Junior Meeting & Events Specialist (Teilzeit)

livezoku; Wien; Vor Ort; EUR 20.000 - 29.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Kostenlose Übernachtung inkl. Dinner &

Zusätzliche Geburtstagsübernachtung

After-Work-Drinks

Zugang zu Community-Events

Rabatte auf F&B (40%)

Staff Meals

Zusammenfassung

livezoku in Wien sucht einen motivierten Junior Meeting & Events Specialist. Du wandelst Anfragen in Buchungen um und planst/koordiniert alle Meetings und Events vor Ort. Du bist das administrative und Relationship‑Management‑Super-Talent und arbeitest eng mit dem Operativen Team zusammen.

Du betreust Gäste von der Anfrage bis zur finalen Bestätigung, koordinierst Details mit verschiedenen Abteilungen und sorgst für hohe Zufriedenheit. Eine strukturierte, proaktive Arbeitsweise ist gefragt.

Qualifikationen

• 6 Monate Erfahrung in einer ähnlichen Sales/Event/Office-Funktion in der Hospitality-Branche.
• EU-Bürger:in oder gültige Arbeits- und Aufenthaltsbewilligung für Österreich.
• Verfügbarkeit von Oktober bis Februar in Teilzeit (20 Stunden/2,5 Tage pro Woche, 9:00–17:00).
• Ausgezeichnete Kommunikations- und Schreibfähigkeiten.
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse; weitere Sprachen sind ein Plus.

Aufgaben

• Anfragen in Buchungen umwandeln und alle Meetings/Events in Wien planen und koordinieren.
• Administrative Aufgaben und Beziehungsmanagement für Gäste rund um M&E übernehmen.
• Eng mit dem operativen Team zusammenarbeiten; Berichterstattung an den Meeting & Partnerships Manager.
• Sicherstellen, dass alle Beteiligten über M&E-Anforderungen informiert sind.
• Kontakte zu Gästen pflegen und Premium-Service sicherstellen.

Kenntnisse

Organisationstalent

Strukturierte Arbeitsweise

Kommunikationsstärke

Verhandlungsgeschick

Deutsch & Englisch fließend

Kundenorientierung

Jobbeschreibung

Hast du ein Talent fürs Organisieren, arbeitest strukturiert und hast eine Leidenschaft dafür, unvergessliche Meetings und Events zu buchen und Zokus Spaces das ganze Jahr über mit glücklichen Gästen zu füllen? Dann könntest du unser neuer Junior Meeting & Events Specialist sein!

Zoku ist ein Zuhause für Reisende, die für ein paar Tage bis hin zu mehreren Monaten in einer Stadt leben möchten. Wir sind kein typisches Hotel: Wir bieten einen entspannten Ort zum Wohnen, Arbeiten und Kennenlernen neuer Menschen und helfen unseren Gästen dabei, sich mit der lokalen Szene verbunden zu fühlen. Unser frischer Ansatz in der Hospitality wurde weltweit durch zahlreiche Presseberichte und Design Awards anerkannt.

Außerdem sind wir stolz darauf, an allen vier Standorten (Amsterdam, Kopenhagen, Paris und Wien) B Corp zertifiziert zu sein. Das bedeutet, dass wir hohe Standards in Bezug auf soziale und ökologische Wirkung, Transparenz und Verantwortung einhalten. Bei Zoku wirst du Teil eines internationalen Teams aus engagierten, proaktiven und lebensfrohen Menschen, die eines gemeinsam haben: die Leidenschaft, Menschen auf der ganzen Welt miteinander zu verbinden.

Erzähl mir mehr

Als unser Junior Meeting & Events Specialist bist du verantwortlich für die Umwandlung von Anfragen in Buchungen sowie für die Planung und Koordination aller Meetings und Events, die bei Zoku Vienna stattfinden.

Du bist unser administratives und relationship-management Super-Talent und die wichtigste Kontaktperson für unsere Gäste rund um alle Meetings und Events. Dein Arbeitsalltag umfasst die Bearbeitung aller Anfragen, Buchungen und Rechnungen sowie die Sicherstellung, dass alle Beteiligten in unserem kulinarischen und operativen Team genau wissen, was in Bezug auf M&E zu tun ist. Außerdem arbeitest du eng mit unserem Operativen Team zusammen. Dabei berichtest du an den Meeting & Partnerships Manager.

Was wirst du tun?

Kein Tag sieht als Junior Meeting & Events Specialist gleich aus, aber hier bekommst du einen kleinen Einblick in das, was dich erwartet:

Der Booking Manager:

Du hast deine Inbox und Buchungen immer im Blick und gehst jeden Tag mit einem aktuellen Stand nach Hause. Effiziente schriftliche und mündliche Kommunikation, minimale Fehler und großartiger Service sind für dich echte Motivatoren.

Der ultimative Party Planner:

Für den Tag des Events oder Meetings stellst sicher, dass alle Eventanforderungen, Raum-Setups und Gästeerwartungen klar mit unseren operativen und kulinarischen Teams abgestimmt sind. Du koordinierst und bestätigst alle Details, während der physische Aufbau und die Umsetzung vor Ort von M&E Operations übernommen werden.

Unvergessliche Meetings schaffen:

Von der ersten Anfrage bis zur finalen Bestätigung koordinierst du alle Elemente, die für unvergessliche Corporate und Social Events benötigt werden, und arbeitest dabei eng mit unseren Gästen und internen Teams zusammen.

Ein echter Connector:

Du sorgst durch reibungslosen Service und klare Kommunikation vom ersten Gästekontakt bis zum Meeting- oder Eventtag für hohe Gästezufriedenheit. Regelmäßige Check-ins mit deinen Kolleginnen und Kollegen bringen die Abteilung auf das nächste Level.

Alles gut organisiert halten:

Organisation ist dein zweiter Vorname. Wir brauchen dich mit einem guten Überblick über Administration, Feedback, Rechnungen und vieles mehr.

Was ist für dich drin?

• Ein Gehalt von €2.263 brutto pro Monat (basierend auf Vollzeit und Erfahrung).

• Die Möglichkeit, von unseren Rooftop Social Spaces aus zu arbeiten, direkt vor Ort bei Zoku.

• Eine kostenlose Übernachtung für dich und deine Begleitung in deinen ersten 3 Monaten bei Zoku Vienna, inklusive Dinner und Frühstück, damit du Zoku als echter Gast erleben kannst.

• Eine zusätzliche kostenlose Übernachtung zu jedem Geburtstag an jedem Zoku Standort für dich und deine Begleitung, inklusive leckerem Frühstück.

• Weitere coole Benefits wie After-Work-Drinks, Zugang zu allen Community Events, ein Eversports Account, verschiedene Rabatte wie 40 % Rabatt auf F&B für dich und 4 Freundinnen oder Freunde sowie Employee und Friends & Family Rates in allen Zoku Locations.

• Ein junges, internationales Unternehmen mit Kolleginnen und Kollegen aus der ganzen Welt, mit denen du dich austauschen, lernen und wachsen kannst.

• Die besten Staff Meals, die du in unseren Social Spaces mit Blick über die Stadt genießen kannst.

• Spannende On-the-job-Training-Möglichkeiten und tolle Events über das Jahr hinweg, um Erfolge und Meilensteine zu feiern.

• Ein Job in einem der 25 coolsten Hotels der Welt, das sich wie ein zweites Zuhause anfühlt und Nachhaltigkeit im Herzen trägt.

WIR LIEBEN MENSCHEN, DIE ...

• gute Stimmung mitbringen, freundlich sind und immer hilfsbereit und zugänglich sind – Vor allem am Telefon und in Person.

• einen ambitionierten kommerziellen Drive, eine positive Einstellung und einen gastfreundlichen Charakter haben.

• Upselling lieben und gerne den bestmöglichen Deal für Kund:innen und Hotel schaffen.

• auch in geschäftigen und stressigen Momenten einen kühlen Kopf und ein warmes Lächeln bewahren.

• eine Can-do-Mentalität und unternehmerischen Spirit mitbringen und gerne neue Ideen und Lösungen entdecken.

• ein sehr gutes Auge fürs Detail haben und Multitasking haben.

• ihrem Service gerne eine persönliche Note geben.

• Spezialist:in der Kommunikation werden möchten – immer professionell, aber gleichzeitig im Zoku Tone of Voice.

• bereits Erfahrung in kommunikations- und reservierungsorientierten Rollen gesammelt haben, z. B. Front Office, Sales, Callcenter / Helpdesk oder Events.

EIN PAAR MUST-HAVES

• Du hast 6 Monate Erfahrung in einer ähnlichen Sales/Event/Office-Funktion in der Hospitality-Branche.

• Du bist EU-Bürger:in oder verfügst über eine gültige Arbeits- und Aufenthaltsbewilligung für Österreich.

• Du bist von Oktober bis Februar in Teilzeit (20 Stunden/2,5 Tage die Woche 9:00-17:00) verfügbar. (eventuelle Chance auf Verlängerung basierend auf betrieblichen Bedürfnissen)

• Du hast außergewöhnlich starke Kommunikations- und Schreibfähigkeiten.

• Du sprichst fließend Deutsch und Englisch; weitere Sprachen sind ein Plus.