Assistenz Business Coordination (m/w/d)

Biopharma Careers; Wien; Vor Ort; EUR 30.000 - 36.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Lilly Austria sucht eine Assistenz Business Coordination (m/w/d) zur administrativen Unterstützung des General Manager und des Leadership Teams. Die Rolle sorgt für reibungslose Governance-Foren, pünktliche Unterlagen und verlässliche Nachverfolgung.

Sie koordinieren Projekte, halten Timelines ein, arbeiten eng mit Funktionsbereichen zusammen und sichern eine diskrete Behandlung vertraulicher Informationen. Deutsch und Englisch sind erforderlich; AI-first-Ansätze sind willkommen.

Qualifikationen

• 3–5 Jahre Erfahrung in Business Coordination, idealerweise Konzern-/Matrixumfeld.
• Starke Organisationsfähigkeit, hohe Detailgenauigkeit, Multi-Stakeholder-Management.
• Sicherer Umgang mit MS Office/Teams, Projekt-Trackern; Offenheit für AI-first-Ansätze
• Starkes Deutsch und Englisch, schriftlich und mündlich
• Urteilsvermögen und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen

Aufgaben

• Governance-Koordination: Terminierung, Vorlagen-Formatierung und Protokollführung.
• Administrative Unterstützung für GM und Leadership Team; Meeting-Logistik koordinieren.
• Projekt-Koordination: Timelines, Deliverables und Status-Updates über Funktionen hinweg
• Konsolidierung von Updates zu einem Gesamtstatus für die Führung

Kenntnisse

Organisationsfähigkeit

Detailgenauigkeit

Multi-Stakeholder-Management

MS Office/Teams

AI-first-Ansatz

Tools

MS Office

Teams

Jobbeschreibung

At Lilly, the work is demanding because patients are waiting. We unite caring with discovery to help make life better for people around the world, knowing that every decision, every detail, and every day matters. Headquartered in Indianapolis, Indiana, our over 50,000 employees around the globe take on complex challenges to discover and deliver life-changing medicines, strengthen how health is understood and managed, and support the communities we serve. This is hard, urgent, selfless work, but it’s work worth doing. If you’re driven by purpose and ready to bring your best to work that truly matters for patients, we invite you to join us.

Assistenz Business Coordination (m/w/d)

Bei Lilly verfolgen wir die Vision, die Gesundheit von Menschen in Deutschland, Österreich und der Schweiz nachhaltig zu verbessern. Als eines der menschlichsten und kundenfreundlichsten Pharmaunternehmen setzen wir uns für ein innovations- und investitionsfreundliches Umfeld ein, das den Zugang von Patient:innen zu neuen Therapien ermöglicht und langfristig sichert.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz Business Coordination (m/w/d).

Stellenübersicht

Die/der Assistenz Business Coordination (m/w/d) unterstützt den General Manager und das Leadership Team von Lilly Austria administrativ und koordinativ und sorgt für einen reibungslosen, konsistenten Ablauf der wiederkehrenden Governance-Foren der Affiliate. Die Rolle trifft keine strategischen oder Entscheidungsfragen, sondern stellt sicher, dass die administrativen Mechanismen dahinter organisiert, pünktlich und verlässlich funktionieren. Gesucht wird eine hochorganisierte, proaktive Person, die mehrere Workstreams und Stakeholder gleichzeitig managen kann und mit vertraulichen Informationen umsichtig umgeht.

Hauptverantwortlichkeiten

Governance-Koordination

• Terminierung und Logistik der wiederkehrenden Governance-Foren
• Standardisierung von Format, Vorlagen und Kadenz für einen konsistenten Rhythmus
• Pflege fester Agendapunkte, damit Prioritäten nicht verloren gehen
• Sammeln, Aufbereiten und Formatieren von Unterlagen; Pre-Read-Prozess sicherstellen
• Protokollführung, Action-Item-Tracking, Erinnerungen an Verantwortliche
• Pflege des Jahreskalenders für alle Governance-Foren

Administrative Unterstützung

• Laufende administrative Unterstützung für GM und Leadership Team
• Meeting-Logistik in Abstimmung mit dem Meetings-Services-Team

Projekt-Koordination

• Tracking von Timelines, Meilensteinen und Deliverables funktionsübergreifender Projekte
• Pflege einfacher Tracking-Tools (Status-Tracker, Action Logs)
• Konsolidierung von Updates aus mehreren Funktionen zu einem Gesamtstatus für die Führung

Erfolgskriterien

Governance-Foren laufen reibungslos mit klaren Agenden, pünktlichen Unterlagen und dokumentierter Nachverfolgung; keine Last-Minute-Hektik; transparenter Projektstatus ohne Nachfragen der Führung; zuverlässige Erledigung mit minimaler Aufsicht.

Ihr Profil

• 3–5 Jahre Erfahrung in Business Coordination, idealerweise Konzern-/Matrixumfeld
• Starke Organisationsfähigkeit, hohe Detailgenauigkeit, Multi-Stakeholder-Management
• Sicherer Umgang mit MS Office/Teams, Projekt-Trackern; Offenheit für AI-first-Ansätze
• Starkes Deutsch und Englisch, schriftlich und mündlich
• Urteilsvermögen und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen

Wünschenswert

• Erfahrung als Unterstützung einer Führungskraft/eines Leadership Teams (Koordination, PM oder EA)
• Erfahrung in Pharma, Healthcare oder anderer regulierter Branche
• Kenntnis des österreichischen Geschäftsumfelds

Das Mindestgehalt gemäß dem Kollektivvertrag für den Handel beträgt € 33.068 brutto/Jahr. Entsprechend der Qualifikation und Erfahrung bieten wir eine marktkonforme Überzahlung.

Lilly setzt sich dafür ein, Menschen mit Behinderungen bei der Teilnahme am Arbeitsleben zu unterstützen und Chancengleichheit im Wettbewerb um Arbeitsplätze zu gewährleisten.

Lilly diskriminiert nicht aufgrund des Alters, der Ethnie, der Hautfarbe, der Religion, des Geschlechts, der sexuellen Orientierung, des Geschlechtsidentität, des Geschlechtsausdrucks, der nationalen Herkunft, des geschützten Veteranenstatus, einer Behinderung oder eines anderen gesetzlich geschützten Status.

Lilly is dedicated to helping individuals with disabilities to actively engage in the workforce, ensuring equal opportunities when vying for positions.

Lilly does not discriminate on the basis of age, race, color, religion, gender, sexual orientation, gender identity, gender expression, national origin, protected veteran status, disability or any other legally protected status.