Office Manager: Forschungskoordination & Projekte

Karl-Franzens-Universität Graz; Graz; On-site; EUR 34,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Arbeitszeitflexibilität

Zugang zu Sportkursen am USI

Job summary

Universität Graz sucht eine administrative Unterstützung für das Forum Demokratieforschung. Zu Ihren Aufgaben gehören die organisatorische Begleitung von Forschungsprojekten, Antragstellung, Budgetmonitoring sowie Mitorganisation von Veranstaltungen und Workshops vor Ort.

Sie arbeiten an regionalen, internationalen Vernetzungen, betreuen Fellowships und sind Ansprechpartner:in für wissenschaftliche Kontakte.

Qualifications

• Berufsbildende mittlere Schule oder abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
• Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS Office; CMS, z.B. TYPO3)
• SAP-Kenntnisse
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Stil- und Textsicherheit, hohe Ausdrucksfähigkeit
• Management- und Koordinationskompetenzen, Kompetenzen in Vermittlungs- und Öffentlichkeitsarbeit/Kultur- und Projektmanagement/Veranstaltungsorganisation
• Service-Orientierung und Freude am Umgang mit Universitäts- und Förderstellen, Kooperationspartner:innen, Veranstaltungsteilnehmer:innen sowie Studierenden
• Interesse an der Demokratieforschung und den Forschungsbereichen des Forums (wünschenswert)
• Kenntnisse in der Vernetzung und Koordination geistes- und sozialwissenschaftlicher Forschung (wünschenswert)
• Kenntnisse der Universitätsstruktur und der Verwaltungsabläufe der Universität Graz (wünschenswert)
• Kenntnisse der Betreuung und Abwicklung von (wissenschaftlichen) Publikationen, Kenntnisse im digitalen Layouten/Grafikdesign (wünschenswert)
• Selbständige Arbeitsweise und Eigeninitiative
• Organisations-, Kommunikations- und Teamfähigkeit

Responsibilities

• Administrative und organisatorische Unterstützung der Tätigkeitsfelder des Forum Demokratieforschung
• Administrative und organisatorische Unterstützung von Forschungsprojekten am Forum Demokratieforschung, einschließlich Antragstellung, Förderabwicklung, Budgetplanung und ‑monitoring sowie von Aktivitäten der Vermittlung Science-to-Science, Science-to-Public und Science-to-Professional
• Administrative Abwicklung, Mitorganisation und Betreuung von Veranstaltungen und Workshops vor Ort
• Administrative und organisatorische Unterstützung von Aktivitäten der regionalen, internationalen und interdisziplinären Vernetzung sowie von Kooperationen im Bereich Forschung und Vermittlung
• Ansprechperson für wissenschaftliche und zivilgesellschaftliche Kontakte und Anliegen
• Mitarbeit bei Ausschreibung, Anbindung und Betreuung von Fellowships
• Mitarbeit in der Öffentlichkeitsarbeit, Betreuung des Webauftritts und von Sozialen Medien
• Betreuung der Daten- und Informationssammlungen zu Forschungs- und Projektfördermöglichkeiten
• Mitarbeit bei Dokumentations- und Evaluierungsmaßnahmen sowie Berichtslegung am Forum Demokratieforschung
• Selbstständige und eigenverantwortliche Büroorganisation

Skills

MS Office

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Stil- und Textsicherheit

Koordinationskompetenzen

Veranstaltungsorganisation

Kunden-/Förderstellenkontakt

Universitätsadministration

Education

Berufsbildende mittlere Schule oder abgeschlossene Berufsausbildung (kaufmännischer Abschluss oder Matura)

Tools

SAP-Kenntnisse

TYPO3 CMS

Job description

Universität Graz sucht eine administrative Unterstützung für das Forum Demokratieforschung. Zu Ihren Aufgaben gehören die organisatorische Begleitung von Forschungsprojekten, Antragstellung, Budgetmonitoring sowie Mitorganisation von Veranstaltungen und Workshops vor Ort.

Sie arbeiten an regionalen, internationalen Vernetzungen, betreuen Fellowships und sind Ansprechpartner:in für wissenschaftliche Kontakte.