Koordinator*in Data Science Verbund – Remote

Univie; Wien; Hybrid; EUR 43,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

Work-Life-Balance

Flexible Arbeitszeiten

Remote-Arbeit möglich

Interne Weiterbildung

Gute öffentliche Anbindung

Faire Gehalt (KV)

Job summary

Universität Wien sucht eineKoordinator*in Forschungsverbund Data Science am Standort Wien. Sie arbeiten an der Schnittstelle zwischen allgemeinem und wissenschaftlichem Personal, betreuen den Verbund und organisieren Termine, Berichte sowie die Kommunikation mit Partnern.

Sie verfügen über ein abgeschlossenes Hochschulstudium, Erfahrung im Office-Management, hervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse sowie ausgeprägte Organisationsfähigkeiten.

Qualifications

• Abgeschlossenes Hochschulstudium (zumindest Bachelor-Niveau).
• Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen/universitären Kontext)
• Flexible Arbeitsweise und Freude an neuen Herausforderungen bzw. Fähigkeit im Umgang mit sich ändernden Anforderungen
• Ausgezeichnete Deutschkenntnisse (C2) und sehr gute Englischkenntnisse (mind. C1)
• Ausgeprägte Organisations-, Koordinations- und Kommunikationsfähigkeit
• Außerordentliche Serviceorientierung
• Belastbarkeit, Teamfähigkeit, Durchsetzungsfähigkeit, Flexibilität, Konfliktfähigkeit sowie Fähigkeit und Bereitschaft zu selbständigem, eigenverantwortlichem Handeln
• Kenntnisse in Grafikdesign (Flyer-, Massmailer-, Website-Gestaltung)
• Sicherer Umgang mit Social Media (Mastodon, BlueSky)
• Sehr gute MS Office Kenntnisse (insb. Excel und PowerPoint)
• Darüber hinaus wünschenswert wären:
• Erfahrung im Projekt- bzw. Prozessmanagement
• Erfahrung im Umgang mit i3v, SAP, Content Management Systemen (z.B. Typo 3).
• Bereitschaft zur Weiterbildung
• Kenntnisse der universitären Strukturen und Abläufe bzw. Erfahrung in der universitären Verwaltung sind von Vorteil
• Erste Erfahrungen in der Erstellung und Anwendung von AI/AI Agents

Responsibilities

• Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei allen administrativen Belangen.
• Sie sind eigenverantwortlich für die Budgetabwicklung zuständig und kontrollieren die laufenden Einnahmen und Ausgaben.
• Sie übernehmen die Personal-/Reiseverwaltung (Vorbereitung von Einstellungen, Freistellungen, Krankenstands- und Abwesenheitsmanagement, etc.).
• Sie organisieren und koordinieren Termine/Meetings, Events, sowie Tagungen und bereiten Sitzungen vor.
• Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, etc.). Organisation und Sicherstellung der Kommunikationssturktur für die in- und externe Kommunikation stehen dabei im Mittelpunkt.
• Sie aktualisieren regelmäßig die Website, erstellen Newsletter und Grafiken (Posters, Banners, Templates) und pflegen die Social-Media-Kanäle.
• Sie dokumentieren laufende Forschungs- und Lehrtätigkeiten und sind verantwortlich für das gesamte Berichtswesen des Forschungsverbundes (z.B. Wissensbilanz)
• Sie betreuen die Masterstudierenden unserer drei Studiengänge und unterstützen die Lehrenden bei der Organisation des Lehrplans.
• Sie arbeiten eng mit der zweiten administrativen Unterstützung zusammen, um reibungslose Arbeitsabläufe zu gewährleisten.
• Sie begleiten die Anfragen der Studienbewerber*innen und der angehenden Studierenden.
• Sie optimieren die Geschäftsprozesse in der Verwaltung.
• Sie verschaffen sich einen Überblick über die Förderungslandschaft und betreiben systematisches Monitoring der scientific community in Hinblick auf die forschungsstrategische Planung.

Skills

Deutsch (C2)

Englisch (C1)

Organisationsfähigkeit

Koordinationsfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Serviceorientierung

Teamfähigkeit

Education

Bachelor-Abschluss

Tools

MS Office (Excel, PowerPoint)

Grafikdesign-Tools

Social Media Tools (Mastodon, BlueSky)

Typo3

SAP

i3v

Job description

Universität Wien sucht eineKoordinator*in Forschungsverbund Data Science am Standort Wien. Sie arbeiten an der Schnittstelle zwischen allgemeinem und wissenschaftlichem Personal, betreuen den Verbund und organisieren Termine, Berichte sowie die Kommunikation mit Partnern.

Sie verfügen über ein abgeschlossenes Hochschulstudium, Erfahrung im Office-Management, hervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse sowie ausgeprägte Organisationsfähigkeiten.