Personal Assistant to COO (m/w/d)

COOEE alpin Hotels; Österreich; On-site; EUR 28,000 - 34,000; Full time

Benefits offered by this job

Sicherer Arbeitsplatz

Flexible Arbeitszeiten

Unterkunft bei Bedarf

Mitarbeiter- und Familienraten

Job summary

COOEE alpin Hotels in den österreichischen Alpen sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsführung, die dem COO den Rücken frei hält. Du übernimmst Terminplanung, Meetings und Geschäftsreisen, bereitest Unterlagen vor und koordinierst interne sowie externe Kommunikation.

Du bist zentrale Schnittstelle zwischen COO, Hotelteams und Partnern, verfolgst Projekte von Bauphase bis Pre-Opening und unterstützt Einkaufs- und Qualitätsprozesse.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische oder touristische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in Assistenz-, Management- oder Abteilungsleitungsfunktion, idealerweise in der Hotellerie.
• Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise – Prioritäten setzen, auch bei kurzfristigen Änderungen.
• Diskretion, Verlässlichkeit und freundliches Auftreten gegenüber Kolleg:innen und externen Partnern.
• Interesse an operativen Abläufen und Bereitschaft zu Reisen.
• Sichere Kenntnisse von Outlook, Word, Excel und PowerPoint.
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse.
• Bereitschaft zu gelegentlichen Reisen zu Hotels, Messen und Geschäftsterminen.

Responsibilities

• Termin-, Meeting- und Reiseorganisation inkl. Vor- und Nachbereitung.
• Interne und externe Korrespondenz, Erstellung von Präsentationen und Entscheidungsvorlagen.
• Zentrale Schnittstelle zwischen COO, Hotelteams, Fachbereichen und Partnern.
• Offene Aufgaben, Termine und Maßnahmen im Blick behalten; Umsetzung sicherstellen.
• Recherche, Sonderaufgaben und eigenständige Projekte bearbeiten.
• Unterstützung des COO bei neuen Hotelprojekten von Bau bis Pre-Opening.
• Koordination von Projektbeteiligten, Termine verfolgen, Teilprojekte leiten.
• Einkauf koordinieren, Angebote einholen, Bestellungen abstimmen.
• Pflege der POS-Systeme und Mitwirkung beim F&B-Qualitätsmanagement.

Skills

Organisationstalent

Strukturierte Arbeitsweise

Diskretion

Verlässlichkeit

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Education

Kaufmännische oder touristische Ausbildung

Tools

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Job description

Bei COOEE alpin arbeitest du für eine Hotelgruppe, die dort zuhause ist, wo andere Urlaub machen – in den österreichischen Alpen. Mit mehreren Aktivhotels in den schönsten Regionen Österreichs wachsen wir stetig weiter. Unser Hotelkonzept setzt auf einfache, klare Abläufe – und genau diese Haltung prägt auch unsere Arbeitsweise.

Dich erwartet ein dynamisches Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien, kurzen Entscheidungswegen und viel Eigenverantwortung. Dein Büro befindet sich im COOEE alpin Hotel Dachstein in Gosau am Dachstein, von wo aus du eng mit unserem COO, den Hotelteams, Fachbereichen und externen Partnern zusammenarbeitest. In deiner Rolle als Personal Assistant to COO hältst du unserem COO im Tagesgeschäft den Rücken frei, bringst Struktur in vielfältige Themen und begleitest aktiv unsere Expansion – von der Organisation von Meetings über die Abstimmung mit Lieferanten bis zur Vorbereitung neuer Hoteleröffnungen.

Aufgaben

• Du organisierst Termine, Meetings und Geschäftsreisen und kümmerst dich um eine professionelle Vor- und Nachbereitung.
• Du betreust die interne und externe Korrespondenz, erstellst Präsentationen und Entscheidungsvorlagen und bereitest relevante Informationen übersichtlich auf.
• Du bist die zentrale Schnittstelle zwischen COO, Hotelteams, Fachbereichen und externen Partnern und koordinierst die Zusammenarbeit.
• Du behältst offene Aufgaben, Termine und vereinbarte Maßnahmen im Blick, fasst nach und sorgst für eine zuverlässige Umsetzung.
• Du bearbeitest Recherchen, Sonderaufgaben und eigene Projekte selbstständig.
• Du unterstützt den COO bei neuen Hotelprojekten organisatorisch und strategisch – von der Bauphase über die Abstimmung von Interieur und Ausstattung bis zum Pre-Opening.
• Du koordinierst Projektbeteiligte, verfolgst Termine und Projektfortschritte und übernimmst die Leitung definierter Teilprojekte.
• Du koordinierst den zentralen Einkauf, holst Angebote ein, bereitest Vergleiche und Entscheidungsgrundlagen vor und stimmst Bestellungen sowie Liefertermine mit unseren Hotels ab.
• Du betreust und pflegst unsere POS-Systeme.
• Du wirkst am Aufbau eines F&B-Qualitätsmanagements mit, erarbeitest gemeinsam mit den Verantwortlichen Abläufe und Standards, dokumentierst diese als SOPs in hotelkit und begleitest ihre Umsetzung.
• Du begleitest den COO bei Bedarf in unsere Hotels, auf Messen und zu Geschäftsterminen.

Qualifikation

Was du unbedingt mitbringen solltest:

• Eine abgeschlossene kaufmännische oder touristische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz-, Management- oder Abteilungsleitungsfunktion, idealerweise in der Hotellerie, z. B. als Direktionsassistenz.
• Organisationstalent und eine strukturierte, eigenständige Arbeitsweise – du setzt Prioritäten, denkst voraus und bleibst auch bei kurzfristigen Änderungen souverän.
• Diskretion, Verlässlichkeit und ein sicheres, freundliches Auftreten gegenüber Kolleg:innen und externen Partnern.
• Interesse an operativen Abläufen und Freude daran, dich in neue Themen einzuarbeiten und Verantwortung zu übernehmen.
• Einen sicheren Umgang mit Outlook, Word, Excel und PowerPoint.
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Die Bereitschaft zu gelegentlichen Reisen zu unseren Hotels, Messen und Geschäftsterminen.

Das ist ein Plus, aber kein Muss:

• Erfahrung im F&B-Bereich, im Einkauf oder im Projektmanagement.
• Kenntnisse in hotelkit und POS-Systemen.

Benefits

• Einen sicheren Arbeitsplatz in einem wachsenden Unternehmen mit klaren Strukturen.
• Eine vielseitige Vertrauensposition mit direkten Einblicken in die strategische und operative Entwicklung unserer Hotelgruppe.
• Die Möglichkeit, unsere Expansion und die geplanten Hoteleröffnungen aktiv mitzugestalten.
• Bei Bedarf die Möglichkeit einer Unterkunft.


• Regelmäßige Social Events, wie Weihnachtsfeier, Teamfeier und Sommerfest.
• Ein zusätzlicher Urlaubstag als Geburtstagsgeschenk.
• Flexible Arbeitszeiten.
• Employee- sowie Family & Friends Raten in allen COOEE alpin Hotels.
• Zugang zu einer Vorteils- und Benefit-Plattform mit attraktiven Vergünstigungen.

Diese Position ist mit einem monatlichen Mindestbruttogehalt ab € 2.800,- auf Basis Vollzeit (38,5 Std./Woche) dotiert. Eine Überzahlung ist je nach Qualifikation und Berufserfahrung möglich.