PA-Admin Senior (w/m/x)

Österreichische Akademie der Wissenschaften; Wien; Vor Ort; EUR 45.000 - 58.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Home-Office-Möglichkeit

Flexible Gleitzeitregelung

Zusammenfassung

Die Österreichische Akademie der Wissenschaften (ÖAW) sucht eine/n PA-Admin Senior (w/m/x) in Vollzeit in Wien. In dieser zentralen Personalabteilung arbeiten Sie kundenorientiert im HR-Life-Cycle, beraten Institute und zentrale Verwaltung und übernehmen eigenständig administrative Aufgaben vom Neuanstellungsverfahren bis zur Beendigung.

Sie bringen Matura bzw. FH-Abschluss mit HR-Schwerpunkt, Mehrjahre Erfahrung, gute Kenntnisse im Arbeitsrecht sowie Deutsch und Englisch.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Matura und idealerweise HR-Schwerpunkt durch Studium (FH).
• Erfahrung in HR-Administration in einer vergleichbaren Position.
• Fundiertes Verständnis für Prozesse und Digitalisierung.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Sorgfältige, eigenständige und lösungsorientierte Arbeitsweise.

Aufgaben

• First-Level-Beratung für Institute und Zentrale Verwaltung entlang des HR-Life-Cycle.
• Verwaltung des People-Life-Cycle inkl. Neuanstellungen, Verlängerungen, Nachträgen, Beendigungen.
• Arbeitsrechtliche Prüfung von Personalanträgen auf Vollständigkeit und Konformität.
• Beratung von Führungskräften im personalrechtlichen Umfeld.
• ÖAW-interne Abstimmung zu Personalmaßnahmen.
• Information des Betriebsrats bei Versetzung, Einstellung und Beendigung.
• Mitwirkung bei der Erstellung und Pflege von Prozessen, Memos und Vorlagen.
• Mitwirkung bei der Digitalisierungsoffensive in der Personalabteilung.

Kenntnisse

First-Level-Beratung

People-Life-Cycle Verwaltung

Arbeitsrechtliche Prüfung

Führungskräfteberatung

Prozessdigitalisierung

MS Office Kenntnisse

HR-Systeme SAP HCM

Deutsch- und Englischkenntnisse

Teamorientierung

Zeitmanagement

Ausbildung

Matura oder gleichwertiger Abschluss

HR-Schwerpunkt Studium (FH)

Prüfung zur Personalverrechnung von Vorteil

Mehrjährige HR-Administrationserfahrung

Tools

SAP HCM

DPW

LGV+

Jobbeschreibung

ÖAW - Wir entdecken Zukunft

Als zentrale außeruniversitäre Einrichtung für Wissenschaft und Forschung hat die Österreichische Akademie der Wissenschaften - ÖAW die Aufgabe, „die Wissenschaft in jeder Hinsicht zu fördern“. 1847 als Gelehrtengesellschaft gegründet, steht sie mit ihren heute über 760 Mitgliedern sowie rund 1.800 Mitarbeitenden für innovative Grundlagenforschung, interdisziplinären Wissensaustausch und die Vermittlung neuer Erkenntnisse. Weltweit initiiert und pflegt die ÖAW Partnerschaften und vertritt Österreich in internationalen wissenschaftlichen Organisationen, sie kooperiert mit zahlreichen Institutionen im Wissenschaftsbereich, um die Forschungslandschaft aktiv mitzugestalten.

Job ID: ZVHR087ADM126

An der Österreichischen Akademie der Wissenschaften - ÖAW, der größten außeruniversitären Einrichtung für Grundlagenforschung in Österreich, ist in der Personalabteilung die Position als PA-Admin Senior (w/m/x) zu besetzen.

(Vollzeit)

Ihr Aufgabenbereich

• First-Level-Beratung für administrative Kräfte an Instituten und in der Zentralen Verwaltung entlang des gesamten HR-Life-Cycle


• Verwaltung des People-Life-Cycle: Eigenständige Bearbeitung von Neuanstellungen, Verlängerungen, Nachträgen, Finanzierungsänderungen, Beendigungen und Karenzierungen inkl. Vertragserstellung und Ausstellung von Bestätigungen


• Arbeitsrechtliche Prüfung von Personalanträgen auf Vollständigkeit, Plausibilität und Konformität mit ÖAW-Kollektivvertrag sowie ÖAW-internen Regelungen und Gesetzen


• Beratung von Führungskräften im Anlassfall zu personalrechtlichen Fragestellungen


• ÖAW-interne Abstimmung zu allen Personalmaßnahmen


• Information des Betriebsrats bei Versetzung, Einstellung und Beendigung


• Mitwirkung bei der Erstellung und Pflege von Prozessen, Memos, Handbüchern und Vorlagen


• Pro-aktive Mitwirkung bei der Digitalisierungsoffensive in der Personalabteilung

Ihr Profil

• Matura und idealerweise abgeschlossenes Studium (FH) mit HR-Schwerpunkt


• Prüfung zur Personalverrechnung von Vorteil


• Mehrjährige Berufserfahrung in der HR-Administration in einer vergleichbaren Position


• Fundiertes Verständnis für Prozesse und Digitalisierung


• Gute Kenntnisse im österreichischen Arbeitsrecht


• Hervorragender Umgang mit MS Office


• Erfahrung mit HR-Systemen (z. B. SAP HCM, DPW, LGV+) von Vorteil


• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift


• Teamorientiertes Handeln mit Hands-On Mentalität


• Sorgfältige, eigenständige und lösungsorientierte Arbeitsweise mit gutem Zeitmanagement

Unser Angebot

• Abwechslungsreiches Tätigkeitsfeld in einer der traditionsreichsten und zugleich dynamischsten wissenschaftlichen Einrichtungen Österreichs


• Arbeitsort in zentraler Innenstadtlage mit flexibler Gleitzeitregelung


• Home-Office-Möglichkeit

Für diese Position ist laut ÖAW-Kollektivvertrag ein monatliches Mindestgehalt in Höhe € 3770,55 (Vollzeitbasis) gemäß dem Kollektivvertrag der Österreichischen Akademie der Wissenschaften (ÖAW). Bei Teilzeitbeschäftigung erfolgt eine aliquote Anpassung entsprechend dem vereinbarten Stundenausmaß.

Darüber hinaus bieten wir eine marktkonforme Überzahlung abhängig von Qualifikation und Erfahrung.

Bewerbungsfrist: 20.08.2026

Die Österreichische Akademie der Wissenschaften (ÖAW) verfolgt eine diskriminierungsfreie Beschäftigungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit sowie Vielfalt. Insbesondere Personen aus unterrepräsentierten Gruppen werden ausdrücklich ermutigt, sich zu bewerben.

Kontakt

Jovana Stankovic | [e-mail]
Zentrale Verwaltung | 1010 Wien, Österreich
Österreichische Akademie der Wissenschaften | Austrian Academy of Sciences | https://www.oeaw.ac.at/