Academic Operations Coordinator

Universität Wien; Wien; Hybrid; EUR 15.000 - 17.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

Remote-/Hybrid-Arbeit möglich

Interne Weiterbildung (600+ Kurse)

Zusammenfassung

Die Universität Wien sucht eine organisatorisch versierte Assistenz zur Unterstützung des Instituts für Wirtschaftsrecht im Private Law Department. Du übernimmst administrative Aufgaben zu Personal, Budget und Lehre und bist zentrale Ansprechperson für interne sowie externe Kontakte.

Zu deinen Aufgaben gehören die Organisation von Meetings, Workshops und Reisen, Protokolle, Datenaufbereitung, Mitwirkung bei Veröffentlichungen und Veranstaltungen, Budgetverwaltung und die Aktualisierung der

Qualifikationen

• Professionelle Erfahrung im Office-Management (idealerweise in einem akademischen/universitären Umfeld)
• Abschluss einer allgemeinbildenden oder beruflichen Sekundarschule bzw. Matura
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (insbesondere Word, Excel, PowerPoint)
• Ausgezeichnete Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse
• Erfahrung mit Content-Management-Systemen (z.B. Typo3) und Social Media
• Erfahrung mit SAP ist von Vorteil

Aufgaben

• Sie unterstützen das Team bei Organisation und Verwaltung von Forschungs- und Lehraktivitäten.
• Dazu gehören u. a. Organisation von Meetings, Workshops und Reisen; Protokolle und Datenaufbereitung; Unterstützung bei Publikationen und Veranstaltungen; Budgetverwaltung.
• Sie fungieren als zentrale Ansprechperson und bearbeiten deutsch- und englischsprachige Korrespondenz mit Interfaces (innerhalb des Teams, universitätsweit, Projektpartner, Studierende).
• Sie unterstützen Gastwissenschaftler und Kooperationspartner.
• Sie verwalten den Bewerbungs-/Recruitingprozess und unterstützen beim Onboarding neuer Mitarbeitender.
• Sie aktualisieren die Website.
• Sie verwalten die interne Institutsbibliothek.

Kenntnisse

Office management

MS Office

German language

English language

Independent working

Ausbildung

Matura

Tools

Typo3

SAP

Jobbeschreibung

Die Universität Wien sucht eine organisatorisch versierte Assistenz zur Unterstützung des Instituts für Wirtschaftsrecht im Private Law Department. Du übernimmst administrative Aufgaben zu Personal, Budget und Lehre und bist zentrale Ansprechperson für interne sowie externe Kontakte.

Zu deinen Aufgaben gehören die Organisation von Meetings, Workshops und Reisen, Protokolle, Datenaufbereitung, Mitwirkung bei Veröffentlichungen und Veranstaltungen, Budgetverwaltung und die Aktualisierung der