Office-Manager:In (m/w/d)

TX Logistik Transalpine GmbH; Schwechat; Vor Ort; EUR 34.000 - 40.000; Teilzeit

Zusammenfassung

TX Logistik Transalpine GmbH sucht eine Office-Manager:in zur Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams in Schwechat. Die Stelle ist in Teilzeit (20 Stunden/Woche) und On-site. Sie koordinieren Termine, organisieren Meetings, übernehmen Administrative Aufgaben und unterstützen beim Reise- und Eventmanagement.

Sie arbeiten eng mit den Abteilungen zusammen, erstellen Listen und Auswertungen und pflegen die Dokumentenablage. Ihre Deutschkenntnisse (mind.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung: Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Meetings, Besprechungen und Präsentationen.
• Termin- und Kalendermanagement der Geschäftsführung
• Recherche- und Sonderaufgaben nach Vorgabe der Geschäftsführung
• Allgemeine administrative Tätigkeiten wie Korrespondenz, Dokumentenmanagement und Ablage
• Postbearbeitung, Telefonmanagement und Empfang von Gästen
• Organisation interner Abläufe sowie der Bürobedürfnisse
• Organisation interner Meetings, Workshops und Veranstaltungen
• Unterstützung der Fachabteilungen bei administrativen Tätigkeiten
• Erstellung und Pflege von Listen, Auswertungen und Projektunterlagen
• Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen
• Organisation interner und externer Firmenevents
• Bindeglied zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitenden und externen Partnern
• Professionelle Kommunikation intern und extern

Kenntnisse

MS Office

Organisationsfähigkeit

Multitasking

Deutsch B1

Englisch B1

Teamfähigkeit

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Jobbeschreibung

STANDORT Schwechat
ARBEITSZEIT ab 20 Stunden/Woche
BEREICH Office Management / Assistenz

Du hältst gerne viele Fäden gleichzeitig in der Hand, arbeitest strukturiert und behältst auch bei spontanen Aufgaben den Überblick? Als Office-Manager:In unterstützt du unsere Geschäftsleitung und das Team bei organisatorischen, administrativen und operativen Themen und sorgst damit für reibungslose Abläufe im Unternehmen.

Office-Manager:In (m/w/d)

Organisieren. Koordinieren. Gemeinsam bewegen.

Deine Mission / Deine Aufgaben im Detail

Unterstützung der Geschäftsführung

• Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Meetings, Besprechungen und Präsentationen
• Termin- und Kalendermanagement der Geschäftsführung
• Recherche- und Sonderaufgaben nach Vorgabe der Geschäftsführung

Büroorganisation und Administration

• Allgemeine administrative Tätigkeiten wie Korrespondenz, Dokumentenmanagement und Ablage
• Postbearbeitung, Telefonmanagement und professioneller Empfang von Gästen
• Organisation und Koordination interner Abläufe sowie der Bürobedürfnisse

Teamassistenz / Projektunterstützung

• Organisation von internen Meetings, Workshops und Veranstaltungen
• Unterstützung der Fachabteilungen bei administrativen Tätigkeiten
• Erstellung und Pflege von Listen, Auswertungen und Projektunterlagen

Reise- und Eventmanagement

• Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen
• Organisation interner und externer Firmenevents

Kommunikation und Schnittstellenmanagement

• Bindeglied zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitenden und externen Partnern
• Professionelle und serviceorientierte Kommunikation intern und extern

Dein Profil / So tickst du

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenzfunktion von Vorteil
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Sicherer Umgang mit modernen Kommunikations- und Organisationstools
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Freude am Umgang mit Menschen und an der Zusammenarbeit im Team
• Ausgeprägte Organisations- und Multitasking-Fähigkeiten
• Proaktive, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Hohe Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit
• Freundliches, professionelles Auftreten
• Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Flexibilität und Belastbarkeit

Darauf kannst Du Dich freuen

• Eine verantwortungsvolle Schnittstellenfunktion mit direktem Draht zur Geschäftsleitung
• Viel Gestaltungsspielraum und abwechslungsreiche Aufgaben im Tagesgeschäft
• Ein modernes, dynamisches Arbeitsumfeld und kurze Entscheidungswege
• Die Möglichkeit, Unternehmensabläufe aktiv mitzugestalten und weiterzuentwickeln
• Ein Team, das zusammenhält und sich gegenseitig unterstützt
• Erholung garantiert: 30 Urlaubstage pro Jahr

Gehalt

Gehalt ab 3.300EUR pro Monat auf Vollzeitbasis mit Bereitschaft je nach Erfahrung und Qualifikation mehr zu zahlen

Über den Job

Anstellungsart: Teilzeit (Festanstellung), Vollzeit (Festanstellung)

Gehalt: ab 3.300 EUR monatlich

Positionsebene: Berufseinstieg, Berufserfahrung

Arbeitsmodell: On-site

Dienstort: Schwechat

Berufsfelder: Assistenz, Verwaltung

Offene Stellen: 1 Stelle offen für diese Position

Über das Unternehmen

Arbeitgeber: TX Logistik Transalpine GmbH

Mitarbeiter*innenanzahl: 31 - 50 Mitarbeiter*innen

Standorte: Schwechat

Detaillierte Angaben zur Stelle

Teilzeit (Festanstellung)

• 20 - 38,25 Stunden

Vollzeit (Festanstellung)

• Montag bis Freitag
• 38,5 Stunden

Dienstort

• Schwechat

Erforderliche Kenntnisse

• Outlook
• Word
• Excel
• PowerPoint
• moderne Kommunikations- und Organisationstools

Nice-To-Have Kenntnisse

• Erfahrung in einer Assistenzfunktion

Erforderliche Sprachen

• Deutsch B1
• Englisch B1

Erforderliche Ausbildung

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Alle Infos zur Bewerbung

Gewünschte Bewerbungsunterlagen:

• Lebenslauf
• Foto
• Zeugnisse
• relevante Tätigkeitsnachweise