Office Manager*in

COSMO CONSULT GmbH; Graz; Vor Ort; EUR 25.866 - 30.982; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Team-Events

Flexible Arbeitszeiten

Aus- und Weiterbildung

Obst

Snacks

Verkehrsmittelzuschuss

Zusammenfassung

COSMO CONSULT GmbH in Graz sucht eine Teilzeit-Office Managerin/Office Manager (19–20 Std.). Du bist die zentrale Ansprechperson vor Ort, gestaltest eine professionelle Arbeitsumgebung und sorgst für reibungslose Abläufe in Empfang, Administration und Booking.

Du arbeitest mit Microsoft 365, koordinierst hybride Meetings, betreibst Budgetmonitoring, unterstützt die Geschäftsleitung und planst interne Events.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und erste Berufserfahrung im Office Management.

Aufgaben

• Du koordinierst den täglichen Betrieb des Standorts agil, vorausschauend und mit Eigeninitiative.
• Du steuerst Empfang, Post und Budget-Überwachung und digitalisierst Abläufe.
• Du verwaltest Zutritts- und Sicherheitsrichtlinien sowie Zusammenarbeit mit Dienstleistern und Lieferanten.
• Du unterstützt Geschäftsleitung und Teams bei Reisen, internen Events und COSMO Code-Verankerung.

Kenntnisse

Büroorganisation

Terminplanung

Datenverwaltung

Korrespondenz

Rechnungswesen

Kundenservice

Deutsch C2

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Jobbeschreibung

Flexibel in Teilzeit mit 20 Stunden pro Woche
Du bist die Seele unseres Standorts, erste/r Ansprechpartner*in für unser Team sowie Gäste und gestaltest aktiv die Arbeitswelt von morgen. Bei uns verwaltest du nicht nur ein Büro - du erschaffst eine inspirierende Arbeitsumgebung, in der Zusammenarbeit und Innovation Spaß machen.

Office Manager*in

Aufgaben

Dein Alltag - nur ohne Alltag

Ein starrer Ablauf nach Schema F? Nicht bei uns. Du koordinierst den täglichen Betrieb unseres Standorts agil, vorausschauend und mit viel Raum für Eigeninitiative:

• Office Experience & Hospitality: Du bist Repräsentantin unseres Standorts. Du begrüßt Besucherinnen mit einem Lächeln, schaffst eine professionelle, einladende Atmosphäre und sorgst dafür, dass sich jede*r sofort willkommen fühlt.
• Agiles Workspace-Management: Du hältst unsere Besprechungs- und Konferenzräume technisch wie organisatorisch auf Top-Niveau, koordinierst hybride Meetings und optimierst unsere modernen Raumnutzungskonzepte.
• Smarte Administration: Du steuerst die klassischen Büroabläufe (Post, Kurierdienste, Empfang) proaktiv, überwachst das Budget und digitalisierst administrative Prozesse dort, wo es Sinn macht.
• Sicherheits- und Partnermanagement: Du verwaltest die Zutrittsrechte, setzt Sicherheitsrichtlinien zeitgemäß durch und steuerst die Zusammenarbeit mit Dienstleistern, Lieferanten und Handwerkern souverän.
• Management Support & Event-Planung: Du unterstützt die Geschäftsleitung und die Teams bei der Reiseplanung, organisierst interne Events und hilfst dabei, den einzigartigen COSMO Code an unserem Standort spürbar zu leben.

Dein Umfeld: Team, Tools, Technologien

Wir glauben an moderne Zusammenarbeit und statten dich mit allem aus, was du für die Gestaltung eines zukunftsfähigen Büros benötigst:

• Dein Team: Du arbeitest in einem dynamischen, offenen Team, das flache Hierarchien und direkten Austausch schätzt. Du bist die zentrale Schnittstelle zwischen den lokalen Kolleg*innen, der Geschäftsführung und externen Partnern.
• Deine Tools & Technologien: Microsoft 365 Cloud: Du beherrschst Outlook, Word und Excel im Schlaf und nutzt Microsoft Teams sowie SharePoint für die digitale und standortübergreifende Zusammenarbeit. Smart Office Anwendungen: Du arbeitest mit modernen Tools zur Raum- und Arbeitsplatzbuchung (Desk-Sharing) und digitalen Ablagesystemen.
• Future Skills im Einsatz: Du nutzt agile Methoden zur Aufgabenorganisation und bist offen für den Einsatz von KI-Assistenten (wie COSMA), um deine eigenen Workflows noch effizienter zu gestalten.

Deine Lernkurve bei COSMO CONSULT

Woche 1-8: Dein Onboarding

• Du lernst unsere Unternehmenskultur, das Team vor Ort und deine wichtigsten Schnittstellen kennen.
• Du wirst intensiv in unsere internen Systeme, Tools (M365, Buchungstools) und die standortspezifischen Abläufe eingearbeitet.
• Du verinnerlichst den COSMO Code und machst dich mit den Sicherheits- und Qualitätsstandards vertraut.

Nach 3 Monaten: Erste Verantwortung

• Du steuerst das Tagesgeschäft am Empfang und die Büroorganisation bereits weitgehend selbstständig.
• Du übernimmst die eigenständige Koordination von externen Dienstleistern und Lieferanten.
• Du führst erste kleinere administrative Optimierungen ein und bist erste Anlaufstelle bei Kundenanfragen oder -beschwerden.

Nach 6 Monaten: Eigene Themen

• Du verwaltest und optimierst eigenverantwortlich das lokale Bürobudget.
• Du entwickelst bestehende Bürorichtlinien und -verfahren aktiv weiter und passt sie an neue "Future Work"-Anforderungen an.
• Du planst und realisierst eigenständig Projekte (z. B. Standort-Events, Einführung neuer digitaler Tools für den Empfang oder die Neugestaltung von Kreativ-Zonen).

Anforderungen

Das bringst Du mit

• eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich und erste Berufserfahrung im Office Management.
• eine offene und freundliche Persönlichkeit, die Freude hat neue Projekte und Ideen anzugehen und keine Scheu vor der Verwendung neuer digitaler Tools.
• Spaß an administrativen Aufgaben und gute Office Kenntnisse.
• Organisationstalent und eine zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise.
• exzellente Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse.

Gehalt

Das kollektivvertragliche Mindestgehalt beträgt 2.547 EUR brutto pro Monat (auf 38,5 Stunden Basis). Das Mindestgehalt liegt bei 2.547 EUR brutto pro Monat (auf 38,5 Stunden Basis), das tatsächliche Gehalt ist abhängig von Qualifikation und Erfahrung. Das Gehalt wird 14-mal jährlich ausbezahlt. Es gilt der Kollektivvertrag IT-KV ( EDV-KV ).

Über den Job

Anstellungsart: Teilzeit (Festanstellung)

Gehalt: ab 2.547 EUR monatlich

Positionsebene: Berufserfahrung

Arbeitsmodell: On-site

Dienstort: Graz

Berufsfelder: Assistenz, Verwaltung

Offene Stellen: 1 Stelle offen für diese Position

Über das Unternehmen

Arbeitgeber: COSMO CONSULT GmbH

Mitarbeiter*innenanzahl: 501+ Mitarbeiter*innen

Standorte: Seiersberg-Pirka, Traun, Wiener Neustadt

Detaillierte Angaben zur Stelle

Teilzeit (Festanstellung)

• 19 - 20 Stunden
• Reisebereitschaft

Dienstort

• Graz

Erforderliche Kenntnisse

• Büroorganisation
• Terminplanung
• Datenverwaltung
• Korrespondenz
• Rechnungswesen
• Kundenservice

Nice-To-Have Kenntnisse

• Bestellwesen

Erforderliche Sprachen

• Deutsch C2

Benefits

• Team-Events
• Flexible Arbeitszeiten
• Aus- und Weiterbildung
• Obst
• Snacks
• Verkehrsmittelzuschuss

Alle Infos zur Bewerbung

Gewünschte Bewerbungsunterlagen:

• Lebenslauf

Ansprechperson

Lea Krause
Talent Attraction Specialist