Office Manager (M/W/D)

Vintage; Wien; On-site; EUR 38,000 - 52,000; Full time

Job summary

Vintage sucht eine engagierte Office Managerin bzw. einen Office Manager für den Aufbau und die Organisation des neuen Standorts in Korneuburg.

Sie koordinieren den täglichen Bürobetrieb, betreuen Lieferanten und unterstützen das HR-Team bei der Ausstattung und Vorbereitung neuer Kolleginnen und Kollegen. Sie arbeiten selbstständig, strukturieren Abläufe und arbeiten eng mit internationalen Teams aus Facility Management, Einkauf und People zusammen, um effiziente Prozesse und ein angenehmes

Qualifications

• Erfahrung in Büroorganisation, Administration oder Assistenz
• Organisationstalent, Prioritäten setzen
• Selbstständiges, strukturiertes und zuverlässiges Arbeiten
• Freundliche, professionelle Kommunikation mit Abteilungen
• Sicherer Umgang mit Computer und Office-Anwendungen, insbesondere Excel
• Eigeninitiative und Bereitschaft zur Verantwortung

Responsibilities

• Büro- und Standortorganisation koordinieren und eine einladende Arbeitsumgebung sicherstellen
• Büromaterialien, Arbeitsmittel und Ausstattung verwalten, Bestellungen organisieren und Verfügbarkeit sicherstellen
• Ansprechperson für lokale Lieferant:innen, Leistungen koordinieren und Beschaffung unterstützen
• Ausgaben, Bestellungen und Bestände dokumentieren, Übersichten pflegen und Kosten kontrollieren
• Ausstattung & organisatorische Vorbereitung für neue Kolleg:innen in Zusammenarbeit mit HR
• Zusammenarbeit mit Facility Management, Einkauf und HR zur Optimierung von Abläufen

Skills

Organisationstalent

Priorisierung

Selbstständigkeit

Teamkoordination

Office-Software

Eigeninitiative

Tools

Excel

Job description

Description

Bei Vintage.com geben wir wertvollen Dingen ein zweites Leben. Wir kaufen gebrauchte Artikel wie Schmuck, Uhren, Edelmetalle, Kameras und Sammlerstücke an und verkaufen sie über verschiedene Online-Plattformen weiter. Mit Standorten in Österreich, den Niederlanden und Großbritannien verbinden wir Fachwissen mit moderner Technologie. Für den Aufbau unseres neuen Standorts in Korneuburg suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die unsere Büroorganisation übernimmt und für einen reibungslosen Arbeitsalltag sorgt.

Du bist ein Organisationstalent, behältst auch bei vielen unterschiedlichen Aufgaben den Überblick und sorgst gerne dafür, dass im Hintergrund alles funktioniert? Du arbeitest selbstständig, denkst lösungsorientiert und hast Freude daran, Strukturen und Abläufe mitzugestalten? Dann bist du bei uns richtig! Als Office Manager bist du die zentrale Ansprechperson für die Organisation und Verwaltung unseres neuen Standorts in Korneuburg. Du koordinierst die Büroausstattung, betreust externe Dienstleister und sorgst dafür, dass unsere Mitarbeiter alles haben, was sie für ihre tägliche Arbeit benötigen. Dabei arbeitest du eng mit unseren internationalen Teams aus Facility Management, Einkauf und People zusammen und unterstützt uns dabei, effiziente Abläufe und ein angenehmes Arbeitsumfeld zu schaffen.

Deine Aufgaben

• Büro- und Standortorganisation: Du koordinierst den täglichen Bürobetrieb und sorgst für eine gut organisierte, funktionierende und einladende Arbeitsumgebung.
• Einkauf und Ausstattung: Du verwaltest Büromaterialien, Arbeitsmittel und sonstige Ausstattung, organisierst Bestellungen und stellst die rechtzeitige Verfügbarkeit sicher.
• Dienstleistermanagement: Du bist Ansprechperson für lokale Lieferant und Dienstleister, koordinierst deren Leistungen und unterstützt bei der Beschaffung von Produkten und Services.
• Administrative Aufgaben: Du dokumentierst Ausgaben, Bestellungen und Bestände, pflegst Übersichten und unterstützt bei der Kontrolle von Rechnungen und laufenden Kosten.
• Unterstützung für Mitarbeiter:innen: Du organisierst gemeinsam mit unserem HR-Team die Ausstattung und organisatorische Vorbereitung für neue Kolleg und unterstützt bei internen Meetings und Veranstaltungen.
• Prozessoptimierung und Zusammenarbeit: Du arbeitest eng mit unseren Teams aus Facility Management, Einkauf und HR zusammen und entwickelst bestehende Abläufe und administrative Prozesse laufend weiter.

Das bringst du mit

• Du hast bereits Erfahrung in der Büroorganisation, Administration, Assistenz oder in einer vergleichbaren organisatorischen Tätigkeit gesammelt.
• Du bist ein echtes Organisationstalent, setzt Prioritäten und behältst auch bei mehreren gleichzeitigen Aufgaben den Überblick.
• Du arbeitest selbstständig, strukturiert und zuverlässig und findest für alltägliche Herausforderungen praktische Lösungen.
• Du kommunizierst freundlich und professionell und arbeitest gerne mit unterschiedlichen Menschen und Abteilungen zusammen.
• Du bist sicher im Umgang mit dem Computer und gängigen Office-Anwendungen, insbesondere Excel.
• Du zeigst Eigeninitiative, übernimmst gerne Verantwortung und hast Freude daran, neue Strukturen und Abläufe mitzugestalten.

Von Vorteil, aber kein Muss: Erfahrung im Office Management, in der Zusammenarbeit mit externen Dienstleister, im Einkauf oder bei der Organisation von Bürostandorten.

Das bieten wir dir

• Vielseitige Tätigkeit: Du übernimmst abwechslungsreiche organisatorische und administrative Aufgaben und bist eine wichtige Ansprechperson für unseren Standort.
• Mitgestaltung von Anfang an: Du begleitest den Aufbau unseres neuen Standorts in Österreich und kannst eigene Ideen und Verbesserungen aktiv einbringen.
• Eigenverantwortliches Arbeiten: Du organisierst deinen Aufgabenbereich selbstständig und übernimmst Verantwortung für einen reibungslosen Bürobetrieb.
• Internationales Umfeld: Du arbeitest eng mit Kolleg aus Österreich, den Niederlanden und Großbritannien zusammen.
• Entwicklungsmöglichkeiten: Du sammelst wertvolle Erfahrung im Standortmanagement eines wachsenden internationalen E-Commerce-Unternehmens und kannst deinen Verantwortungsbereich mitgestalten.

Chancengleichheit und Vielfalt sind uns wichtig. Wir freuen uns über Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Alter, Herkunft, Religion, Behinderung oder sexueller Orientierung. Wenn du im Bewerbungsprozess Unterstützung oder Anpassungen benötigst, lass es uns gerne wissen.

About Vintage.com

At Vintage.com, we exist to create a world where everything has value and nothing is wasted.

We're building the world's most trusted platform for pre-loved items, making it simple for people to unlock the value in the things they no longer need while keeping valuable materials in circulation and out of landfill.

What began as a successful model in the UK has evolved into an international business with operations across Europe and ambitions far beyond. Today, we operate as one company, one team, and one brand, united by a shared purpose, mission, and set of values.

Behind the scenes, we're building the world's largest international trading platform for pre-loved items, powered by expert people, smart technology, data-driven decision making, and a deep belief in the circular economy.

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