Persönliche Assistenz

Pils Cyber Defence; Wien; On-site; EUR 45,000 - 54,000; Full time

Job summary

Pils Consulting und Pils Cyber Defence suchen eine persönliche Assistenz der Geschäftsführung mit Fachkenntnissen in Informationssicherheit & Datenschutz. Du bist die rechte Hand, koordinierst Termine, bereitest Inhalte vor und bringst Themen eigenständig voran.

Mobilität und Bereitschaft zu Reisen gehören dazu, Schärding ist Dienstort. Du arbeitest eng mit ISMS- und DSMS-Dokumentationen, kennst ISO 27001 & DSGVO und entscheidest, wann du selbst handeln kannst oder nachfragst.

Qualifications

• Know-how in Informationssicherheit, Datenschutz oder IT-Compliance
• Vertrautheit mit ISMS- und DSMS-Dokumentation; ISO 27001 & DSGVO von Relevanz
• Berufserfahrung in anspruchsvoller Assistenz-, Koordinations- oder Projektfunktion
• Sehr gutes schriftliches und mündliches Deutsch, klare fachliche Kommunikation
• Sicherer Umgang mit digitalen Büro- und Dokumentenwerkzeugen
• Diskretion, Verlässlichkeit und Bereitschaft zu Dienstreisen

Responsibilities

• Kalender koordieren, Termine abstimmen und Prioritäten setzen.
• Geschäftsreisen, Unterkünfte, Ablauf planen und Nachbereitung sicherstellen.
• Schriftverkehr selbstständig erstellen; E-Mails, Notizen, Präsentationen vorbereiten.
• ISMS-/DSMS-Dokumente erstellen, pflegen und Nachweise sammeln.
• Kundenprojekte unterstützen und fachliche Freigaben abstimmen.

Skills

Organisationstalent

Informationssicherheit

Datenschutz

Projektkoordination

Dokumentation

Job description

Persönliche Assistenz der Geschäftsführung / Fachassistenz für Informationssicherheit & Datenschutz (m/w/d)

Dienstort Schärding und mobil | Vollzeit

Ich suche keine reine Kalenderverwaltung. Ich suche meine rechte Hand.

Eine Person, die mitdenkt, vorausplant, organisiert und Aufgaben eigenständig übernimmt. Die meine Termine koordiniert, Kundenanliegen im Blick behält und dafür sorgt, dass zwischen Projekten, Reisen, Veranstaltungen und Tagesgeschäft nichts verloren geht.

Du bringst Ordnung in einen anspruchsvollen Arbeitsalltag, setzt klare Prioritäten und erinnerst mich auch dann verbindlich an Vereinbarungen, wenn ich gedanklich schon beim nächsten Thema bin?

Gleichzeitig verstehst du Informationssicherheit und Datenschutz gut genug, um auch fachlich mitzuarbeiten?

Dann sollten wir miteinander sprechen.

Worum es geht

Bei Pils Consulting und Pils Cyber Defence arbeiten wir an anspruchsvollen Aufgaben rund um Cybersecurity, Informationssicherheit, Datenschutz und Compliance.

Als meine persönliche Assistenz verbindest du Organisation mit fachlicher Mitarbeit. Du hältst mir nicht nur organisatorisch den Rücken frei, sondern übernimmst definierte Aufgaben, bereitest Inhalte vor und bringst Themen selbstständig voran.

Du weißt, wann du eigenständig entscheiden kannst, wann du nachfragen musst und welche Informationen ich für eine Entscheidung brauche.

Deine Aufgaben: organisieren, mitarbeiten und dranbleibenTermine und Tagesgeschäft koordinieren

• Du planst und koordinierst meinen Kalender mit realistischen Zeitfenstern, Vorbereitungszeiten und klaren Prioritäten.
• Du stimmst Termine mit Kunden, Partnern und Mitarbeitenden ab.
• Du erkennst Terminkonflikte frühzeitig und schlägst Lösungen vor.
• Du behältst Aufgaben, Fristen, Zusagen und offene Rückmeldungen im Blick.
• Du sorgst dafür, dass aus Besprechungen konkrete nächste Schritte werden – und verfolgst deren Erledigung.

Reisen, Veranstaltungen und Kundenkontakte organisieren

• Du koordinierst Geschäftsreisen einschließlich Anreise, Unterkunft, Reiseunterlagen und Ablaufplanung.
• Du organisierst Kundentermine, Workshops, Schulungen und Veranstaltungsbesuche.
• Du stimmst dich mit Kunden, Veranstaltern und Partnern ab.
• Du bereitest Termine organisatorisch und inhaltlich vor und kümmerst dich um die Nachbereitung.
• Du begleitest mich bei ausgewählten Terminen und Veranstaltungen, wenn es die Aufgabe erfordert.

Schriftverkehr und Unterlagen übernehmen

• Du bearbeitest den laufenden Schriftverkehr im vereinbarten Verantwortungsbereich selbstständig.
• Du formulierst professionelle E-Mails, Schreiben, Besprechungsnotizen und Zusammenfassungen.
• Du bereitest Angebote, Präsentationen und Kundenunterlagen vor und hältst sie aktuell.
• Du bereitest Informationen so auf, dass Entscheidungen rasch und fundiert getroffen werden können.
• Du sorgst für eine strukturierte Ablage, nachvollziehbare Dokumentenstände und vollständige Unterlagen.

An ISMS- und DSMS-Dokumenten mitarbeiten

• Du erstellst, überarbeitest und pflegst Dokumente für Informationssicherheitsmanagementsysteme (ISMS) und Datenschutzmanagementsysteme (DSMS).
• Du arbeitest an Richtlinien, Prozessbeschreibungen, Vorlagen, Maßnahmenübersichten und Nachweisen mit.
• Du bereitest vorhandene Informationen strukturiert auf und erkennst fehlende Angaben oder Widersprüche.
• Du holst erforderliche Informationen bei Kunden und Beteiligten ein und verfolgst offene Punkte.
• Du übernimmst definierte Teilaufgaben aus Kundenprojekten und stimmst fachliche Fragen sowie notwendige Freigaben mit uns ab.

Was du mitbringen musst

Diese Position braucht Organisationstalent und fachliches Verständnis. Eine ausschließlich administrative Assistenz ohne einschlägige Kenntnisse ist für diese Aufgabe nicht ausreichend.

• Kenntnisse und praktische Erfahrung in Informationssicherheit, Datenschutz oder IT-Compliance sowie ein belastbares Verständnis des jeweils angrenzenden Bereichs.
• Vertrautheit mit ISMS- und DSMS-Dokumentation; Kenntnisse zu ISO 27001 und DSGVO sind besonders relevant.
• Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenz-, Koordinations- oder Projektfunktion.
• Sehr gutes schriftliches und mündliches Deutsch sowie die Fähigkeit, fachliche Inhalte klar und präzise zu formulieren.
• Einen sicheren Umgang mit digitalen Büro-, Kommunikations- und Dokumentenwerkzeugen.
• Diskretion, Verlässlichkeit und einen sorgfältigen Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Mobilität und Bereitschaft zu abgestimmten Dienstreisen und Veranstaltungsbegleitungen.

Selbstständiges Denken und Handeln sind zwingend

Du wartest nicht darauf, dass ich jede Aufgabe einzeln verteile. Du erkennst, was ansteht, setzt Prioritäten und wirst innerhalb deines Verantwortungsbereichs selbst aktiv.

Wenn etwas unklar ist, fragst du gezielt nach. Wenn ein Problem entsteht, bringst du möglichst schon einen Lösungsvorschlag mit. Und wenn ich mir zu viel in einen Tag packe, sprichst du das offen an und hilfst mir, eine realistische Planung einzuhalten.

Du darfst und sollst nachfragen, erinnern, nachhalten und widersprechen, wenn es der Sache dient.

Gesucht ist keine Person, die nur Aufträge abarbeitet, sondern jemand, auf dessen Überblick, Urteil und Verbindlichkeit ich mich verlassen kann.

Was dich erwartet

• Eine verantwortungsvolle Vertrauensposition in direkter Zusammenarbeit mit mir.
• Eine abwechslungsreiche Verbindung aus persönlicher Assistenz, Organisation und fachlicher Mitarbeit.
• Einblicke in anspruchsvolle Kundenprojekte rund um Informationssicherheit, Datenschutz und Compliance.
• Kurze Entscheidungswege und Raum, Abläufe aktiv zu verbessern.
• Eine Tätigkeit mit Dienstort Schärding sowie mobilen Einsätzen bei Kunden, auf Reisen und bei Veranstaltungen.
• Fachlicher Austausch und die Möglichkeit, deine Kenntnisse durch die praktische Mitarbeit weiterzuentwickeln.

Dein Gehalt

Dein Grundgehalt zum Einstieg beträgt 4.476 Euro brutto monatlich auf Vollzeitbasis, 14-mal jährlich. Das entspricht 62.664 Euro brutto pro Jahr.

Die Vergütung erfolgt gemäß IT-Kollektivvertrag 2026, Tätigkeitsfamilie ST1, Erfahrungsstufe. Das kollektivvertragliche Mindestgrundgehalt dieser Einstufung beträgt seit 1. Jänner 2026 monatlich 4.476 Euro brutto.gpa