Office Management & Reiseplanung (m/w/d)

Superfund Asset Management GmbH; Wien; Hybrid; EUR 26,000 - 31,000; Full time

Benefits offered by this job

Kostenloses Frühstück

Kostenloses Mittagessen

Barista-Kaffee & Getränke

Job summary

Superfund Asset Management GmbH sucht eine strukturierte, engagierte Person für Office Management und Reiseplanung (m/w/d) in Wien. Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung und dem Eigentümer zusammen, koordinieren Reisebuchungen und unterstützen das Büroalltag sowie interne Projekte.

Zu den Aufgaben gehören Reiseorganisation, Kommunikation mit Dienstleistern, Event-Unterstützung und Verwaltung von Merchandise über die Unternehmensgruppen.

Qualifications

• Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse.
• Organisationstalent und Eigeninitiative.
• Erfahrung im Office Management vorteilhaft.

Responsibilities

• Assistenz für Geschäftsführung und Eigentümer: Zusammenarbeit mit Top-Management und Eigentümer; administrative Aufgaben.
• Reisebüroagenden für Geschäftsreisen: Recherche und Buchung von Flügen, Hotels, Mietwagen, Transfers; Umbuchungen und Erstellung von Unterlagen.
• Kommunikation & Korrespondenz: Schriftlich/telefonisch mit Mitarbeitenden, Kunden, Partnern, Hotels, Airlines; professioneller Informationsfluss.
• Office Management, Meetings & Events: Büroorganisation, Durchführung von Meetings, Firmenevents; Unterstützung des Teams.
• Firmenübergreifendes Merchandise: Koordination von Bestellungen, Lagerbeständen, Verteilung von Merchandise-Artikeln über Gesellschaften.
• Unterstützung im Marketing: Erstellung von Präsentationen und Mailings; Administrative Aufgaben.
• Hinweis: Sehr gute Organisationsfähigkeiten und Dienstleistungsorientierung sind gefragt.

Skills

Organisationstalent

Englischkenntnisse

Deutschkenntnisse

Tools

MS Office

Job description

Office Management & Reiseplanung (m/w/d)

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab sofort eine strukturierte, engagierte und kommunikationsstarke Persönlichkeit, die mit Organisationstalent und Eigeninitiative unser Office Management sowie die Reiseplanung verantwortet.

Die Superfund Asset Management GmbH ist eine von der österreichischen Finanzmarktaufsicht (FMA) konzessionierte Wertpapierfirma und Teil einer international tätigen FinTech-Gruppe mit über 30 Jahren Erfahrung im quantitativen Asset Management. Als eigentümergeführtes Unternehmen mit kurzen Entscheidungswegen verbinden wir die Agilität einer spezialisierten Asset-Management-Boutique mit der Stabilität und Strahlkraft einer etablierten Marke.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab sofort eine strukturierte, engagierte und kommunikationsstarke Persönlichkeit, die mit Organisationstalent und Eigeninitiative unser Office Management sowie die Reiseplanung verantwortet.

• Assistenz für Geschäftsführung und Eigentümer: Direkte Zusammenarbeit mit dem Top-Management und dem Eigentümer des Unternehmens sowie Übernahme organisatorischer und administrativer Assistenzaufgaben.
• Reisebüroagenden für Geschäftsreisen: Operative Abwicklung von nationalen und internationalen Geschäftsreisen. Dazu gehören die Recherche und Buchung von Flügen, Hotels, Mietwagen, Transfers und weiteren Reiseleistungen sowie Umbuchungen, Stornierungen und die Erstellung von Reiseunterlagen. Kommunikation mit Airlines, Hotels und weiteren Leistungsträgern sowie Sicherstellung einer reibungslosen Abwicklung entsprechend den vorgegebenen Reisedaten.
• Kommunikation & Korrespondenz: Schriftliche und telefonische Kommunikation mit Mitarbeiter:innen, Kund:innen, Geschäftspartner:innen, Hotels, Airlines und weiteren Dienstleistern. Sicherstellung eines professionellen, verlässlichen und effizienten Informationsflusses.
• Office Management, Meetings & Events: Koordination des Büroalltags, Organisation und Durchführung von internen Meetings, Veranstaltungen und Firmenevents sowie Unterstützung des Teams bei administrativen und organisatorischen Aufgaben.
• Firmenübergreifendes Merchandise: Koordination der Bestellung, Verwaltung und Verteilung von Merchandise-Artikeln für die Unternehmen der Baha Gruppe im In- und Ausland. Verantwortung für Bestellungen, Lagerbestände, Nachbestellungen, Versand und interne Abstimmungen sowie Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs über die einzelnen Gesellschaften hinweg.
• Unterstützung im Marketing: Administrative und organisatorische Marketingaufgaben nach Bedarf, beispielsweise die Erstellung von Präsentationen und Mailings.
• Freude an der Organisation von Reisen sowie idealerweise Ausbildung oder Erfahrung im Bereich Reisebüro, Reiseberatung oder einem vergleichbaren Umfeld.
• Ausgeprägtes Organisationstalent und Trouble-Shooter-Qualitäten, um auch in stressigen Situationen und bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick zu behalten.
• Selbstständige, strukturierte, zuverlässige und lösungsorientierte Arbeitsweise, verbunden mit der Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen und Aufgaben eigenständig voranzutreiben.
• Höchste Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und Loyalität im Umgang mit sensiblen Informationen, insbesondere im direkten Kontakt mit Geschäftsführung und dem Eigentümer.
• Mobile Erreichbarkeit auch außerhalb der Kernarbeitszeit, etwa bei kurzfristigen Flugumbuchungen oder dringenden Reiseanliegen am Wochenende; dies wird mit einer planbaren und fairen Einsatzgestaltung verbunden.
• Hohe Serviceorientierung, Kommunikationsstärke, professionelles Auftreten und Freude an der Zusammenarbeit mit Menschen.
• Ausgeprägte Hands-on-Mentalität und Freude an der Arbeit in einem dynamischen Umfeld mit vielseitigen, spannenden Projekten.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Muttersprache Deutsch, sehr gute Englischkenntnisse.
• Interesse an FinTech und der Finanzbranche von Vorteil.
• Das kollektivvertragliche Mindestgehalt für diese Position beträgt EUR 2.534,74 brutto/Monat. Eine weitere Überzahlung ist je nach Qualifikation und Erfahrung möglich.
• Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet zwischen Assistenzaufgaben, Office Management, Reiseorganisation und Kommunikation.
• Direkte Zusammenarbeit mit Geschäftsführung und Entscheidungsträgern sowie kurze Entscheidungswege
• Ein modernes, internationales und unternehmerisch geprägtes Arbeitsumfeld
• Kostenloses Frühstück mit ofenfrischem Gebäck der Bäckerei Öfferl, kostenloses Mittagessen, Barista-Kaffee aus der Siebträgermaschine sowie Tee, Säfte, Obst und Süßigkeiten zur freien Entnahme.
• Laufstrecke und Street-Workout-Spots direkt vor der Tür; Dusch- und Umkleidemöglichkeiten im Office.
• Moderner, klimatisierter und ergonomisch ausgestatteter Arbeitsplatz mit höhenverstellbaren Zirbenholztischen in Wiener Innenstadtlage nahe Stephansplatz/Schwedenplatz, mit ausgezeichneter öffentlicher Anbindung.

Chancengleichheit ist uns wichtig: Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Alter, Herkunft, Religion, Weltanschauung, sexueller Orientierung oder einer allfälligen Behinderung.

Mit der Übermittlung Ihrer Bewerbung erklären Sie sich mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses gemäß DSGVO einverstanden. Nähere Informationen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

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