Project Assistant (m/w/d)

umdasch The Store Makers; Amstetten; Vor Ort; EUR 28.000 - 34.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Modernes, digitales Arbeitsumfeld

Starkes Team, das zusammenhält

Strukturierte Einarbeitung inkl. Buddy

Sicherer Arbeitsplatz im Konzern imFam

Zusammenfassung

umdasch The Store Makers sucht am Standort Wien/Amstetten eine strukturierte, kommunikative Project Assistant (m/w/d). Du bist zentrale Schnittstelle zwischen Projektleitung, Bauleitung, Finance und Partnern und sorgst dafür, dass Projekte wirtschaftlich sauber, termingerecht und transparent abgewickelt werden.

Zu deinen Aufgaben gehören Kaufmännische Unterstützung, Angebotseinholung, Kalkulation, PO-Management, Rechnungsprüfung, Nachtragsmanagement, Projektkoordination, Reporting und

Qualifikationen

• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im kaufmännischen Umfeld, Projektmanagement oder operativer Projektsteuerung.
• Digitale Affinität mit Microsoft 365, ERP-Systemen wie AMS/BMD und Capmo.
• Strukturierte, proaktive Arbeitsweise und Organisationsstärke.
• Kommunikationsstärke intern und extern.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Nice-to-have: Bau-/Innenausbauumfeld, Zahlungspläne, PO-Prozesse oder AVA-Software.

Aufgaben

• Kaufmännische und organisatorische Unterstützung der Projektleitung.
• Angebotseinholung und Kalkulationsvorbereitung.
• Purchase-Order-Management & Lieferantenkoordination.
• Rechnungsprüfung, Zahlungsplan-Monitoring & Unterstützung bei Kundenrechnungen.
• Nachtragsmanagement: Dokumentation, Abstimmung, Nachverfolgung.
• Projektkoordination: Meetings, Protokolle, Dokumentation, Tool-Pflege.
• Monatliches Reporting & Abweichungsanalyse.
• Sourcing & Pflege von Lieferanten-/Gewerkedaten.
• Sicherstellung digitaler Prozesstreue in AMS, Capmo, SharePoint & Microsoft 365.

Kenntnisse

Kalkulation

Einkauf

Rechnungswesen

Controlling

Digitale Affinität

Organisation

Kommunikation

Teamfähigkeit

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Tools

AMS/BMD

Capmo

Microsoft 365

ERP-Systeme

Jobbeschreibung

Wir sind umdasch Emax – ein Tochterunternehmen der umdasch The Store Makers.
Ein Innenausbauunternehmen für Retail, Gastro und Hospitality. Unser Anspruch: Projekte verlässlich, wirtschaftlich und in hoher Qualität liefern – mit klaren Prozessen, starken Partnern und einem Baustellenteam, das zusammenhält.

Stellenbeschreibung

Für die Unterstützung der kaufmännischen-operativen Steuerung unserer Projekte suchen wir an unseren Standorten Wien und Amstetten eine strukturierte, kommunikative und digital affine Persönlichkeit als Project Assistant (m/w/d).

Deine Mission

Du bist die zentrale Schnittstelle zwischen Projektleitung, Bauleitung, Finance und unseren Partnern – und trägst im Rahmen deiner Tätigkeiten dazu bei, dass unsere Projekte wirtschaftlich sauber, termingerecht und transparent abgewickelt werden. Du hältst das Team auf Kurs und stellst sicher, dass Prozesse, Zahlen und Informationen stimmen.

Deine Aufgaben

• Kaufmännische und organisatorische Unterstützung der Projektleitung
• Angebotseinholung und Kalkulationsvorbereitung
• Purchase-Order-Management & Lieferantenkoordination
• Rechnungsprüfung, Zahlungsplan-Monitoring & Unterstützung bei Kundenrechnungen
• Nachtragsmanagement (Dokumentation, Abstimmung, Nachverfolgung)
• Projektkoordination: Meetings, Protokolle, Dokumentation, Tool-Pflege
• Monatliches Reporting & Abweichungsanalyse
• Sourcing & Pflege von Lieferanten-/Gewerkedaten
• Sicherstellung digitaler Prozesstreue in AMS, Capmo, SharePoint & Microsoft 365

Qualifikationen

Was du mitbringen sollst

• Kaufmännisches Grundverständnis (Kalkulation, Einkauf, Rechnungswesen, Controlling)
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im kaufmännischen Umfeld, Projektmanagement oder in der operativen Projektsteuerung
• Digitale Affinität (Microsoft 365, ERP-Systeme wie AMS/BMD, Capmo)
• Strukturierte, proaktive Arbeitsweise & Organisationsstärke
• Kommunikationsstärke – intern wie extern
• Teamgeist, Genauigkeit & Freude an sauberem Prozessmanagement
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
• Nice-to-have: Erfahrung im Bau-/Innenausbauumfeld, Umgang mit Zahlungsplänen, PO-Prozessen oder AVA-Software

Zusätzliche Informationen

Was wir dir bieten

• Relevanten Impact: Du hältst unsere Projekte wirtschaftlich auf Kurs.
• Modernes, digitales Arbeitsumfeld
• Starkes Team, das zusammenhält
• Strukturierte Einarbeitung inkl. Buddy
• Sicherer Arbeitsplatz im Konzern im Familieneigentum

Unser Angebot auf Vollzeitbasis beinhaltet ein Bruttomonatsgehalt ab 2.800,00 EUR. Je nach Qualifikation und relevanter Berufserfahrung ist eine Überzahlung selbstverständlich.

Bei Fragen ist Isabella Steinmayr gerne für dich da: [phone].

Hinweis: Aus Gründen der Lesbarkeit nutzen wir im Text überwiegend die männliche Form. Selbstverständlich sind damit Personen jeden Geschlechts (m/w/d) gleichermaßen gemeint.