Operations & Administration Coordinator (m/w/d)

Digicust; Wien; Hybrid; EUR 33,000 - 40,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybrides Arbeiten

Internationales Team

Onboarding & Entwicklung

Job summary

Digicust in Wien sucht einen motivierten Operations & Administration Coordinator, der tägliche Abläufe organisiert, Kolleginnen und Geschäftsführung unterstützt und verlässliche Strukturen für das Wachstum schafft. Die Position ist hybrid, Vollzeit und unbefristet, mit geplantem Start 2027.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung oder relevante Erfahrung in Administration mit, arbeiten bequem mit Office‑Tools, organisieren Termine, Reisen und Lieferanten, unterstützen Onboarding und interne

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder einschlägige Erfahrung in Administration.
• Hervorragende Organisationsfähigkeit, Genauigkeit, Verlässlichkeit und Serviceorientierung.
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-, Kollaborations- und Dokumentenmanagement-Tools.
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse.
• Eine proaktive Arbeitsweise und Sicherheit im gleichzeitigen Management mehrerer Prioritäten.
• Wohnsitz und Arbeitsberechtigung in Österreich.

Responsibilities

• Koordiniere Büroorganisation, Lieferanten, Termine, Reisen und wiederkehrende operative Aufgaben
• Bereite Dokumente vor, pflege Unterlagen und halte interne Informationen korrekt und zugänglich
• Unterstütze Onboarding, Teamevents, Einkauf, Rechnungen und die Kommunikation mit externen Partnern
• Verbessere administrative Abläufe und führe klare Checklisten und Routinen ein
• Behandle vertrauliche Informationen sorgfältig und verfolge offene Aufgaben zuverlässig
• Unterstütze Geschäftsführung und Team pragmatisch bei wechselnden Prioritäten

Skills

Organisation

Genauigkeit

Verlässlichkeit

Serviceorientierung

Arbeitsorganisation

Education

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder relevante Erfahrung in Administration

Tools

Office-Tools

Kollaborations-Tools

Dokumentenmanagement-Tools

Job description

Wien, Österreich (Hybrid) Vollzeit – unbefristete Festanstellung Geplanter Start: 2027 1 offene Stelle Deutsch & Englisch

Großartige Teams arbeiten schneller, wenn Details sorgfältig erledigt werden. Als Operations & Administration Coordinator hältst du tägliche Abläufe organisiert, unterstützt Kolleg:innen und Geschäftsführung und schaffst verlässliche Strukturen für das Wachstum von Digicust. Du erkennst, was fehlt, bleibst an Aufgaben dran und machst die Arbeit für alle einfacher.

Großartige Teams arbeiten schneller, wenn Details sorgfältig erledigt werden. Als Operations & Administration Coordinator hältst du tägliche Abläufe organisiert, unterstützt Kolleg:innen und Geschäftsführung und schaffst verlässliche Strukturen für das Wachstum von Digicust. Du erkennst, was fehlt, bleibst an Aufgaben dran und machst die Arbeit für alle einfacher.

Hauptverantwortlichkeiten:

• Koordiniere Büroorganisation, Lieferanten, Termine, Reisen und wiederkehrende operative Aufgaben
• Bereite Dokumente vor, pflege Unterlagen und halte interne Informationen korrekt und zugänglich
• Unterstütze Onboarding, Teamevents, Einkauf, Rechnungen und die Kommunikation mit externen Partnern
• Verbessere administrative Abläufe und führe klare Checklisten und Routinen ein
• Behandle vertrauliche Informationen sorgfältig und verfolge offene Aufgaben zuverlässig
• Unterstütze Geschäftsführung und Team pragmatisch bei wechselnden Prioritäten

Anforderungen:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder relevante Erfahrung in Administration, Operations, Office Management oder Assistenz
• Ausgezeichnete Organisation, Genauigkeit, Verlässlichkeit und eine ausgeprägte Serviceorientierung
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-, Kollaborations- und Dokumentenmanagement-Tools
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse
• Eine proaktive Arbeitsweise und Sicherheit im gleichzeitigen Management mehrerer Prioritäten
• Wohnsitz und Arbeitsberechtigung in Österreich

Was wir bieten:

• Eine abwechslungsreiche Rolle mit Einblick in das gesamte Unternehmen
• Klare Verantwortung und die Chance, die Arbeitsweise eines wachsenden Teams zu verbessern
• Hybrides Arbeiten mit gemeinsamer Basis in Wien
• Kurze Entscheidungswege, moderne Tools und ein unterstützendes internationales Team
• Ein strukturierter Onboarding-Plan und Entwicklungsmöglichkeiten in breitere Operations-Verantwortung

Gehalt

Für eine Beschäftigung in Österreich beträgt das aktuelle kollektivvertragliche Mindestgehalt für diese Position gemäß IT-Kollektivvertrag 2026, Beschäftigungsgruppe ST1 (Einstiegsstufe), EUR 3.267 brutto pro Monat bei Vollzeitbeschäftigung, zahlbar 14-mal jährlich. Es gilt jedenfalls das zum tatsächlichen Eintrittsdatum gültige kollektivvertragliche Mindestgehalt. Je nach Qualifikation, relevanter Erfahrung und endgültigem Verantwortungsumfang besteht die Bereitschaft zur marktkonformen Überzahlung.