People Experience Specialist

PARTECH PARTNERS; Germany (OH); Hybrid; USD 69,000 - 104,000; Full time

Job summary

Oviva sucht eine/n People Experience Specialist (w/m/d) für Deutschland, der/die den gesamten Employee Lifecycle verantwortet und eng mit dem People Experience Team in Berlin und Potsdam zusammenarbeitet.

Sie arbeiten in einem dynamischen Umfeld, gestalten HR-Prozesse mit und sorgen für Compliance gemäß deutschem Arbeitsrecht. Relevante Erfahrung mit HR-Systemen und Payroll ist von Vorteil; 1–2 Tage pro Woche im Büro in Berlin/Potsdam sind vorgesehen.

Qualifications

• Mehrere Jahre HR-Erfahrung, idealerweise in generalistischer Rolle mit eigenem Verantwortungsbereich.
• Fundierte Kenntnisse im deutschen Arbeitsrecht (Kündigungsschutz, Mutterschutz, Arbeitszeugnisse).
• Payroll-Vorbereitungserfahrung und Verständnis von Steuer- und Sozialversicherungsrecht.
• Fließende Deutschkenntnisse, verhandlungssicheres Englisch; Stakeholder-Kommunikation.
• Erfahrung mit HR-Systemen (HiBob, Workday) und Ticketing-Tools (Freshdesk).

Responsibilities

• Eigenverantwortliche Betreuung des Employee Lifecycle in Deutschland: Onboarding, Offboarding, Verträge, Bescheinigungen.
• Vorbereitung, Prüfung und Ausstellung von Arbeitsverträgen gemäß deutschem Arbeitsrecht.
• Payroll-Schnittstelle, Zusammenarbeit mit Finance und externen Payroll-Dienstleistern.
• Interne Beratung zu HR-Richtlinien, Prozessen und Arbeitsrecht über Portale und Freshdesk.
• Dokumentation, Weiterentwicklung und Umsetzung globaler sowie lokaler HR-Prozesse.

Skills

HR-Erfahrung

Generalistische Rolle

Eigenverantwortung

Arbeitsrecht

Payroll & Compliance

Deutsch (Muttersprache)

Englisch (Unternehmenssprache)

HR-Systeme (HiBob, Workday)

Freshdesk

Tools

HiBob

Workday

Freshdesk

Job description

Warum Oviva?

Bei Oviva verfolgen wir die Mission, nachhaltige, personalisierte und klinisch wirksame Versorgung für alle zugänglich zu machen, während wir Europas führende KI-gestützte Plattform für die Behandlung chronischer Krankheiten aufbauen. Unsere digitalen Programme unterstützen Menschen dabei, gewichtsbedingte Erkrankungen in den Griff zu bekommen. Dabei konzentrieren wir uns auf das, was am wichtigsten ist: die Gesundheit zu verbessern, das Selbstvertrauen zu stärken und die Lebensqualität zu steigern.

Bis heute haben wir über eine Million Menschen in Großbritannien, der Schweiz und Deutschland unterstützt. Hinter unserer Mission steht ein engagiertes Team, das in vier Ländern tätig ist, einschließlich unseres Hubs in Polen. Jedes Gespräch, jede Coaching-Session und jede Zeile Code bringt uns einer gesünderen Zukunft näher.

Unsere Reise nimmt Fahrt auf: Im Jahr 2026 konnten wir uns eine Series-D-Finanzierung in Höhe von 200 Millionen Euro sichern, angeführt von Kinnevik und einer Gruppe führender globaler Investoren. Diese Investition treibt unsere nächste Wachstumsphase voran. Sie ermöglicht es uns, unsere KI-gestützte Plattform für chronische Krankheiten europaweit zu skalieren und noch mehr Menschen mit chronischen Erkrankungen zu unterstützen.

Komm zu uns und werde Teil des Teams, das diese Zukunft möglich macht!

Die Stelle

Als People Experience Specialist (w/m/d) bist du die zentrale HR-Ansprechperson für unser Deutschland-Team und arbeitest eng mit unserem People Experience Team in Berlin und Potsdam zusammen. Du verantwortest den gesamten Employee Lifecycle – von der Vertragserstellung und dem Onboarding bis hin zu Arbeitszeugnissen und Offboarding – und stellst sicher, dass alle Prozesse im Einklang mit dem deutschen Arbeitsrecht stehen. In einem dynamischen, schnell wachsenden Umfeld bringst du nicht nur fundierte HR-Erfahrung mit, sondern auch den Antrieb, Dinge aktiv zu verbessern: Du erkennst selbstständig, wenn Prozesse nicht mehr funktionieren, und machst einen konkreten Lösungsvorschlag – bevor jemand fragt. Du arbeitest auf Augenhöhe mit Stakeholdern aus Finance, Payroll und dem Management, trägst zur Weiterentwicklung globaler HR-Richtlinien bei und unterstützt dabei, eine rundum positive Employee Experience für alle Mitarbeitenden in Deutschland zu schaffen.

• Berufserfahrung: Mehrere Jahre Erfahrung im HR-Bereich – idealerweise als HR Specialist, Personalreferent:in oder in einer vergleichbaren generalistischen Rolle mit eigenem Verantwortungsbereich.
• Arbeitsrecht: Fundiertes Wissen im deutschen Arbeitsrecht (u. a. Kündigungsschutz, Mutterschutz, Arbeitszeugnisse) sowie sicherer Umgang mit der Erstellung und Prüfung von Arbeitsverträgen und HR-Dokumenten.
• Payroll & Compliance: Erfahrung in der Payroll-Vorbereitung sowie Kenntnisse im deutschen Steuer- und Sozialversicherungsrecht; Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Wirtschaftsprüfern und Finance-Teams von Vorteil.
• Sprachen: Fließende Deutschkenntnisse – idealerweise Muttersprache – sowie verhandlungssicheres Englisch (Unternehmenssprache).
• Eigenverantwortung: Du triffst Entscheidungen auf deinem Level selbstständig, fragst gezielt nach und eskalierst nur wenn nötig – du brauchst keine ständige Begleitung.
• Proaktivität: Du erkennst Prozessprobleme eigenständig und bringst strukturierte Lösungsvorschläge mit – idealerweise bevor jemand anderes es bemerkt.
• Systeme: Erfahrung mit HR-Systemen (z. B. HiBob, Workday) und Ticketing-Tools (z. B. Freshdesk) von Vorteil; hohe Lernbereitschaft bei neuen Tools.
• Flexibilität & Kultur: Ausgeprägte Teamorientierung, Freude an der Zusammenarbeit in einem internationalen Umfeld und die Bereitschaft, 1–2 Tage pro Woche im Berliner oder Potsdamer Büro zu arbeiten.

• Employee Lifecycle: Eigenverantwortliche Betreuung aller HR-administrativen Prozesse in Deutschland: Onboarding, Offboarding, Vertragsmanagement und Ausstellung von Bescheinigungen und Arbeitszeugnissen.
• Arbeitsrecht & Compliance: Vorbereitung, Prüfung und Ausstellung von Arbeitsverträgen und sonstigen HR-Dokumenten in Übereinstimmung mit dem deutschen Arbeitsrecht; Unterstützung bei Audits sowie steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Fragestellungen.
• Payroll: Sicherstellung einer reibungslosen Payroll-Vorbereitung und enge Zusammenarbeit mit Finance, externen Payroll-Dienstleistern und dem globalen People Team.
• Employee Support: Erste Ansprechperson für Mitarbeitende und Führungskräfte bei Fragen zu HR-Richtlinien, Prozessen und deutschem Arbeitsrecht – über unser People Portal, Freshdesk oder direkt.
• Prozesse & Richtlinien: Aktive Weiterentwicklung und Dokumentation globaler sowie lokaler HR-Prozesse und Richtlinien – auch wenn diese noch nicht existieren; schnelle Reaktion auf sich ändernde Anforderungen.
• People Portal & Self-Service: Pflege und Optimierung unseres People Portals sowie der Freshdesk-basierten HR-Kommunikation zur Stärkung von Mitarbeiter-Self-Service und Effizienz.
• Office & Events: Unterstützung beim Büromanagement sowie bei der Organisation interner Team-Events in Berlin und Potsdam.