Project Assistant (m/w/d)

Umdaschgroup; Amstetten; Vor Ort; EUR 28.000 - 34.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Impact auf Projekte

Modernes Arbeitsumfeld

Starkes Team

Buddy-Programm

Sicherer Arbeitsplatz im Konzern

Zusammenfassung

Die Umdaschgroup sucht am Standort Wien/Amstetten eine*n Project Assistant (m/w/d), der/die die kaufmännische und operative Steuerung unserer Projekte unterstützt. Sie fungieren als zentrale Schnittstelle zwischen Projektleitung, Bauleitung, Finance und Partnern und halten Zahlen, Prozesse und Informationen zuverlässig auf Kurs.

Sie bringen kaufmännisches Grundverständnis, mindestens 3 Jahre Erfahrung, digitale Affinität und sehr gute Deutschkenntnisse mit.

Qualifikationen

• Kaufmännisches Grundverständnis in Kalkulation, Einkauf, Rechnungswesen oder Controlling.
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im kaufmännischen Umfeld, Projektmanagement oder operativer Projektsteuerung.
• Digitale Affinität, insbesondere Microsoft 365, ERP-Systeme und CAPMO.
• Strukturierte, proaktive Arbeitsweise und gutes Organisationsvermögen.
• Kommunikationsstärke intern und extern, Teamfähigkeit und Genauigkeit.
• Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse.
• Nice-to-have: Bau-/Innenausbauerfahrung, Erfahrungen mit Zahlungsplänen oder AVA-Software.

Aufgaben

• Kaufmännische und organisatorische Unterstützung der Projektleitung.
• Angebotseinholung und Kalkulationsvorbereitung.
• Purchasing-Order-Management & Lieferantenkoordination.
• Rechnungsprüfung, Zahlungsplan-Monitoring & Unterstützung bei Kundenrechnungen.
• Nachtragsmanagement: Dokumentation, Abstimmung, Nachverfolgung.
• Projektkoordination: Meetings, Protokolle, Dokumentation, Tool-Pflege.
• Monatliches Reporting & Abweichungsanalyse.
• Sourcing & Pflege von Lieferanten-/Gewerkedaten.
• Sicherstellung digitaler Prozesse in AMS, Capmo, SharePoint & Microsoft 365.

Kenntnisse

Kaufmännisches Grundverständnis

Projektmanagement

Digitale Affinität

Strukturierte Arbeitsweise

Kommunikationsstärke

Teamgeist

Genauigkeit

Sehr gute Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Tools

Microsoft 365

AMS/BMD ERP

Capmo

SharePoint

Jobbeschreibung

Für die Unterstützung der kaufmännischen-operativen Steuerung unserer Projekte suchen wir an unseren Standorten Wien und Amstetten eine strukturierte, kommunikative und digital affine Persönlichkeit als Project Assistant (m/w/d) .

Deine Mission

Du bist die zentrale Schnittstelle zwischen Projektleitung, Bauleitung, Finance und unseren Partnern - und trägst im Rahmen deiner Tätigkeiten dazu bei, dass unsere Projekte wirtschaftlich sauber, termingerecht und transparent abgewickelt werden. Du hältst das Team auf Kurs und stellst sicher, dass Prozesse, Zahlen und Informationen stimmen.

• Kaufmännische und organisatorische Unterstützung der Projektleitung
• Angebotseinholung und Kalkulationsvorbereitung
• Purchase-Order-Management & Lieferantenkoordination
• Rechnungsprüfung, Zahlungsplan-Monitoring & Unterstützung bei Kundenrechnungen
• Nachtragsmanagement (Dokumentation, Abstimmung, Nachverfolgung)
• Projektkoordination: Meetings, Protokolle, Dokumentation, Tool-Pflege
• Monatliches Reporting & Abweichungsanalyse
• Sourcing & Pflege von Lieferanten-/Gewerkedaten
• Sicherstellung digitaler Prozesstreue in AMS, Capmo, SharePoint & Microsoft 365

Was du mitbringen sollst

• Kaufmännisches Grundverständnis (Kalkulation, Einkauf, Rechnungswesen, Controlling)
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im kaufmännischen Umfeld, Projektmanagement oder in der operativen Projektsteuerung
• Digitale Affinität (Microsoft 365, ERP-Systeme wie AMS/BMD, Capmo)
• Strukturierte, proaktive Arbeitsweise & Organisationsstärke
• Kommunikationsstärke - intern wie extern
• Teamgeist, Genauigkeit & Freude an sauberem Prozessmanagement
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
• Nice-to-have: Erfahrung im Bau-/Innenausbauumfeld, Umgang mit Zahlungsplänen, PO-Prozessen oder AVA-Software

Was wir dir bieten

• Relevanten Impact: Du hältst unsere Projekte wirtschaftlich auf Kurs.
• Modernes, digitales Arbeitsumfeld
• Starkes Team, das zusammenhält
• Strukturierte Einarbeitung inkl. Buddy
• Sicherer Arbeitsplatz im Konzern im Familieneigentum

Unser Angebot auf Vollzeitbasis beinhaltet ein Bruttomonatsgehalt ab 2.800,00 EUR. Je nach Qualifikation und relevanter Berufserfahrung ist eine Überzahlung selbstverständlich.

Hinweis: Aus Gründen der Lesbarkeit nutzen wir im Text überwiegend die männliche Form. Selbstverständlich sind damit Personen jeden Geschlechts (m/w/d) gleichermaßen gemeint.