Referent*in Veranstaltungsmanagement und Drittmittel

Universität Wien; Wien; Hybrid; EUR 32,000 - 38,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Remote-Arbeit nach Vereinbarung

Interne Weiterbildung

Geregeltes Gehalt

Job summary

Universität Wien suchtReferent/in Veranstaltungsmanagement und Drittmittel, um Konferenzen und Events für internationale Wissenschaftsgemeinschaft zu planen, steuern und umsetzen. Sie arbeiten in der Administration der Forschungsgruppe Quantenphysik und unterstützen Sponsorings sowie Outreach.

Sie bringen ein abgeschlossenes Studium, mehrjährige Erfahrung im wissenschaftlichen Umfeld und hervorragende organisatorische Fähigkeiten mit; Deutsch- und Englischkenntnisse sind unabdingbar, MS Office

Qualifications

• Abgeschlossenes Studium, idealerweise Bachelor, in einem relevanten Fach.
• Mehrjährige Berufserfahrung im wissenschaftlichen Bereich und Eventmanagement.
• Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationskompetenz in internationalem Umfeld.
• Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Organisation und Durchführung von wissenschaftlichen Konferenzen und Veranstaltungen.
• Leitung von Projektteams.
• Öffentlichkeitsarbeit zur Sichtbarkeit von Projekten und Veranstaltungen.
• Betreuung von Sponsoring-Partnerschaften für Events.
• Entwicklung von Outreach-Maßnahmen für verschiedene Zielgruppen.
• Administration nationaler und internationaler Drittmittel-Forschungsprojekte.
• Erstellung von Berichten, Präsentationen und Kommunikationsmaterialien.
• Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern sowie Stakeholdern.
• Unterstützung der Reisetätigkeit unserer Professor*innen und Gäste inkl. Abrechnung.

Skills

Organisation

Kommunikation

Teamfähigkeit

Eigeninitiative

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

MS Office

Typo3

Social Media

Education

Bachelorabschluss

Tools

Typo3

MS Office

Job description

Referent*in Veranstaltungsmanagement und Drittmittel

51 Fakultät für Physik

Besetzung ab: 15.11.2026 | Stundenausmaß: 40,00 | Einstufung KV: §54 VwGr. IIIb

Befristung bis:

Stellen ID: 6242

Ausführliche Beschreibung

Sie suchen eine verantwortungsvolle Position, in der Sie die Sichtbarkeit exzellenter Forschung auf dem Gebiet der Quantenphysik fördern und wissenschaftliche Konferenzen und Events für die internationale Forschungs-Community mit hoher Professionalität planen, steuern und umsetzen wollen? Wir suchen eine/n engagierte/n Referent*innen mit Fokus auf Konferenz- und Eventmanagement, PR, Sponsoring, Outreach und Projektmanagement.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Als Teil der Administration der Forschungsgruppe Quantenphysik gehören Sie zu einem engagierten Team, das sich dem erstklassigen Support seiner Wissenschafter*innen verschrieben hat. Gemeinsam setzen wir unsere Expertise in verschiedenen Fachbereichen ein, um unseren Forschenden einen möglichst großen Freiraum für ihre wissenschaftlichen Aufgaben zu ermöglichen.

Das machen Sie konkret:

• Organisation und Durchführung von wissenschaftlichen Konferenzen und Veranstaltungen (bis hin zu mehreren hundert Teilnehmer*innen
• - )
• Leitung von Projektteam- s
• Öffentlichkeitsarbeit zur Förderung der Sichtbarkeit von Projekten und Veranstaltunge- n
• Betreuung und Koordination von Sponsoring-Partnerschaften für Event- s
• Entwicklung und Umsetzung von Outreach-Maßnahmen für unterschiedlichste Zielgruppen
• Administration und Koordination von nationalen und internationalen (Drittmittel-) Forschungsprojekte- n
• Erstellung von Berichten, Präsentationen und Kommunikationsmaterialie- n
• Zusammenarbeit mit internen und externen Partner*innen sowie Stakeholder- n
• Unterstützung und Organisation der Reisetätigkeit unserer Professor*innen und der wissenschaftlichen Gäste inklusive deren Abrechnun- g

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Abgeschlossenes Studium (Bachelor) oder entsprechend gleichwertige Qualifikatio
• - n
• Mehrjährige Berufserfahrung im wissenschaftlichen Bereich und Eventmanagement (idealerweise auch in Wissenschaftskommunikation und Projektmanagement- )
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Eigeninitiativ- e
• Ausgeprägte Kommunikationskompetenz in einem internationalen Umfel- d
• Proaktive, lösungsorientierte Arbeitsweise und Teamfähigkei- t
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrif- t
• Sicherer Umgang mit MS Office und idealerweise Erfahrung mit Management Systemen (Typo 3) und Social Medi- a

Das bieten wir Ihnen:

• Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können im gegenseitigen Einvernehmen auch remote arbeiten.
• Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitärem Background.
• Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.
• Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot.
• Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 3.131,3 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.
• Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

Datenschutzerklärung

Bewerbungsfrist: 04.10.2026

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Philip Walther

[e-mail]

Administration & Organisation