Administration + Sekretariat

Kulturplattform Upper; Wien; Vor Ort; EUR 22.000 - 32.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Kulturplattform Upper sucht eine engagierte Assistenz im Bereich Administration + Sekretariat in Wien. Die Stelle umfasst 20–25 Stunden pro Woche und realisiert administrative Abläufe, Organisation von Terminen, Reisemanagement sowie Teamunterstützung.

Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung, bringen mehrjährige Administrationserfahrung mit, beherrschen MS-Office und kommunizieren sicher auf Deutsch und Englisch. Wir bieten ein junges, kollegiales Umfeld und abwechslungsreiche Aufgaben.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise Maturaniveau, und mehrjährige Administrationserfahrung.
• Sehr gutes Deutsch, gute Englischkenntnisse und routinierter Umgang mit MS-Office.
• Eigenständige, strukturierte Denk- und Arbeitsweise mit Engagement.
• Freundliche, vertrauenswürdige Persönlichkeit mit Teamspirit und Eloquenz.

Aufgaben

• Terminmanagement sowie Reisemanagement inkl. Abrechnungen
• Allgemeine Assistenztätigkeiten intern und für die Geschäftsführung
• Mitarbeit im Personalmanagement (An- und Abmeldungen, Zu- und Absagen)
• Organisation interner Events
• Schnittstelle zu Hausverwaltung, Reinigungsfirma, Versicherung, Kammer etc.
• Abwicklung von Bestellungen
• Evaluierung und Verbesserung bürointerner Abläufe
• Erstellen und Pflege von digitalen Ablagen, Adresslisten
• Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs
• Empfang, sowie freundliche und kompetente Kommunikation per Email und Telefon

Kenntnisse

Eigenständige Arbeitsweise

Teamspirit

MS-Office Kenntnisse

Englischkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung (idealerweise Maturaniveau)

Tools

MS-Office

Jobbeschreibung

In zentraler Wiener Lage realisiert unser Büro als eines der führenden österreichischen und weltweit erfolgreichen Architekturbüros spektakuläre internationale Kulturbauten, wie auch zukunftsfähige Wohn- und Bürogebäude.

Als Verstärkung für unser Team im Bereich Administration + Sekretariat besetzen wir ab sofort eine Stelle für 20 – 25 Std/Woche.

Ihr Aufgabengebiet beinhaltet das Management von administrativen und organisatorischen Themen, wie beispielsweise

• Terminmanagement sowie Reisemanagement inkl. sämtlicher Abrechnungen
• Allgemeine Assistenztätigkeiten teamintern und für die Geschäftsführung
• Mitarbeit im Personalmanagement (An- und Abmeldungen, Zu- und Absagen, etc.)
• Organisation von internen Events
• Schnittstelle zu Hausverwaltung, Reinigungsfirma, Versicherung, Kammer, etc.
• Abwicklung von Bestellungen
• Evaluierung und Verbesserung bürointerner Abläufe
• Erstellen und Pflege von digitalen Ablagen, Adresslisten, etc.
• Bearbeitung des Post Ein- und Ausgangs
• Empfang, sowie freundliche und kompetente Kommunikation per Email und Telefon

Kaufmännische Themen werden federführend von einer anderen Kollegin bearbeitet, trotzdem ist eine enge Zusammenarbeit im Bereich der Schnittstelle zu Lohnverrechnung und Buchhaltung (Belegerfassung etc.) erwünscht.

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung – idealerweise auf Maturaniveau – und mehrjährige Erfahrung in der Administration. Neben ausgezeichnetem Deutsch- und gutem Englisch bringen Sie routinierten Umgang mit MS-Office Anwendungen mit und überzeugen durch

• eine eigenständige und strukturierte Denk- und Arbeitsweise mit viel Engagement
• eine freundliche, höchst vertrauenswürdige Persönlichkeit mit Teamspirit und Eloquenz

Wir bieten Ihnen ein verantwortungsvolles Aufgabengebiet in einem kollegialen, jungen und kreativen Team in einem internationalen und interdisziplinären Arbeitsumfeld. Firmenaktivitäten und gemeinsame Events erwarten Sie ebenso wie ein professionelles Onboarding durch eine erfahrene Kollegenschaft.

Eine Überzahlung des Kollektivvertrags ist je nach Qualifikation und Erfahung selbstverständlich möglich.