Aftermarket Controller M/F

Groupe CFAO; Bergrivier Local Municipality; On-site; ZAR 180,000 - 240,000; Full time

Job summary

Groupe CFAO recherche un Contrôleur Aftermarket pour optimiser le flux de service et réparation, du devis client à la facturation et au retour d'expérience. Vous soutenez les techniciens, gérez les pièces et suivez les indicateurs financiers tels que le recours à la main-d'œuvre et le vieillissement du WIP.

Le candidat doit orchestrer la création d'ordres de travail, vérifier les garanties et assurer une communication proactive avec les clients, dans un cadre opérationnel exigeant et orienté

Responsibilities

• Préparer et soumettre des devis clients dans les 4 heures suivant la demande.
• Suivre et obtenir des bons de commande dans les 24 heures après l'acceptation du devis.
• Veiller à ce qu'aucun devis ne reste en attente d'approbation plus de 30 jours.
• Ouvrir des fiches d'intervention le jour même de la réception de la commande client.
• Vérifier le statut de garantie sur le système OEM avant d'assigner les travaux.
• Pour les travaux sous garantie, obtenir le numéro d'ordre et l'autorisation requis du OEM.
• Réaliser les contrôles sécurité et les feuilles de pré-expédition avant d'envoyer un technicien sur site.
• Attribuer les travaux aux techniciens dans les 12 heures suivant l'acceptation/PO.
• Suivre l'avancement des réparations pour assurer l'achèvement sous 24 heures.
• Communiquer de façon proactive avec les clients si les réparations dépassent le délai de 24 heures.
• Gérer les journaux de déplacement des techniciens et les heures de réparation; produire un rapport hebdomadaire.
• Contrôler les heures supplémentaires et soumettre les justificatifs hebdomadaires pour éviter plus de 10 heures/semaine par technicien.
• Émettre les demandes de pièces avec le service Pièces lorsque nécessaire.
• Garantir que toutes les pièces défectueuses sous garantie soient marquées, enregistrées et renvoyées au OEM sous 7 jours ouvrés.
• Vérifier les factures fournisseurs dans les 7 jours pour un traitement de paiement rapide.
• S'assurer que toutes les interventions soient facturées dans les 3 jours suivant l'achèvement.
• Garantir que tout travail de service réalisé dans un mois soit facturé dans le même mois.
• Préparer et soumettre des rapports de performance mensuels à la direction sous 3 jours après le début du mois.
• Résoudre et clôturer les réclamations clients sous 1 jour ouvré.
• Maintenir un haut niveau de service client sans compromis sur la sécurité.

Job description

Achats Ventes Marketing - ACHETEUR CHEF DE PRODUIT (1)

Achats Ventes Marketing - ASSISTANT ACHAT & MARKETING (2)

Achats Ventes Marketing - ASSISTANT MARKETING (2)

Achats Ventes Marketing - ASSISTANT RESPONSABLE DE MARQUE (3)

Achats Ventes Marketing - BUSINESS DEVELOPPER (4)

Achats Ventes Marketing - DELEGUE ATTACHE COMMERCIAL (27)

Achats Ventes Marketing - DIR - RESP ACTIVITE VENTE FINANCEE (1)

Achats Ventes Marketing - DIR - RESP COMMERCIAL (3)

Achats Ventes Marketing - DIR - RESP MARKETING (2)

Achats Ventes Marketing - RESP - MARQUE - PRODUIT (4)

Administration (48) Administration (48) Administration - ASSISTANT (33) Administration - ASSISTANT DE DIRECTION (3) Administration - CHARGE SERVICES GENERAUX (7) Administration - STAGIAIRE - ALTERNANCE - VIE (5)

RH-COM-RSE (12) RH-COM-RSE (12) RH-COM-RSE - CHARGE MISSION RH (2) RH-COM-RSE - COMMUNICATION (1) RH-COM-RSE - DIR - RESP DEVELOPPEMENT RH (1) RH-COM-RSE - DIR - RESP PAIE - ADMIN DU PERSONNEL (5) RH-COM-RSE - PROJETS RH (3)

Supply Chain (30) Supply Chain (30) Supply Chain - ASSISTANT VENTES - LOGISTIQUE (14) Supply Chain - CHEF D'EQUIPE (2) Supply Chain - DIR - RESP TRANSIT TRANSPORT (1) Supply Chain - MAGASIN ENTREPOT (12) Supply Chain - RESP EXPLOITATION LOGISTIQUE (1)

Finance & Legal - Finance & Legal -Financial Control

Position title

Contract

Contractual hours

Full-time

The Aftermarket Controller is responsible for efficiently managing the full service and repair workflow from customer quotation through to job completion, invoicing, and feedback. Product Compactor and Cranes. The role ensures fast turnaround times, high customer satisfaction, strict safety compliance, and accurate administrative processes while supporting technicians, managing parts requirements, and controlling financial performance indicators such as labour recovery, WIP ageing, and rework.

Profile

To perform this job successfully, the appointed individual must be able to perform each essential duty / key performance areas satisfactorily. This list of key performance areas a summary of critical outcomes and is not exhaustive and may be changed / supplemented to accommodate business needs from time to time:

Customer Quotations & Order Management:

• Prepare and submit customer quotations within 4 hours of request.
• Follow up and obtain customer purchase orders within 24 hours of quote acceptance.
• Ensure no quotes remain outstanding for approval longer than 30 days.

Job Creation & Warranty Validation

• Open job cards on the system on the same day the customer order is received.
• Verify warranty status on the OEM system before assigning work to technicians.
• For warranty jobs, obtain the required order number/authorisation from OEM.
• Complete mandatory pre-dispatch safety and check sheets before sending a technician to site.
• Assign work to technicians within 12 hours of customer acceptance/PO.
• Monitor repair progress to ensure completion within 24 hours.
• Provide proactive communication to customers if repairs exceed the 24-hour turnaround time.
• Manage daily technician travel logs and repair hours; issue a weekly report to management.
• Control overtime and submit weekly overtime justification reports to management, ensuring overtime remains below 10 hours per week per technician.

Parts, Warranty Returns & Supplier Management

• Raise parts requests with the Parts Department where required.
• Ensure all faulty warranty components are marked, recorded, and returned to the OEM within 7 working days.
• Verify supplier invoices within 7 days for timely payment processing.
• Ensure all jobs are invoiced within 3 days of completion.
• Guarantee all service work completed in a month is invoiced within the same month.
• Prevent Work-in-Progress (WIP) from exceeding 60 days.
• Achieve labour recovery and minimise rework according to targets.

Reporting & Customer Care

• Prepare and submit monthly performance reports to management within 3 days of the new month.
• Resolve and close customer complaints within 1 working day.
• Uphold a high standard of customer service with no compromise on safety.