Mitarbeiter Empfang & Office Management (m/w/d)

MADx – Macro Array Diagnostics GmbH; Wien; Vor Ort; EUR 42.000 - 54.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Jahresticket Wiener Linien

Pluxee Gutscheine

unbefristete Vollzeitanstellung

5-Tage-Woche

Zusammenfassung

MADx – Macro Array Diagnostics GmbH in Wien sucht eine engagierte Empfangs- und Office-Management-Fachkraft in Vollzeit. Sie betreuen Besucherinnen und Besucher, Bewerbende, Mitarbeitende sowie externe Partner und Lieferanten und sind erste Ansprechperson vor Ort.

Sie koordinieren Post, Lieferungen und die interne Korrespondenz sowie Onboarding neuer Mitarbeitender. Sie bringen Organisationstalent, Dienstleistungsorientierung, Teamfähigkeit und sicherer Umgang mit MS Office mit.

Qualifikationen

• Erfahrung im Front Office, Office Management oder Administration.
• Serviceorientierte, professionelle Kommunikation.
• Strukturierte, zuverlässige und proaktive Arbeitsweise.

Aufgaben

• Empfang und Betreuung von Besucher:innen, Bewerbenden, Mitarbeitenden, Partnern und Lieferanten.
• Organisation des Empfangsbereichs, Bearbeitung von Anrufen und allgemeiner Bürokommunikation.
• Koordination Post, Lieferungen und interne Korrespondenz.

Kenntnisse

Front Office

Office Management

Administration

Kundenservice

Organisation

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Wir haben die Allergiediagnostik revolutioniert und sind mit unseren diagnostischen Produkten und patentierten Technologien in mehr als 100 Ländern äußerst erfolgreich tätig. Unsere Produkte sind wertvolle Beiträge zum innovativen Feld der Präzisionsmedizin – sowohl für Menschen als auch für Tiere. Allergien werden in nur einem Schritt und höchst spezifisch abgeklärt, sodass Patient:innen rasch optimale Behandlung durch Fachärzt:innen erhalten. Wir verbessern die Lebensqualität von Mensch und Tier, ermöglichen individualisierte Patient:innenbetreuung, treiben die Wissenschaft voran und entlasten damit das Gesundheitssystem. Dafür brauchen wir dich

• Du empfängst und betreust Besucher:innen, Bewerbende, neue Mitarbeitende, Partner:innen und Lieferant:innen als erste Ansprechperson vor Ort.
• Du organisierst und betreust den Empfangsbereich, nimmst eingehende Anrufe entgegen und kümmerst dich um die allgemeine Bürokommunikation.
• Du koordinierst die Ein- und Ausgangspost, Lieferungen sowie die interne Verteilung von Korrespondenz.
• Du pflegst administrative Prozesse, Datenbanken und Bürounterlagen.
• Du unterstützt beim Onboarding neuer Mitarbeitender und koordinierst die Einrichtung neuer Arbeitsplätze.
• Du koordinierst Facility-Themen und bist die zentrale Ansprechperson für externe Dienstleister, Hausverwaltungen, Lieferanten und Wartungstechniker:innen.
• Du unterstützt im Workplace Management und trägst zu einer professionellen, angenehmen und gut organisierten Arbeitsumgebung bei.
• Du hilfst bei der Organisation interner Meetings, Teamevents und Unternehmensveranstaltungen.
• Du behältst die Bürobestände im Blick und koordinierst Nachbestellungen gemeinsam mit dem Einkauf.

Das bringst du mit

• Erfahrung im Front Office, Office Management, in der Administration, Hotellerie, im Kundenservice oder in einer vergleichbaren Koordinationsfunktion
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und die Fähigkeit, mehrere Prioritäten gleichzeitig zu managen
• Eine serviceorientierte, professionelle und offene Persönlichkeit
• Eine strukturierte, zuverlässige und proaktive Arbeitsweise
• Sehr gute Kommunikations- und Teamfähigkeiten
• Sicherer Umgang mit den Microsoft-Office-Anwendungen
• Sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens C1) sowie gute Englischkenntnisse
• Eine Hands-on-Mentalität und die Bereitschaft, dort anzupacken, wo Unterstützung gefragt ist
• Erfahrung im Bereich Facility Coordination, Workplace Management oder Office Administration ist von Vorteil

Wir Bieten Dir

• eine unbefristete Vollzeitanstellung, 5-Tage-Woche
• ein Jahresticket der Wiener Linien und Pluxee Gutscheine
• die Zusammenarbeit mit Kolleg:innen, denen das Wohl von Mensch und Tier gleichermaßen am Herzen liegt
• ein Ambiente, in dem du mitwirkst, Fragen stellst und deine Ideen einbringst
• eine Atmosphäre, in der nach Prinzipien der Nachhaltigkeit, Gleichheit, Diversität, Inklusion und gegenseitigen Respekts gelebt und gearbeitet wird

Deine Bezahlung erfolgt lt. KV auf Basis einer Vollzeitanstellung (KV Handwerk und Gewerbe). Deine tatsächliche Bezahlung hängt von deiner Vorerfahrung und Qualifikation ab.