Empfangsprofi (Voll/Teilzeit) – Forschung & Office-Support

AIT Austrian Institute of Technology GmbH; Wien; Vor Ort; EUR 38.000 - 42.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Kantine mit Essenszuschuss

Bio-Kaffee, Tee & Obstkorb

Gesundheitsvorsorge & Betriebsarzt

Pensionskasse

Zusätzliche freie Tage

Familienbenefits: zwei Wochen Papawohr

Gutscheinprogramm

Sport-, Kultur- und Teamevents

Weiterbildung & Karriere

Zusammenfassung

AIT Austrian Institute of Technology GmbH sucht am Standort Wien eine:n Mitarbeiter:in im Empfangsbereich. In der Abteilung Facility Services and Lab Integration übernehmen Sie eine zentrale Rolle als erste Anlaufstelle für Gäste, Kund:innen und Kolleg:innen.

Zu den Aufgaben gehören Begrüßung, Information, Organisation von Besprechungsräumen, Betreuung von Besucher:innen, Postverteilerinstitution und Telefonie.

Qualifikationen

• Erste Erfahrung im Empfangsbereich oder Back Office.
• Vertrautheit mit MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint).
• Freude an Unterstützung, Organisation und Teamarbeit.
• Freude an Kommunikation, Telefonaten und Interaktion mit anderen.
• Freundliches, zuvorkommendes Auftreten und professionelle Arbeitsweise.
• Einfühlungsvermögen, Verlässlichkeit und Multitasking-Fähigkeit.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Erste Ansprechperson am Empfang für Gäste, Lieferanten und Kolleg:innen.
• Begrüßung, Betreuung, Information und Beratung von Gästen und Besucher:innen inklusive Kundendatenpflege.
• Unterstützung bei Anfragen und Wünschen (z. B. Auskunft, Taxi).
• Organisation und Pflege von Besprechungsräumen und Küchenbereich inklusive Koordination der Bewirtung und Raumbuchung.
• Sicherstellung und Prüfung des benötigten Equipments für Meetings.
• Mitgestaltung und Koordination einer effizienten Meetingkultur.
• Bestandsverwaltung und Bestellung von Büromaterial und Getränken.
• Beauftragung kleiner Reparaturen.
• Entgegennahme und Weitervermittlung von Telefonaten sowie erste Auskunftserteilung.
• Unterstützung bei der internen Postverteilung.
• Mitgestaltung und Koordination einer effizienten Fuhrparkkultur in Abstimmung mit dem Fuhrparkmanagement.
• Bei Bedarf Unterstützung in weiteren Bereichen wie Zutrittskartenmanagement, Fuhrparkmanagement oder externe Betriebsrestaurant-Kommunikation.

Kenntnisse

Erste Erfahrung im Empfangsbereich bzw

Teamarbeit

Kommunikation

Kundenorientierung

Multitasking

Deutschkenntnisse

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

AIT Austrian Institute of Technology GmbH sucht am Standort Wien eine:n Mitarbeiter:in im Empfangsbereich. In der Abteilung Facility Services and Lab Integration übernehmen Sie eine zentrale Rolle als erste Anlaufstelle für Gäste, Kund:innen und Kolleg:innen.

Zu den Aufgaben gehören Begrüßung, Information, Organisation von Besprechungsräumen, Betreuung von Besucher:innen, Postverteilerinstitution und Telefonie.