Office Manager:in Administration

Daninger + Partner Engineering GmbH; Lavamünd; Hybrid; EUR 26.000 - 36.000; Vollzeit

Zusammenfassung

ActVisual GmbH sucht eine engagierte Verwaltungsassistenz zur Unterstützung der Geschäftsleitung und Projektleiter:innen. Sie koordinieren Termine, bearbeiten Korrespondenz, übernehmen Sekretariatsaufgaben und verantworten Offerten, Rechnungsstellung sowie Kreditorenbuchhaltung.

Zu Ihren Aufgaben gehören Mahnwesen, Zeiterfassung, Stammdatenpflege in Abacus, sowie Monats- und Quartalsabschlüsse. Sie arbeiten selbstständig, strukturiert und liefern hohe Datenqualität.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung, ideal mit Erfahrung in Administration.
• Erfahrung in der Buchhaltung/Finanzaufbereitung von Vorteil.
• Versierte Kenntnisse in ERP-Systemen, bevorzugt Abacus.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint).
• Stilsicheres Deutsch; Englisch- und Französischkenntnisse von Vorteil.
• Selbstständige, strukturierte und exakte Arbeitsweise.
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung sowie Organisationstalent.

Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsleitung und Projektleiter:innen in administrativen Belangen.
• Planung und Koordination von Terminen sowie Bearbeitung der Korrespondenz und des Dokumentenmanagements.
• Bedienung der Telefonzentrale und Verwaltung von Telefon-/Mailboxen.
• Durchführung allgemeiner Administrations- und Sekretariatsarbeiten.
• Erstellung und Nachverfolgung von Offerten sowie termingerechte Rechnungsstellung.
• Überwachung offener Pendenzen und Unterstützung bei deren Bearbeitung.
• Vorbereitung und Kontierung von Kreditorenrechnungen.
• Mitwirkung bei Monats- und Quartalsabschlüssen sowie Aufbereitung von Finanzdaten.
• Durchführung des Mahnwesens und Verwaltung der Zeiterfassungen.
• Pflege von Kunden-, Projekt- und Stammdaten in Abacus sowie Sicherstellung der Datenqualität.

Kenntnisse

Kaufmännische Grundausbildung

Administration

ERP-Systeme Abacus

MS-Office Kenntnisse

Deutsch fließend

Englischkenntnisse

Französischkenntnisse von Vorteil

Selbstständige Arbeitsweise

Dienstleistungsorientierung

Organisationstalent

Ausbildung

Kaufmännische Grundausbildung

Tools

Abacus ERP

Jobbeschreibung

Deine Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsleitung und der Projektleiter:innen in administrativen und organisatorischen Belangen
• Planung und Koordination von Terminen sowie Bearbeitung der Korrespondenz und des Dokumentenmanagements
• Bedienung der Telefonzentrale sowie Verwaltung von Telefon- und Mailboxen
• Ausführung allgemeiner Administrations- und Sekretariatsarbeiten
• Erstellung und Nachverfolgung von Offerten sowie termingerechte Rechnungsstellung
• Überwachung offener Pendenzen und Unterstützung bei deren Bearbeitung
• Vorbereitung und Kontierung von Kreditorenrechnungen
• Mitwirkung bei Monats- und Quartalsabschlüssen sowie Aufbereitung von Finanzdaten und Auswertungen
• Durchführung des Mahnwesens
• Verwaltung und Kontrolle der Zeiterfassungen
• Pflege von Kunden-, Projekt- und Stammdaten in Abacus sowie Sicherstellung einer hohen Datenqualität

Das bringst du mit

• Kaufmännische Grundausbildung
• Berufserfahrung in der Administration, idealerweise mit Erfahrung in der Buchhaltung
• Erfahrung mit ERP-Systemen, vorzugsweise Abacus
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse
• Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift; Englisch- und Französischkenntnisse sind von Vorteil
• Selbstständige, strukturierte und exakte Arbeitsweise
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung sowie Organisationstalent

Fragen zur Stelle

Aron Majdura
Leiter Operations
[phone]

Über uns

Die ActVisual GmbH ist die führende Anbieterin in der ganzen Schweiz für innovative Gesamtlösungen in den Bereichen Unified Communication, AudioVideo-Integration und Kommunikationstechnik! Seit über 20 Jahren sind wir spezialisiert auf innovative Videokonferenz-Dienstleistungen und planen und installieren modernste Audio-/Video-Technologien für Board- und Konferenzräume sowie multifunktionale Auditorien. Zu unseren Kunden zählen internationale Grossunternehmen sowie Spitäler und Justizbehörden in der ganzen Schweiz.