Office- & Teamassistenz (m/w/d)

Wonderwerk Consulting GmbH; Wien; Vor Ort; Vertraulich; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Wiener Linien Jahreskarte

Firmenrad

Teamevents

Weiterbildungen

Zusammenfassung

Ein Beratungsunternehmen in Wien sucht eine Assistenzkraft, die für das Backoffice verantwortlich ist. Die Rolle umfasst Aufgaben wie Terminkoordination, Finanzadministration sowie Unterstützung im Recruiting. Gesucht wird eine Person mit mindestens 3 Jahren Erfahrung in assistierenden Rollen, sehr guten Kenntnissen in Deutsch und Englisch sowie einem sicheren Umgang mit MS-Office und KI-Tools. Ein schönes Büro in zentraler Lage sowie zahlreiche Benefits werden geboten.

Qualifikationen

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung in Assistenz-, Office- oder Backoffice-Rollen.
• Sehr gute MS-Office- und MS-Teams-Kenntnisse.
• Fähigkeit, mehrere parallele Aufgaben zu managen.
• Selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise.

Aufgaben

• Unterstützung der Partner und Projektteams in operativen Themen.
• Terminkoordination und Reiseorganisation.
• Vorbereitende Buchhaltung und Dokumentenmanagement.
• Unterstützung im Recruiting und Organisation von Teamevents.

Kenntnisse

Erfahrung in Assistenzrollen

Deutsch auf muttersprachlichem Niveau

Englisch verhandlungssicher

MS-Office-Kenntnisse

Sichere Anwendung von KI-Tools

Strukturierte Arbeitsweise

Ausbildung

Ausbildung auf Matura-Niveau

Studium von Vorteil

Jobbeschreibung

Du arbeitest schnell, strukturiert und zuverlässig – auch wenn mehrere Themen gleichzeitig laufen?

Du übernimmst Aufgaben eigenständig und bringst sie in hoher Qualität zum Abschluss?

Dann passt diese Rolle zu dir.

Wir sind Wonderwerk – eine Beratung für Change, Transformation, Leadership und Innovation.

Für unser Team in Wien suchen wir eine Person, die unsere internen Abläufe im Griff hat und dafür sorgt, dass im Backoffice alles rund läuft.

Aufgaben

Office- & Team-Support

• Unterstützung der Partner und Projektteams in operativen und organisatorischen Themen
• Terminkoordination sowie Reiseorganisation inkl. Abrechnung
• Office-Management (Bestellwesen, Standortorganisation, Infrastruktur)
• Planung und Organisation von Workshops, Events und Offsites
• Koordination von Ausschreibungen inkl. Fristenmanagement und Angebotslegung

Finanzen & Administration

• Vorbereitende Buchhaltung, Rechnungslegung, Zahlungsverkehr, Mahnwesen
• Strukturierte digitale Ablage und Dokumentenmanagement

HR & Teamevents

• Unterstützung im Recruiting (Koordination, Kommunikation, Dokumentation)
• Organisation von On- und Offboardings
• Mitgestaltung von Teamformaten und internen Events

Marketingunterstützung

• Pflege der Website (WordPress)
• Unterstützung bei Newslettern und digitalen Kampagnen
• Pflege des CRM-Systems

Qualifikation

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung in Assistenz-, Office- oder Backoffice-Rollen
• Ausbildung auf Matura-Niveau (HAK, HLW, AHS o. Ä.), Studium von Vorteil
• Deutsch auf muttersprachlichem Niveau, Englisch verhandlungssicher
• Sehr gute MS-Office- und MS-Teams-Kenntnisse
• Sichere praktische Anwendung von KI-Tools (z. B. ChatGPT, Claude)
• Schnelle, strukturierte und genaue Arbeitsweise
• Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick zu behalten
• Selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
• Stabilität und Belastbarkeit bei hoher Arbeitsdichte

Benefits

Was dich bei Wonderwerk erwartet

• Schönes Büro in zentraler Lage in Wien
• Ein großartiges Team mit viel Ambition, das zusammenhält und sich gegenseitig unterstützt – inklusive Office-Hund
• Hohe Eigenverantwortung und direkte Kommunikation

Rahmenbedingungen:

• All-In Vertrag (Vollzeit auf Basis von 40h) mit einem Jahresbruttogehalt von EUR 44.800
• Zahlreiche Benefits (Wiener Linien Jahreskarte, Firmenrad, Teamevents und Weiterbildungen)

Unsere Kultur

Wir arbeiten schnell, fokussiert und mit hohem Qualitätsanspruch.

Wir erwarten, dass Aufgaben eigenständig übernommen und konsequent abgeschlossen werden.

Wir entwickeln uns kontinuierlich weiter – individuell und als Organisation.

Bereit, mit uns die Zukunft zu gestalten?