Assistenz Operations & Administration (m/w/d) in Teilzeit 15h/Woche

Kenvue Inc.; Wien; On-site; EUR 17,000 - 28,000; Part time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitsmodelle

Weiterentwicklungsmöglichkeiten

Bonus

Umfangreiche Zusatzleistungen

Job summary

Kenvue sucht eine Assistenz Operations & Administration in Teilzeit (15h/Woche) am Standort Wien. Sie unterstützen das Team bei administrativen Aufgaben, koordinieren Termine und Reisen, bereiten Unterlagen vor und erstellen interne Dokumente.

Zudem pflegen Sie Stammdaten, unterstützen bei Bestellungen und prüfen Rechnungen. Sie arbeiten eng mit verschiedenen Abteilungen zusammen, verfügen über Organisationstalent, eine Hands-on-Mentalität und exzellente Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erste Erfahrungen in Rechnungsbearbeitung oder Stammdatenpflege vorteilhaft.
• Organisationstalent, strukturiertes Arbeiten, Zuverlässigkeit.
• Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse.

Responsibilities

• Unterstützung des Teams bei administrativen und operativen Tagesaufgaben.
• Termine, Meetings und Reisen koordinieren, Unterlagen vorbereiten.
• Präsentationen, Reports und interne Dokumente erstellen.
• Pflege von Stammdaten und Produktinformationen sicherstellen.
• Lieferantenanlage und -pflege unterstützen; Vertragslaufzeiten im Blick behalten.
• Rechnungen prüfen, verarbeiten und nachverfolgen; Preisdifferenzen klären.
• Kleinere wiederkehrende Kundenrechnungen bearbeiten; vollständige Dokumentation sichern.
• Onboarding- und Offboarding-Prozesse unterstützen; HR-Themen begleiten.

Skills

Organisationstalent

Strukturierte Arbeitsweise

Kommunikationsstärke

Datenpflege

MS Office Kenntnisse

Teamorientiert

Deutsch sehr gut

Englisch gut

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Warenwirtschaftssysteme

Microsoft Office

Job description

Kenvueは現在、以下求人を募集しております。

Assistenz Operations & Administration (m/w/d) in Teilzeit 15h/Woche

私たちがしていること

私たちKenvueは、日々のケアが持つ驚くべき力を信じています。100年以上の伝統と科学に根ざし、Neutrogena®, Aveeno®, Tylenol®, Listerine®, Johnson’s® and BAND-AID®など、皆様が既にご存じでご愛用いただいているアイコニックなブランドを提供しています。科学は私たちの情熱であり、ケアは私たちの才能です。

Who We Are

私たちのグローバルチームは、インサイトとイノベーションに情熱を注ぎ、最高の製品をお客様にお届けすることに全力を注ぐ、多様で優秀な22,000人以上の社員で構成されています。専門知識と共感力を備えたKenvuerであることは、毎日何百万人もの人々の生活に影響を与える力を持つことを意味します。私たちは、人を第一に考え、全身全霊をもってケアし、サイエンスで信頼を獲得し、勇気をもって解決します。私たちとあなた自身の未来を、共に切り開いていきましょう。

Role reports to:

Head of Mass Alpine

場所:

Europe/Middle East/Africa, Austria, Vienna, Vienna

勤務地:

フルオンサイト

あなたがすること

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir eine Assistenz Operations & Administration (m/w/d) in Teilzeit für 15h/Woche.

DAS BEWEGST DU:

• Du unterstützt unser Team bei administrativen und operativen Aufgaben im Tagesgeschäft und sorgst dafür, dass Prozesse effizient und reibungslos ablaufen
• Du koordinierst Termine, Meetings und Reisen, bereitest Unterlagen auf und unterstützt bei der Nachverfolgung von Aufgaben und Projekten
• Du erstellst Präsentationen, Reports, Auswertungen und weitere interne Dokumente für verschiedene Stakeholder
• Du unterstützt bei der Pflege, Aktualisierung und Qualitätssicherung von Stammdaten sowie Produktinformationen
• Du pflegst Artikel- und Produktdaten, unterstützt bei Datenprüfungen und sorgst für eine hohe Datenqualität
• Du koordinierst die Anlage und Pflege von Lieferanten, unterstützt bei Bestellungen und behältst Vertragslaufzeiten sowie wiederkehrende Services im Blick
• Du unterstützt bei der Prüfung, Verarbeitung und Nachverfolgung von Rechnungen sowie bei der Klärung von Preisdifferenzen in Zusammenarbeit mit internen Ansprechpartnern
• Du bearbeitest kleinere wiederkehrende Kundenrechnungen und stellst eine vollständige Dokumentation sicher
• Du unterstützt bei behördlichen Anfragen, Audits sowie Compliance-relevanten Dokumentationsanforderungen
• Du organisierst Team-Events, Workshops und Offsites und unterstützt bei der Pflege interner Dokumentationen und Übersichten
• Du unterstützt bei Onboarding- und Offboarding-Prozessen sowie bei verschiedenen HR- und Engagement-Themen

DAS BRINGST DU MIT:

• Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erste Erfahrungen in der Rechnungsbearbeitung, Stammdatenpflege oder mit Warenwirtschaftssystemen sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung
• Du hast bereits Erfahrung in einer koordinierenden Funktion gesammelt, beispielsweise als Assistenz, Office Manager:in, Projektmanager:in in einer Agentur oder in einer vergleichbaren Rolle
• Du bist ein echtes Organisationstalent, behältst auch bei mehreren Themen und Ansprechpartnern gleichzeitig den Überblick und arbeitest strukturiert, sorgfältig und zuverlässig
• Du bringst eine Hands-on-Mentalität mit, denkst lösungsorientiert und übernimmst gerne Verantwortung
• Du kommunizierst sicher und professionell mit unterschiedlichen Ansprechpartnern und fühlst dich sowohl in der persönlichen als auch in der telefonischen Kommunikation wohl
• Du hast Freude daran, Abläufe zu koordinieren, Prioritäten zu setzen und Themen eigenständig voranzutreiben
• Du arbeitest gerne mit Daten, Dokumenten und administrativen Prozessen und legst Wert auf Genauigkeit und Qualität
• Du gehst vertraulich mit sensiblen Informationen um und überzeugst durch eine hohe Serviceorientierung
• Der sichere Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen ist für dich selbstverständlich
• Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse

DAS BIETEN WIR DIR:

• Eine offene, wertschätzende Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien

• Ein dynamisches, internationales Umfeld mit starken Marken

• Flexible Arbeitsmodelle für eine ausgewogene Work-Life-Balance

• Individuelle Weiterentwicklung undklare Karriereperspektiven

• Attraktives Vergütungspaket inklusive Bonus

• Umfangreiche Zusatzleistungen (z.B. Corporate Benefits, Gesundheitsangebote, Sabbatical-Option)

Kenvue ist stolz darauf, ein Arbeitgeber zu sein, der Chancengleichheit bietet. Alle qualifizierten Bewerber werden auf der Grundlage der geschäftlichen Erfordernisse, der Arbeitsanforderungen und der individuellen Qualifikationen für eine Beschäftigung in Betracht gezogen, unabhängig von Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, Alter, nationaler Herkunft, geschütztem Veteranenstatus oder anderen gesetzlich geschützten Charakteristika, und sie werden nicht aufgrund einer Behinderung diskriminiert.

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