinds 2023 een sterke en groeiende aanwezigheid uit in de Verenigde Staten. Sinds 2026 maakt het bedrijf deel uit van de internationale Zweedse investeringsgroep EQT. Dankzij het unieke, flexibele, circulaire serviceconcept en uitgebreide expertise ontzorgt DESOTEC industriële klanten en helpt het industrieën om te groeien, sterker te presteren en tegelijk de milieu-impact van hun activiteiten te verkleinen. Het klantenbestand van DESOTEC breidt uit dankzij een sterke focus op 24/7 service en de toewijding om altijd de beste oplossing voor en met de klant te vinden. DESOTEC telt zo’n 450 werknemers, die zich allemaal inzetten om de planeet te helpen beschermen door positieve ecologische verandering te stimuleren in diverse industrieën. In 2026 behaalde DESOTEC voor het tweede jaar op rij EcoVadis Gold voor zijn duurzaamheidsprestaties en behoort het daarmee tot de top 5% wereldwijd. Meer informatie is beschikbaar op desotec.com. Volg @desotec op LinkedIn,Facebook en Instagram.

Jouw taken & verantwoordelijkheden?

Ben je nauwkeurig, analytisch en goed georganiseerd, en neem je graag verantwoordelijkheid op voor compliance- en kwaliteitsprocessen? Werk je graag samen met verschillende stakeholders en weet je wettelijke vereisten te vertalen naar praktische oplossingen? Dan is deze uitdaging misschien iets voor jou.

Om ons Waste Solutions-team te versterken, zijn we op zoek naar een Waste Solutions Administrator.

In deze gevarieerde functie combineer je administratieve verantwoordelijkheden rond afvaltransport, vergunningen en registraties met een belangrijke rol in het beheer van ons KBS (Kwaliteitsborgingssysteem voor Afvalstoffen). Je werkt nauw samen met collega's van Sales, Logistiek, Operations en SHEQ, evenals met externe partners, om ervoor te zorgen dat onze afvalbeheerprocessen correct worden gedocumenteerd, doeltreffend worden beheerd en volledig voldoen aan de geldende wet- en regelgeving.

Jouw taken en verantwoordelijkheden:

Waste Solutions Administration:

• Je controleert en verwerkt documentatie met betrekking tot afvaltransport, vergunningen en registraties.
• Je ondersteunt de aanvraag, vernieuwing en opvolging van vergunningen en registraties.
• Je stelt certificaten, meldingen, rapporten en andere transport gerelateerde documenten op.
• Je ondersteunt het Sales-team bij klantvragen rond documentatie en certificering.
• Je werkt nauw samen met collega’s, transportbedrijven en overheidsinstanties om informatie te verzamelen en ervoor te zorgen dat dossiers correct worden afgewerkt.
• Je zorgt voor een gestructureerde en overzichtelijke administratie, zodat documenten eenvoudig kunnen worden teruggevonden wanneer nodig.
• Je draagt bij aan de voorbereiding van audits en interne rapportering.

Kwaliteitsborgingsysteem (KBS):

• Je neemt de verantwoordelijkheid op voor DESOTEC's KBS (Kwaliteitsborgingssysteem voor Afvalstoffen) en zorgt ervoor dat dit systeem doeltreffend, actueel en conform de geldende wetgeving blijft.
• Je ontwikkelt, actualiseert, verbetert en communiceert KBS-procedures, zodat onze afvalactiviteiten voldoen aan de toepasselijke wetgeving en interne kwaliteitsnormen.
• Je coördineert en leidt interne KBS-audits, analyseert bevindingen, volgt corrigerende acties op en stimuleert initiatieven voor continue verbetering.
• Je bewaakt de geldigheid van vergunningen van onze partners voor afvalverwerking en andere relevante partners in Europa.
• Je controleert periodiek afvalgerelateerde gegevens in ons ERP-systeem en draagt bij aan correcte rapporteringen en registraties.
• Je volgt ontwikkelingen binnen de afvalwetgeving op en brengt mogelijke gevolgen voor de activiteiten van DESOTEC in kaart.
• Je verzamelt en analyseert gegevens uit ons ERP-systeem en stelt compliance-rapporten op voor het senior management.
• Je speelt een actieve rol in het vergroten van de KBS-bewustwording binnen de organisatie door kennis te delen, opleidingsmateriaal uit te werken en collega's te begeleiden rond procedures en compliancevereisten.

Wie ben jij?

• Je beschikt over een bachelordiploma of hebt een gelijkwaardig kennis- en ervaringsniveau.
• Ervaring binnen een administratieve, coördinerende of procesmatige functie is een sterke plus. Belangrijker nog zijn je leergierigheid, je verantwoordelijkheidszin en je motivatie om expertise op te bouwen binnen een omgeving waarin kwaliteit en regelgeving centraal staan.
• Je bent leergierig en hebt interesse in afvalwetgeving, afvalbeheer, kwaliteitssystemen en compliance.
• Ervaring binnen de afvalsector of kennis van KBS-systemen is een troef, maar geen must.
• Je hebt oog voor detail en werkt nauwkeurig.
• Je neemt initiatief, voelt je verantwoordelijk voor je taken en denkt oplossingsgericht.
• Je communiceert vlot en voelt je comfortabel in contacten met uiteenlopende interne en externe stakeholders.
• Je werkt graag samen met collega's uit verschillende afdelingen en bouwt sterke professionele relaties op.
• Je weet verschillende prioriteiten tegelijk te beheren en behoudt het overzicht over diverse dossiers en projecten.
• Je drukt je vlot uit in het Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk. Kennis van het Frans en/of Duits is een pluspunt.
• Je hebt een goede kennis van Microsoft Office, in het bijzonder Excel.
• Ervaring met ERP-systemen, zoals Microsoft Dynamics, is een bijkomende troef.

What's in it for you?

Natuurlijk krijg je in ruil voor je tomeloze inzet en enthousiasme heel wat terug:

• Een competitief loon – Wij garanderen jou een marktconform brutoloon, afhankelijk van je ervaring.
• Extralegale voordelen – Om je loonpakket te optimaliseren, kan je rekenen op een smartphone met gsm-abonnement, een mooie netto-onkostenvergoeding, maaltijdcheques, groeps- en hospitalisatieverzekering (via AG Insurance), niet-recurrente CAO90-bonus, twee jaarlijkse brutopremies.
• Cafetariaplan: Je kan een deel van je eindejaarspremie omzetten in voordelen die aansluiten bij jouw specifieke behoeften, zoals extra verlof, multimedia of een leasefiets. Dit geeft jou de vrijheid om je loonpakket te personaliseren op een manier die écht bij jou past, binnen het toepasselijke wettelijke kader
• Vrij in te plannen verlof – Bij DESOTEC is er geen collectieve sluiting. Je geniet van 29 betaalde vakantiedagen en hebt de vrijheid om daarbovenop nog 10 onbetaalde vakantiedagen op te nemen. Zo kun je je aantal volledig vrij in te plannen vakantiedagen optrekken tot wel 39 dagen!
• Groeien als (actieve) kool – Je krijgt alle kansen om je te verdiepen in je nieuwe rol, maar evengoed om persoonlijk en professioneel te groeien via een uitgebreid opleidingsaanbod.
• Blijf actief & sociaal – Als collega met een vast contract kan je elke week genieten van één gratis groepsles of sportactiviteit bij Vision 21 in Roeselare, met onder andere boksen, pilates, spinning, padel en meer.
• Kortingen via partnerships: Via Benefits at Work krijg je kortingen bij Center Parcs, Zalando, bol.com, Krëfel, Decathlon en veel meer.
• Fun en ontspanning – Je wordt regelmatig uitgenodigd voor een van de vele afterworks en andere leuke activiteiten. Elk team krijgt ook een teambuildingbudget – jullie bepalen zelf hoe je dat besteedt!
• Gestructureerde onboarding – We voorzien voor elke nieuwe collega een gepersonaliseerd onboardingplan, zodat je vanaf dag één vlot integreert in je team, onze tools en de missie van DESOTEC.

Over ons

Onze doelstelling en missie?

Bij DESOTEC zetten we ons in voor een schonere, groenere wereld voor iedereen. We streven ernaar de planeet te beschermen en positieve ecologische veranderingen in alle sectoren te stimuleren. Bekijk zeker onze purpose movie, waarin deze missie perfect geïllustreerd wordt.

Meer weten over je potentiële toekomstige werkgever? Verdiep je dan in onze website www.desotec.com en volg ons op LinkedIn, Facebook en Instagram via @desotec.

Get to Know Us!

Curious about who we are and what it's like to work with us?

Watch our company video to discover our culture, meet the team, and see what makes our workplace unique.