Assistenz Managementberatung (m/w/d)

ISG Personalmanagement GmbH; Wien; Vor Ort; EUR 50.000 - 61.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Jobrad

Ski-Wochenende

Teamevents

gemeinsame Aktivitäten

Zusammenfassung

CONSULTING AG in Wien sucht eine zahlenaffine, strukturierte Assistenz zur Unterstützung der Geschäftsführung und des Beratungsteams im Tagesgeschäft.

Sie arbeiten kaufmännisch und projektbezogen, koordinieren Abrechnungen, Vergabeverfahren und interne Abläufe. Eine mehrjährige Berufserfahrung wird erwartet; MS Office-Kenntnisse sind vorteilhaft.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position.
• Sicherer Umgang mit MS Office; Buchhaltungs- und Zeiterfassungsprogramme vorteilhaft.

Aufgaben

• 1. Kaufmännische Assistenz: Fakturierung, Eingangsrechnungen, Spesenabrechnungen prüfen und verwalten; Zahlungsverkehr vorbereiten; Gehalts- und Prämienabrechnungen unterstützen.
• 2. Vergabeverfahren: Ausschreibungen unterstützen, Unterlagen koordinieren, Fristen sicherstellen; enge Zusammenarbeit mit GF und Beraterteam.
• 3. Projektassistenz: Projektcontrolling unterstützen, Kennzahlen vorbereiten, Daten in Systemen pflegen; telefonischer Kund:innenkontakt und Koordination.

Kenntnisse

Zahlenaffinität

Strukturierte Arbeitsweise

Serviceorientierung

Durchsetzungsvermögen

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Assistenz Managementberatung (m/w/d) Schwerpunkt kaufmännische Verwaltung,
Vergabeverfahren

ab EUR 55.000,- Brutto

„Messbar mehr Erfolg" - unter diesem Leitsatz betreut unser Auftraggeber, die CONSULTING AG mit Sitz in Wien, namhafte Kund:innen im Gesundheitswesen, im Dienstleistungssektor sowie in der öffentlichen Verwaltung. Das Team steht für professionelle Beratung, hohe Umsetzungsstärke und partnerschaftliche Zusammenarbeit.

Zur Verstärkung der kaufmännischen Verwaltung suchen wir eine zahlenaffine, strukturierte und serviceorientierte Persönlichkeit, die mit Überblick, Genauigkeit und Hands-on-Mentalität die Geschäftsführung sowie das Beratungsteam im Tagesgeschäft unterstützt.

Ihre Aufgaben

1. Kaufmännische Assistenz

• Sie unterstützen bei der Fakturierung von Honorarnoten und behalten offene Punkte zuverlässig im Blick.
• Sie prüfen und verwalten Eingangsrechnungen sowie Spesenabrechnungen mit hoher Genauigkeit.
• Sie bereiten den Zahlungsverkehr sowie vorgeschriebene Abgaben vor und sorgen für reibungslose Abläufe.
• Sie unterstützen bei der Vorbereitung von Gehalts- und Prämienabrechnungen.
• Sie übernehmen allgemeine Assistenz- und Administrationsaufgaben und tragen damit wesentlich zur effizienten Organisation des Unternehmens bei.

2. Vergabeverfahren

• Sie unterstützen bei Ausschreibungen und Vergabeverfahren, insbesondere im öffentlichen Bereich und im Gesundheitswesen.
• Sie koordinieren Unterlagen, Fristen und formale Anforderungen und stellen sicher, dass alle Dokumente vollständig und korrekt aufbereitet sind.
• Sie arbeiten eng mit Geschäftsführung und Beraterteam zusammen und fungieren als verlässliche Schnittstelle im gesamten Vergabeprozess.

3. Projektassistenz

• Sie unterstützen das Beraterteam beim Projektcontrolling und bereiten relevante Kennzahlen sowie Auswertungen vor.
• Sie pflegen Daten in internen Systemen und sorgen für eine transparente und aktuelle Projektadministration.
• Sie übernehmen telefonischen Kund:innenkontakt und koordinieren Abstimmungen zwischen internen und externen Ansprechpartner:innen.
• Sie tragen durch Ihre strukturierte Arbeitsweise dazu bei, dass Projekte organisatorisch professionell begleitet werden.

Ihr Profil

• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
• Sie bringen mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position mit, idealerweise in einem mittelständischen Unternehmen oder Beratungsumfeld.
• Sie arbeiten sicher mit MS Office; Erfahrung mit Buchhaltungs- und Zeiterfassungsprogrammen ist von Vorteil.
• Sie haben Freude am Umgang mit Zahlen und arbeiten selbstständig, genau, strukturiert und sorgfältig.
• Sie denken lösungsorientiert, arbeiten dienstleistungsorientiert und bringen zugleich das notwendige Durchsetzungsvermögen mit.
• Sie sind proaktiv, verlässlich und bereit, sich in bestehende Prozesse, Strukturen und Systeme einzuarbeiten.
• Erfahrung im Vergabewesen, insbesondere im öffentlichen Bereich oder Gesundheitswesen, ist ein Plus.

Das erwartet Sie

• Eine umfassende Einschulung durch erfahrene Kolleg:innen und ein Team, das Sie aktiv unterstützt.
• Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit Verantwortung, Gestaltungsspielraum und fachlichen Entwicklungsmöglichkeiten.
• Ein stabiles, wertschätzendes Arbeitsumfeld mit kurzen Wegen und professioneller Zusammenarbeit.
• Ein moderner Arbeitsplatz in Wien mit sehr guter öffentlicher Erreichbarkeit.
• Attraktive Benefits wie Jobrad, Ski-Wochenende, Teamevents und weitere gemeinsame Aktivitäten.
• Ein Jahresbruttogehalt ab EUR 55.000,- auf Vollzeitbasis mit Bereitschaft zur Überzahlung, abhängig von Qualifikation und Erfahrung.

Wenn Sie gerne strukturiert arbeiten, Zahlen ebenso schätzen wie den Austausch mit Menschen und ein vielseitiges Aufgabenfeld suchen, ist diese Position ein spannender nächster Karriereschritt für Sie. .