Senior Executive

Dubai Careers - A Smart Dubai Initiative; Dubai; On-site; AED 167,400 - 223,200; Full time

Job summary

تقدم Dubai Careers - A Smart Dubai Initiative فرصة عمل كسكرتير تنفيذي في دبي. يتضمن الدور إدارة وتنظيم جداول المواعيد والاجتماعات، والإشراف على أعمال السكرتارية التنفيذية وضمان جودة التنفيذ.

يُشترط الخبرة في السكرتارية التنفيذية، حيث يتطلب حصول حاملي الدبلوم على 11 عاماً و5 سنوات لحاملي درجة البكالوريوس. هذه الوظيفة تعد فرصة مثالية للمهنيين الذين يسعون لتعزيز مهاراتهم في بيئة عمل مهنية.

Qualifications

• خبرة لا تقل عن 11 عاماً في أعمال السكرتارية التنفيذية أو المجالات الإدارية ذات الصلة.
• خبرة لا تقل عن 5 سنوات في مجال السكرتارية التنفيذية ودعم الإدارة العليا.

Responsibilities

• إدارة وتنظيم جداول ومواعيد واجتماعات رئيس الجهاز.
• الإشراف على أعمال السكرتارية التنفيذية ومتابعة جودة التنفيذ.
• إدارة المراسلات الرسمية وتوثيق القرارات.
• إعداد تقارير دورية توضح مستوى الإنجاز والتحديات.

Education

دبلوم

درجة البكالوريوس

Job description

Job Description

• إدارة وتنظيم جداول ومواعيد واجتماعات رئيس الجهاز، بما يشمل إعداد جداول الأعمال، وتنسيق وتجهيز المستندات، وتحرير محاضر الاجتماعات وتوثيق القرارات ومتابعة تنفيذها.
• الإشراف المباشر على كافة أعمال السكرتارية التنفيذية في مكتب رئيس الجهاز، وتوزيع المهام على فريق الدعم الإداري ومتابعة جودة ودقة التنفيذ.
• إدارة المراسلات الرسمية الصادرة والواردة عبر الأنظمة المعتمدة، وفرزها حسب الأولوية، وصياغة ومراجعة الخطابات والمذكرات والتقارير قبل اعتمادها.
• متابعة تنفيذ توجيهات وقرارات رئيس الجهاز بالتنسيق مع القيادات والوحدات التنظيمية المعنية، وإعداد تقارير دورية توضح مستوى الإنجاز والتحديات.
• تنظيم وإدارة الملفات والسجلات والوثائق الورقية والإلكترونية وفق السياسات المعتمدة، وضمان سريتها وسهولة الرجوع إليها.
• تنسيق وتنظيم الزيارات الرسمية والاجتماعات الداخلية والخارجية، وإدارة أعمال البروتوكول والاستقبال بما يعكس الصورة المهنية للجهاز.
• إعداد العروض التقديمية والتقارير الدورية والسنوية ومؤشرات الأداء المرتبطة بمكتب رئيس الجهاز.
• العمل كنقطة اتصال رئيسية بين رئيس الجهاز وكافة الوحدات التنظيمية والجهات الخارجية، وضمان وضوح ودقة وسرعة تدفق المعلومات.
• التنسيق مع إدارة التخطيط والتطوير فيما يخص متطلبات مكتب رئيس الجهاز مثل الحضور والانصراف والإجازات والتدريب وغيرها من المتطلبات الإدارية.
• متابعة الاحتياجات التشغيلية للمكتب، ومراقبة المصروفات، والمساهمة في إعداد ومتابعة ميزانية مكتب رئيس الجهاز.
• اقتراح وتطوير إجراءات العمل في مكتب رئيس الجهاز من خلال استخدام الأنظمة الرقمية والتقنيات الحديثة لتعزيز الكفاءة والإنتاجية.

Qualifications

• حاملو الدبلوم: خبرة لا تقل عن 11 عاماً في أعمال السكرتارية التنفيذية أو المجالات الإدارية ذات الصلة.
• حاملو درجة البكالوريوس: خبرة لا تقل عن 5 سنوات في مجال السكرتارية التنفيذية، بما في ذلك خبرة مباشرة في دعم الإدارة العليا أو شغل وظائف إدارية ذات صلة.