Personal Assistant to COO (m/w/d)

Cooee-Alpin-Hotels; Kirchenviertel; On-site; EUR 28,000 - 34,000; Full time

Benefits offered by this job

Sicherer Arbeitsplatz

Flexible Arbeitszeiten

Unterkunft möglich

Social Events

Zusätzlicher Urlaubstag

Mitarbeiter- und Familienrabatte

Vorteilsplattform

Job summary

COOEE alpin Hotels sucht eine engagierte Assistenz des Geschäftsführers im Hotel Dachstein in Gosau. Sie organisieren Termine, Meetings und Geschäftsreisen, betreuen Korrespondenz und bereiten Informationen übersichtlich auf.

Sie arbeiten eng mit dem COO, Hotelteams und externen Partnern zusammen, koordinieren Maßnahmen, unterstützen neue Hotelprojekte und tragen maßgeblich zur operativen Umsetzung bei.

Qualifications

• Eine abgeschlossene kaufmännische oder touristische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in Assistenz-, Management- oder Abteilungsleitungsfunktionen, idealerweise in der Hotellerie.
• Organisationstalent, strukturierte und eigenständige Arbeitsweise, Priorisieren auch bei Änderungen.

Responsibilities

• Termine, Meetings und Geschäftsreisen professionell vor- und nachbereiten.
• Interne und externe Korrespondenz betreuen; Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen erstellen.
• Zentrale Schnittstelle zwischen COO, Hotelteams, Fachbereichen und externen Partnern.
• Offene Aufgaben, Termine und Maßnahmen im Blick behalten und zuverlässig umsetzen.

Skills

Organisationstalent

Diskretion

Teamfähigkeit

Flexibilität

Reisebereitschaft

Education

Kaufmännische Ausbildung

Touristische Ausbildung

Tools

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Job description

Bei COOEE alpin arbeitest du für eine Hotelgruppe, die dort zuhause ist, wo andere Urlaub machen – in den österreichischen Alpen. Mit mehreren Aktivhotels in den schönsten Regionen Österreichs wachsen wir stetig weiter. Unser Hotelkonzept setzt auf einfache, klare Abläufe – und genau diese Haltung prägt auch unsere Arbeitsweise.

Dich erwartet ein dynamisches Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien, kurzen Entscheidungswegen und viel Eigenverantwortung. Dein Büro befindet sich im COOEE alpin Hotel Dachstein in Gosau am Dachstein, von wo aus du eng mit unserem COO, den Hotelteams, Fachbereichen und externen Partnern zusammenarbeitest. In deiner Rolle als Personal Assistant to COO hältst du unserem COO im Tagesgeschäft den Rücken frei, bringst Struktur in vielfältige Themen und begleitest aktiv unsere Expansion – von der Organisation von Meetings über die Abstimmung mit Lieferanten bis zur Vorbereitung neuer Hoteleröffnungen.

Aufgaben

• Du organisierst Termine, Meetings und Geschäftsreisen und kümmerst dich um eine professionelle Vor- und Nachbereitung.
• Du betreust die interne und externe Korrespondenz, erstellst Präsentationen und Entscheidungsvorlagen und bereitest relevante Informationen übersichtlich auf.
• Du bist die zentrale Schnittstelle zwischen COO, Hotelteams, Fachbereichen und externen Partnern und koordinierst die Zusammenarbeit.
• Du behältst offene Aufgaben, Termine und vereinbarte Maßnahmen im Blick, fasst nach und sorgst für eine zuverlässige Umsetzung.
• Du bearbeitest Recherchen, Sonderaufgaben und eigene Projekte selbstständig.
• Du unterstützt den COO bei neuen Hotelprojekten organisatorisch und strategisch – von der Bauphase über die Abstimmung von Interieur und Ausstattung bis zum Pre-Opening.
• Du koordinierst Projektbeteiligte, verfolgst Termine und Projektfortschritte und übernimmst die Leitung definierter Teilprojekte.
• Du koordinierst den zentralen Einkauf, holst Angebote ein, bereitest Vergleiche und Entscheidungsgrundlagen vor und stimmst Bestellungen sowie Liefertermine mit unseren Hotels ab.
• Du betreust und pflegst unsere POS-Systeme.
• Du wirkst am Aufbau eines F&B-Qualitätsmanagements mit, erarbeitest gemeinsam mit den Verantwortlichen Abläufe und Standards, dokumentierst diese als SOPs in hotelkit und begleitest ihre Umsetzung.
• Du begleitest den COO bei Bedarf in unsere Hotels, auf Messen und zu Geschäftsterminen.

Qualifikation

Was du unbedingt mitbringen solltest:

• Eine abgeschlossene kaufmännische oder touristische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz-, Management- oder Abteilungsleitungsfunktion, idealerweise in der Hotellerie, z. B. als Direktionsassistenz.
• Organisationstalent und eine strukturierte, eigenständige Arbeitsweise – du setzt Prioritäten, denkst voraus und bleibst auch bei kurzfristigen Änderungen souverän.
• Diskretion, Verlässlichkeit und ein sicheres, freundliches Auftreten gegenüber Kolleg:innen und externen Partnern.
• Interesse an operativen Abläufen und Freude daran, dich in neue Themen einzuarbeiten und Verantwortung zu übernehmen.
• Einen sicheren Umgang mit Outlook, Word, Excel und PowerPoint.
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Die Bereitschaft zu gelegentlichen Reisen zu unseren Hotels, Messen und Geschäftsterminen.

Das ist ein Plus, aber kein Muss:

• Erfahrung im F&B-Bereich, im Einkauf oder im Projektmanagement.
• Kenntnisse in hotelkit und POS-Systemen.

Benefits

• Einen sicheren Arbeitsplatz in einem wachsenden Unternehmen mit klaren Strukturen.
• Eine vielseitige Vertrauensposition mit direkten Einblicken in die strategische und operative Entwicklung unserer Hotelgruppe.
• Die Möglichkeit, unsere Expansion und die geplanten Hoteleröffnungen aktiv mitzugestalten.
• Bei Bedarf die Möglichkeit einer Unterkunft.


• Regelmäßige Social Events, wie Weihnachtsfeier, Teamfeier und Sommerfest.
• Ein zusätzlicher Urlaubstag als Geburtstagsgeschenk.
• Flexible Arbeitszeiten.
• Employee- sowie Family & Friends Raten in allen COOEE alpin Hotels.
• Zugang zu einer Vorteils- und Benefit-Plattform mit attraktiven Vergünstigungen.

Diese Position ist mit einem monatlichen Mindestbruttogehalt ab € 2.800,- auf Basis Vollzeit (38,5 Std./Woche) dotiert. Eine Überzahlung ist je nach Qualifikation und Berufserfahrung möglich.