Assistenz der Geschäftsführung – flexibel und verantwortungsvoll

Fh Joanneum; Graz; On-site; EUR 35,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Familienfreundliches Arbeitsumfeld

Mobiles Arbeiten: Telearbeitstage

Gleitzeitregelung

Bezahlte Mittagspause

Bezahlte Freizeit für familiäre Anläss

Job summary

FH JOANNEUM in Graz sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsführung. Sie koordinieren Termine, bereiten Besprechungen vor und unterstützen bei der Erstellung von Unterlagen, Berichten und Präsentationen.

Ihre strukturierte Arbeitsweise, Diskretion und kommunikative Stärke zeichnen Sie aus. Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen, planen Dienstreisen und betreuen interne sowie externe Ansprechpartner:innen.

Qualifications

• Mehrjährige Berufserfahrung im gehobenen Assistenzbereich.
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie eine selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Diskretion, Verlässlichkeit und Kommunikationsstärke

Responsibilities

• Termin- und Agendenmanagement: Selbstständige und vorausschauende Terminkoordination sowie Abstimmung organisatorischer Abläufe im Büro der Geschäftsführung
• Besprechungen und Veranstaltungen: Organisation, Vor- und Nachbereitung sowie Betreuung von Besprechungen, Veranstaltungen und (Online-)Meetings
• Unterlagen und Präsentationen: Erstellung und professionelle Aufbereitung von Unterlagen, Berichten, Präsentationen und Protokollen
• Korrespondenz und Kommunikation: Eigenständige Bearbeitung der schriftlichen und telefonischen Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartner:innen
• Dokumenten- und Prozessmanagement: Dokumentenverwaltung, strukturierte Ablage und Postbearbeitung sowie Koordination interner Freigabeprozesse
• Reisemanagement: Planung und Organisation von Dienstreisen einschließlich Buchung und Abrechnung
• Administrative Unterstützung: Eigenverantwortliche Übernahme weiterer administrativer und organisatorischer Assistenzaufgaben

Skills

Organisationstalent

Eigeninitiative

Kommunikationsstärke

Deutsch-Englischkenntnisse

Tools

MS Office

Job description

FH JOANNEUM in Graz sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsführung. Sie koordinieren Termine, bereiten Besprechungen vor und unterstützen bei der Erstellung von Unterlagen, Berichten und Präsentationen.

Ihre strukturierte Arbeitsweise, Diskretion und kommunikative Stärke zeichnen Sie aus. Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen, planen Dienstreisen und betreuen interne sowie externe Ansprechpartner:innen.