Assistenz Operations & Administration (m/w/d) in Teilzeit 15h/Woche

Kenvue; Wien; On-site; EUR 17,000 - 23,000; Part time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitsmodelle

Bonus möglich

Corporate Benefits

Job summary

Kenvue sucht eine Assistenz Operations & Administration (m/w/d) in Teilzeit für 15 Stunden pro Woche. Die Rolle ist vollständig vor Ort in Wien, Österreich, und erfordert starke Koordinationsfähigkeiten sowie Erfahrung in Rechnungsbearbeitung und Stammdatenpflege.

Sie arbeiten eng mit dem Team zusammen, erstellen Berichte, unterstützen bei HR-Themen und tragen zur effizienten Gestaltung interner Prozesse bei. Gute Deutschkenntnisse und eine lösungsorientierte Arbeitsweise zählen zu Ihren Stärken.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erste Erfahrungen in Rechnungsbearbeitung oder Stammdatenpflege sind vorteilhaft.
• Koordinierende Funktionserfahrung, Organisationstalent und lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Sehr gute Deutschkenntnisse; gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.

Responsibilities

• Unterstützung bei administrativen und operativen Aufgaben im Tagesgeschäft.
• Koordination von Terminen, Meetings und Reisen; Vorbereitung von Unterlagen.
• Erstellung von Präsentationen, Reports und internen Dokumenten für Stakeholder.
• Pflege von Stammdaten und Produktinformationen; Sicherstellung der Datenqualität.
• Bearbeitung von Rechnungen, Prüfung von Preisdifferenzen in Zusammenarbeit mit Ansprechpartnern.
• Onboarding- und Offboarding-Unterstützung; HR- und Engagement-Themen.

Skills

Organisationstalent

Kommunikation

Deutschkenntnisse

Education

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Tools

Warenwirtschaftssysteme

Microsoft Office

Job description

Kenvue Is Currently Recruiting For a Assistenz Operations & Administration (m/w/d) in Teilzeit 15h/Woche

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir eine

Assistenz Operations & Administration (m/w/d) in Teilzeit für 15h/Woche

• Du unterstützt unser Team bei administrativen und operativen Aufgaben im Tagesgeschäft und sorgst dafür, dass Prozesse effizient und reibungslos ablaufen
• Du koordinierst Termine, Meetings und Reisen, bereitest Unterlagen auf und unterstützt bei der Nachverfolgung von Aufgaben und Projekten
• Du erstellst Präsentationen, Reports, Auswertungen und weitere interne Dokumente für verschiedene Stakeholder
• Du unterstützt bei der Pflege, Aktualisierung und Qualitätssicherung von Stammdaten sowie Produktinformationen
• Du pflegst Artikel- und Produktdaten, unterstützt bei Datenprüfungen und sorgst für eine hohe Datenqualität
• Du koordinierst die Anlage und Pflege von Lieferanten, unterstützt bei Bestellungen und behältst Vertragslaufzeiten sowie wiederkehrende Services im Blick
• Du unterstützt bei der Prüfung, Verarbeitung und Nachverfolgung von Rechnungen sowie bei der Klärung von Preisdifferenzen in Zusammenarbeit mit internen Ansprechpartnern
• Du bearbeitest kleinere wiederkehrende Kundenrechnungen und stellst eine vollständige Dokumentation sicher
• Du unterstützt bei behördlichen Anfragen, Audits sowie Compliance-relevanten Dokumentationsanforderungen
• Du organisierst Team-Events, Workshops und Offsites und unterstützt bei der Pflege interner Dokumentationen und Übersichten
• Du unterstützt bei Onboarding- und Offboarding-Prozessen sowie bei verschiedenen HR- und Engagement-Themen

What We Do

At Kenvue, we realize the extraordinary power of everyday care. Built on over a century of heritage and rooted in science, we’re the house of iconic brands - including NEUTROGENA®, AVEENO®, TYLENOL®, LISTERINE®, JOHNSON’S® and BAND-AID® that you already know and love. Science is our passion; care is our talent.

Who We Are

Our global team is ~ 22,000 brilliant people with a workplace culture where every voice matters, and every contribution is appreciated. We are passionate about insights, innovation and committed to delivering the best products to our customers. With expertise and empathy, being a Kenvuer means having the power to impact millions of people every day. We put people first, care fiercely, earn trust with science and solve with courage – and have brilliant opportunities waiting for you! Join us in shaping our future–and yours. For more information, click here.

Role Reports To

Head of Mass Alpine

Location

Europe/Middle East/Africa, Austria, Vienna, Vienna

Work Location

Fully Onsite

What You Will Do

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir eine Assistenz Operations & Administration (m/w/d) in Teilzeit für 15h/Woche.

Das Bewegst Du

• Du unterstützt unser Team bei administrativen und operativen Aufgaben im Tagesgeschäft und sorgst dafür, dass Prozesse effizient und reibungslos ablaufen
• Du koordinierst Termine, Meetings und Reisen, bereitest Unterlagen auf und unterstützt bei der Nachverfolgung von Aufgaben und Projekten
• Du erstellst Präsentationen, Reports, Auswertungen und weitere interne Dokumente für verschiedene Stakeholder
• Du unterstützt bei der Pflege, Aktualisierung und Qualitätssicherung von Stammdaten sowie Produktinformationen
• Du pflegst Artikel- und Produktdaten, unterstützt bei Datenprüfungen und sorgst für eine hohe Datenqualität
• Du koordinierst die Anlage und Pflege von Lieferanten, unterstützt bei Bestellungen und behältst Vertragslaufzeiten sowie wiederkehrende Services im Blick
• Du unterstützt bei der Prüfung, Verarbeitung und Nachverfolgung von Rechnungen sowie bei der Klärung von Preisdifferenzen in Zusammenarbeit mit internen Ansprechpartnern
• Du bearbeitest kleinere wiederkehrende Kundenrechnungen und stellst eine vollständige Dokumentation sicher
• Du unterstützt bei behördlichen Anfragen, Audits sowie Compliance-relevanten Dokumentationsanforderungen
• Du organisierst Team-Events, Workshops und Offsites und unterstützt bei der Pflege interner Dokumentationen und Übersichten
• Du unterstützt bei Onboarding- und Offboarding-Prozessen sowie bei verschiedenen HR- und Engagement-Themen

Das Bringst Du Mit

• Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erste Erfahrungen in der Rechnungsbearbeitung, Stammdatenpflege oder mit Warenwirtschaftssystemen sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung
• Du hast bereits Erfahrung in einer koordinierenden Funktion gesammelt, beispielsweise als Assistenz, Office Manager:in, Projektmanager:in in einer Agentur oder in einer vergleichbaren Rolle
• Du bist ein echtes Organisationstalent, behältst auch bei mehreren Themen und Ansprechpartnern gleichzeitig den Überblick und arbeitest strukturiert, sorgfältig und zuverlässig
• Du bringst eine Hands-on-Mentalität mit, denkst lösungsorientiert und übernimmst gerne Verantwortung
• Du kommunizierst sicher und professionell mit unterschiedlichen Ansprechpartnern und fühlst dich sowohl in der persönlichen als auch in der telefonischen Kommunikation wohl
• Du hast Freude daran, Abläufe zu koordinieren, Prioritäten zu setzen und Themen eigenständig voranzutreiben
• Du arbeitest gerne mit Daten, Dokumenten und administrativen Prozessen und legst Wert auf Genauigkeit und Qualität
• Du gehst vertraulich mit sensiblen Informationen um und überzeugst durch eine hohe Serviceorientierung
• Der sichere Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen ist für dich selbstverständlich
• Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse

Das Bieten Wir Dir

• Eine offene, wertschätzende Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien
• Ein dynamisches, internationales Umfeld mit starken Marken
• Flexible Arbeitsmodelle für eine ausgewogene Work-Life-Balance
• Individuelle Weiterentwicklung undklare Karriereperspektiven
• Attraktives Vergütungspaket inklusive Bonus
• Umfangreiche Zusatzleistungen (z.B. Corporate Benefits, Gesundheitsangebote, Sabbatical-Option)

Kenvue ist stolz darauf, ein Arbeitgeber zu sein, der Chancengleichheit bietet. Alle qualifizierten Bewerber werden auf der Grundlage der geschäftlichen Erfordernisse, der Arbeitsanforderungen und der individuellen Qualifikationen für eine Beschäftigung in Betracht gezogen, unabhängig von Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, Alter, nationaler Herkunft, geschütztem Veteranenstatus oder anderen gesetzlich geschützten Charakteristika, und sie werden nicht aufgrund einer Behinderung diskriminiert.

If you are an individual with a disability, please check our Disability Assistance page for information on how to request an accommodation.