Assistent:in der Geschäftsführung

Fh Joanneum; Graz; On-site; EUR 35,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Familienfreundliches Arbeitsumfeld

Mobiles Arbeiten: Telearbeitstage

Gleitzeitregelung

Bezahlte Mittagspause

Bezahlte Freizeit für familiäre Anläss

Job summary

FH JOANNEUM in Graz sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsführung. Sie koordinieren Termine, bereiten Besprechungen vor und unterstützen bei der Erstellung von Unterlagen, Berichten und Präsentationen.

Ihre strukturierte Arbeitsweise, Diskretion und kommunikative Stärke zeichnen Sie aus. Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen, planen Dienstreisen und betreuen interne sowie externe Ansprechpartner:innen.

Qualifications

• Mehrjährige Berufserfahrung im gehobenen Assistenzbereich.
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie eine selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Diskretion, Verlässlichkeit und Kommunikationsstärke

Responsibilities

• Termin- und Agendenmanagement: Selbstständige und vorausschauende Terminkoordination sowie Abstimmung organisatorischer Abläufe im Büro der Geschäftsführung
• Besprechungen und Veranstaltungen: Organisation, Vor- und Nachbereitung sowie Betreuung von Besprechungen, Veranstaltungen und (Online-)Meetings
• Unterlagen und Präsentationen: Erstellung und professionelle Aufbereitung von Unterlagen, Berichten, Präsentationen und Protokollen
• Korrespondenz und Kommunikation: Eigenständige Bearbeitung der schriftlichen und telefonischen Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartner:innen
• Dokumenten- und Prozessmanagement: Dokumentenverwaltung, strukturierte Ablage und Postbearbeitung sowie Koordination interner Freigabeprozesse
• Reisemanagement: Planung und Organisation von Dienstreisen einschließlich Buchung und Abrechnung
• Administrative Unterstützung: Eigenverantwortliche Übernahme weiterer administrativer und organisatorischer Assistenzaufgaben

Skills

Organisationstalent

Eigeninitiative

Kommunikationsstärke

Deutsch-Englischkenntnisse

Tools

MS Office

Job description

GESTALTEN SIE DIE ZUKUNFT DER FH JOANNEUM MIT: Wir ermöglichen über 5.200 Studierenden eine hochqualitative Ausbildung in den sechs Departments Angewandte Informatik, Technik, Bauen, Umwelt & Gesellschaft, Gesundheitsstudien, Management & Business sowie Medien & Design. Als Innovationsmotor am Wissenschaftsstandort Steiermark bietet die FH JOANNEUM ein spannendes Arbeitsumfeld an der Schnittstelle von Lehre, Forschung und Weiterbildung. Wenn Sie die Zukunft einer der führenden Fachhochschulen Österreichs mitgestalten möchten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Gestalten Sie mit uns die Zukunft der FH JOANNEUM – mit Organisationstalent, Eigeninitiative und einem Gespür für das Wesentliche!

In dieser verantwortungsvollen Assistenzfunktion tragen Sie maßgeblich dazu bei, dass im organisatorischen und administrativen Tagesgeschäft alles reibungslos zusammenspielt. Mit Ihrer strukturierten und vorausschauenden Arbeitsweise behalten Sie auch bei vielfältigen Aufgaben und kurzfristigen Veränderungen den Überblick, setzen Prioritäten mit Umsicht und agieren flexibel und lösungsorientiert. Als verlässliche Ansprechperson überzeugen Sie dabei durch Professionalität, Diskretion sowie eine offene und wertschätzende Kommunikation.

Ihre Aufgaben:

• Termin- und Agendenmanagement: Selbstständige und vorausschauende Terminkoordination sowie Abstimmung organisatorischer Abläufe im Büro der Geschäftsführung
• Besprechungen und Veranstaltungen: Organisation, Vor- und Nachbereitung sowie Betreuung von Besprechungen, Veranstaltungen und (Online-)Meetings
• Unterlagen und Präsentationen: Erstellung und professionelle Aufbereitung von Unterlagen, Berichten, Präsentationen und Protokollen
• Korrespondenz und Kommunikation: Eigenständige Bearbeitung der schriftlichen und telefonischen Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartner:innen
• Dokumenten- und Prozessmanagement: Dokumentenverwaltung, strukturierte Ablage und Postbearbeitung sowie Koordination interner Freigabeprozesse
• Reisemanagement: Planung und Organisation von Dienstreisen einschließlich Buchung und Abrechnung
• Administrative Unterstützung: Eigenverantwortliche Übernahme weiterer administrativer und organisatorischer Assistenzaufgaben

Das bringen Sie mit:

• Mehrjährige Berufserfahrung im gehobenen Assistenzbereich, idealerweise in der Unterstützung von Führungskräften oder Geschäftsführungen
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie eine selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise
• Flexibilität und Lösungsorientierung sowie die Fähigkeit, auch bei kurzfristigen Änderungen den Überblick zu behalten und Prioritäten zu setzen
• Kommunikationsstärke und ein souveränes, freundliches Auftreten im Umgang mit unterschiedlichen Ansprechpartner:innen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse sowie eine hohe Affinität zu digitalen Anwendungen und neuen Technologien
• Hohes Maß an Diskretion, Verlässlichkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Eigeninitiative, Teamgeist und Freude an der Zusammenarbeit mit Menschen

Was wir Ihnen bieten:

In dieser Position erwartet Sie eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung der FH JOANNEUM. Dabei legen wir besonderen Wert auf ein kollegiales Miteinander, gegenseitige Wertschätzung und einen Umgang auf Augenhöhe.

Sie übernehmen Ihren Aufgabenbereich eigenständig und eigenverantwortlich und sind zugleich Teil eines kleinen Teams im Büro der Geschäftsführung. Ihr Arbeitsplatz befindet sich in einem modernen, klimatisierten Büro am Standort Graz, das mit öffentlichen Verkehrsmitteln, dem Fahrrad oder dem Auto gut erreichbar ist. Parkmöglichkeiten sind vorhanden.

Für Ihre fachliche und persönliche Weiterentwicklung bieten wir Ihnen vielfältige Möglichkeiten – von internen Weiterbildungsangeboten über die Teilnahme an internationalen Staff Mobility-Programmen bis hin zum Erwerb des International Skills Certificates.

Darüber hinaus profitieren Sie von zahlreichen Benefits:

• Familienfreundliches Arbeitsumfeld
• Mobiles Arbeiten: fixe oder anlassbezogene Telearbeitstage
• Gleitzeitregelung
• (Eltern-)Teilzeitbeschäftigungen
• Sabbatical und Karenzierung
• Papamonat: zwei Wochen bezahlter Sonderurlaub und einseitiger zweiwöchiger Antritt von Urlaub oder Zeitausgleich
• Bezahlte tägliche Mittagspause von 20 Minuten ab der sechsten Arbeitsstunde
• Mehr Urlaub: sechs Wochen bezahlter Urlaub nach dem 43. Lebensjahr und sechs Dienstjahren an der FH JOANNEUM oder mit Vollendung des 50. Lebensjahres
• Bezahlte Freizeit für spezielle familiäre Anlässe
• Kontingent an Betreuungsplätzen bei umliegenden Kinderbetreuungseinrichtungen (für Mitarbeitende mit Hauptwohnsitz Graz)
• Kontingent an Kinderbetreuungsplätzen in der ersten Sommerferienwoche
• Diverse Kostenzuschüsse und Vergünstigungen
• Essenszuschuss

Beschäftigungsausmaß: 100 % (40 Wochenstunden)

Mindestentgelt: € 3.412,60 brutto bei einem 100%igen Beschäftigungsverhältnis (bei anrechenbarer Berufserfahrung und/oder anrechenbarer Qualifikation ist eine höhere Entlohnung möglich)

Beginn des Beschäftigungsverhältnisses: ehestmöglich

zH Frau Nina Riegler, BA, BA

Alte Poststraße 147

[e-mail]

Mehr Informationen zum Thema Datenschutz und über die Datenverarbeitung betreffend Ihre Bewerbung finden Sie unter https://www.fh-joanneum.at/hochschule/organisation/service-abteilungen/personal-und-recht/.

Im Sinne unseres Leitbildes der FH JOANNEUM - University of Applied Sciences, welches die Vielfalt von Menschen in Ihren diversen Aspekten wertschätzend zu interpretieren anregt, werden Menschen mit persönlich-vielfältigen Hintergründen nachdrücklich zur Bewerbung eingeladen.