Sales & Admin Specialist - AI-Driven Ops & CRM

Oscart Group; Town of Belgium (WI); Remote; USD 50,000 - 70,000; Full time

Benefits offered by this job

Ruimte voor persoonlijke groei en ontwikkeling

Dynamische, ondernemende werkomgeving

Job summary

Oscart Group in de Verenigde Staten, Wisconsin, Town of Belgium zoekt een gestructureerde en proactieve medewerker voor administratieve en commerciële ondersteuning. De rol bevat taken van dossierbeheer tot het gebruik van digitale tools en AI voor procesoptimalisatie.

Met minimaal 2 jaar ervaring en sterke vaardigheden in Microsoft Office 365, en een vlotte talenkennis in het Nederlands, Frans en Engels, ben je de schakel tussen management, sales en operations in een dynamische, tech-gedreven omgeving.

Qualifications

• Minstens 2 jaar relevante werkervaring in een administratieve of commercieel ondersteunende rol.
• Affiniteit met en interesse in AI-tools voor procesoptimalisatie.
• Ervaring met databeheer.

Responsibilities

• Beheren van offertes en orders tot facturatie.
• Offertes opstellen en opvolgen richting closing.
• CRM-data actueel houden en beheren.

Skills

Sterke administratieve vaardigheden

Commercieel inzicht

Vlotte talenkennis: Nederlands, Frans, Engels

Education

Opleiding in Office Management of gelijkwaardig

Tools

Microsoft Office 365

CRM-systemen

Job description

Stasegem, Harelbeke Voltijds · Vast contract Bachelor of gelijkwaardig door ervaring

Op zoek naar een functie met echte impact? Wij zoeken een gestructureerde, proactieve en digitaal sterke medewerker die het hart vormt van onze commerciële en administratieve werking. Jij bewaakt processen, ondersteunt sales en zorgt dat alles naadloos verloopt van eerste contact tot afgeronde order. Je combineert sterke administratieve en organisatorische vaardigheden met commercieel inzicht en een feeling voor digitale tools en AI-toepassingen. Geen dag is hetzelfde, maar jij houdt altijd het overzicht.

Jouw missie

Jij bent de onmisbare schakel tussen management, sales en operations. Je bewaakt de volledige flow van lead tot closing, van aanvraag tot correcte oplevering, en zorgt dat geen enkele opportuniteit of taak door de mazen van het net glipt.

Jouw takenpakket

Administratie & Organisatie

• Dossierbeheer van offerte en order tot facturatie
• Facturen verwerken, contracten voorbereiden en opvolgen
• Professioneel telefonisch onthaal en doorschakelen in NL, FR en EN
• Eerste lijn support voor klanten
• Ondersteuning van management en collega's op maat van de noden

Sales Support & Commerciële Opvolging

• Nieuwe commerciële opportuniteiten aanmaken en structureren vanuit leadgeneratie
• Offertes opstellen, opvolgen en bewaken richting closing
• Binnenkomende orders verwerken en correct klaarzetten
• Demo's en commerciële afspraken coördineren
• Structuur, deadlines en opvolging bewaken in het volledige salesproces
• Zorgen dat geen enkele opportuniteit verloren gaat

Digitale Tools & AI-toepassingen

• CRM-data up-to-date houden, structureren en actief beheren
• AI-tools inzetten voor procesautomatisering, slimme opvolging en rapportages
• Actief meedenken over digitale workflows en procesoptimalisatie
• Werken met tools zoals Office 365, CRM-systemen en projectopvolging

Communicatie & Marketing (ondersteunend)

• Ondersteuning bij communicatie naar klanten, leveranciers en partners
• Meehelpen bij het posten van content en opvolgen van digitale kanalen
• Toevoegingen en onderhoud van de website zodat deze steeds up-to-date en actueel blijft
• Documentatie opstellen en ter beschikking stellen voor interne en externe communicatie

Je hebt

• Een opleiding in Office Management, Management Assistent, Communicatie of gelijkwaardig door ervaring
• Minstens 2 jaar relevante werkervaring in een administratieve of commercieel ondersteunende rol
• Sterke kennis van Microsoft Office 365 en Teams
• Ervaring met CRM-systemen of databeheer
• Affiniteit met en interesse in AI-tools voor procesoptimalisatie
• Vlotte talenkennis: vloeiend Nederlands, werkkennis Frans en Engels

Jij bent

• Gestructureerd en nauwkeurig — je werkt met contracten, cijfers en deadlines
• Proactief en zelfstandig: jij wacht niet af, jij handelt
• Commercieel ingesteld en klantgericht in alles wat je doet
• Communicatief sterk: met technici, klanten én management
• Een echte teamplayer die graag meedenkt en ondersteunt
• Flexibel en hands-on: geen taak is te groot of te klein
• Discreet, betrouwbaar en verantwoordelijk

Wat bieden wij?

• Een sleutelrol binnen een professioneel en groeiend team
• Verloning in lijn met jouw profiel
• Ruimte voor persoonlijke groei, opleiding en ontwikkeling
• Een dynamische, ondernemende en tech-gedreven werkomgeving
• Zeer toegankelijke bedrijfslocatie in Stasegem, Harelbeke (nieuwbouw 2026–2027)