PAYROLL SPECIALIST

Bio-Nuclear of Puerto Rico; San Juan (PR); On-site; USD 35,000 - 52,000; Full time

Job summary

Bio-Nuclear of Puerto Rico se encuentra en la búsqueda de un Responsable de nómina para preparar, procesar y auditar pagos y beneficios, asegurando aprobación por parte de Supervisión de Contabilidad y, en su ausencia, del Contralor o del Director Ejecutivo de Finanzas.

El candidato ideal tiene al menos tres años de experiencia en nóminas y un año en contabilidad general, dominio de Excel/ERP y disponibilidad para trabajar en Puerto Rico. Se requiere manejo de ADP.

Qualifications

• Experiencia mínima de tres años realizando funciones similares en nóminas y un año en tareas de Contabilidad general.
• Amplio dominio de las aplicaciones de Microsoft Windows: Word, Excel, Outlook; y sistemas financieros (ERP).
• Excelentes destrezas de comunicación verbal y escrita en inglés y español.

Responsibilities

• Preparar y procesar pagos de nómina para su aprobación dentro de las fechas definidas (salarios, comisiones, bonificaciones, reembolsos y estipendios).
• Verificar registros de asistencia y validar horas trabajadas, incluyendo horas extras, conforme a políticas y leyes aplicables.
• Reconciliar y contabilizar facturas y transacciones del servicio de nómina; asistir en cierres de mes y reportes para gerencia y reguladores.
• Mantener actualizados expedientes de nómina y procedimientos, y asegurar confidencialidad de la información de compensación.

Skills

Inglés y español (fluidez)

Capacidad para trabajar en equipo

Atención al detalle

Comunicación verbal y escrita

Education

Bachillerato en Administración de Empresas, concentración en Contabilidad, Finanzas o campo relacionado

Tools

ADP

ERP

Job description

DATOS GENERALES DEL PUESTO

Responsable de llevar a cabo las funciones relativas a los pagos de las nóminas y los procesos derivados de la misma. El titular prepara la nómina y asegura tener la aprobación de la misma por parte del Supervisor de Contabilidad; en su ausencia, al Contralor; y en ausencia de ambos, al Director Ejecutivo de Finanzas. Estas funciones aplican a Bionuclear of Puerto Rico, Inc. y todas sus compañías hermanas o afiliadas, referidas en lo prospectivo como “la Compañía”, “la Empresa” o Bionuclear.

• Preparar y procesar, para su aprobación, todos los pagos pertinentes a la nómina en las fechas definidas, tales como pago de salarios, comisiones, bonificaciones, reembolsos y estipendios, entre otros.
• Verificar los registros de asistencia de los empleados para validar el total de horas trabajadas, incluyendo el pago de horas extras, siguiendo las políticas corporativas, así como la legislación laboral aplicables.
• Registrar los descuentos aplicables a cada empleado, según requerido mediante ley y solicitado por el personal adscrito al departamento de Recursos Humanos.
• Validar en las cuentas bancarias que la compañía de nóminas realice los descuentos regulatorios como FICA, FUTA, entre otros, y que realice todos los pagos reglamentarios.
• Preparar trimestralmente las planillas del seguro por incapacidad, tales como el Seguro por Incapacidad no Ocupacional (SINOT) y el Seguro Social para Choferes (Choferil) y generar los pagos correspondientes; además, verificar las planillas y radicaciones que realiza el proveedor de servicios de nómina, incluyendo los comprobantes de retención anuales.
• Reconciliar las cuentas de Aflac Insurance y Fondos Unidos. En el caso de AFLAC, enviar el pago de manera electrónica y en el caso de Fondos Unidos, gestionarla con la unidad de Cuentas a Pagar.
• Conciliar y contabilizar las facturas del proveedor de servicios de nómina contra los cargos bancarios.
• Asistir en los cierres de mes. Someter todas las entradas relacionadas a nómina y hacer reconciliaciones de las cuentas relacionadas antes del día 10 de cada mes. Exportar al sistema financiero el archivo del sistema de nómina que recoge las transacciones de nómina.
• Auditar los balances de vacaciones y enfermedad para garantizar su acumulación correcta y alertar al personal correspondiente sobre balances que puedan proyectarse en exceso.
• Preparar y someter al administrador del plan 401(k), en cada nómina, las aportaciones y los pagos de préstamos, cuadrados contra el registro de nómina.
• Coordinar las fechas de transmisión de nómina acorde con el calendario de días feriados de manera que no se afecte el día de cobro.
• Reconciliar la factura del plan médico.
• Preparar, someter y pagar las planillas de la Corporación del Fondo del Seguro del Estado en las fechas requeridas.
• Recibir y auditar los reportes de gastos de los empleados y tramitar el reembolso a estos en caso de que aplique. De igual manera, solicitar el pago a estos si hay que reembolsarle a la compañía.
• Mantener actualizados el expediente de cada nómina y los procedimientos escritos del proceso.
• Revisar y validar la exactitud de la nómina antes de su aprobación.
• Procesar los cambios de empleo que afectan la nómina, tales como altas, bajas, liquidaciones y ajustes salariales.
• Administrar los balances y el uso de licencias conforme a las políticas de la Compañía y la legislación aplicable.
• Procesar las deducciones voluntarias e involuntarias, incluyendo embargos y órdenes de retención.
• Administrar las deducciones y aportaciones de los planes de beneficios y de retiro.
• Investigar, corregir y documentar discrepancias y errores de nómina.
• Preparar informes y análisis de nómina para la gerencia, los auditores y las agencias reguladoras.
• Atender las consultas de empleados y supervisores relacionadas con la nómina.
• Servir de enlace con los proveedores de servicios de nómina, retiro y beneficios.
• Velar por el cumplimiento de las leyes y reglamentos laborales y contributivos aplicables a la nómina.
• Recomendar e implantar mejoras a los procesos y controles de nómina.
• Mantener la confidencialidad y seguridad de la información de nómina.
• Establecer y mantener comunicación responsable, honesta, oportuna, profesional y cortés con supervisores, compañeros de trabajo dentro y fuera de su departamento, clientes, suplidores, y otras entidades en relación con los productos y servicios rendidos y/o facturados.
• Aportar activamente al mantenimiento de la misión y al logro de la visión de la compañía; y ejemplificar con su desempeño y conducta la filosofía de la cultura de eficiencia, los valores de Bionuclear y los principios de un servicio al cliente interno y externo de la más alta calidad.
• Cumplir de manera cabal y consistente con las políticas y procedimientos del departamento y de la empresa según publicados en el presente o sean promulgados en el futuro, incluyendo, pero sin limitarse al Manual del empleado.
• Recibir, canalizar y procesar correspondencia.
• Alertar al personal adscrito al departamento de Recursos Humanos sobre cualquier incongruencia o problema contrario a las políticas definidas, desde la perspectiva de nóminas.
• Archivar todos los documentos que requieran resguardo.
• Asistir al personal de la unidad de Contabilidad en las tareas que sean necesarias.
• Mantenerse al día en los desarrollos y mejores prácticas de su profesión.
• Participar en reuniones, comités y actividades organizacionales según sea necesario.
• Asistir al Contador, al Supervisor de Contabilidad, al Contralor, al Director Ejecutivo de Finanzas y a otros miembros del equipo de Finanzas en tareas propias al departamento.
• Asistir a reuniones, actividades de capacitación, desarrollo profesional, convenciones y adiestramientos, según sea requerido.
• Realizar otras tareas relacionadas al puesto según le sean asignadas.
• Otras tareas, según sean necesarias.

Bachillerato en Administración de Empresas, concentración en Contabilidad, Finanzas o campo relacionado.

Experiencia mínima de tres años realizando funciones similares en nóminas y un año en tareas de Contabilidad general.

• Amplio dominio de las aplicaciones de Microsoft Windows: Word, Excel, Outlook; y sistemas financieros (ERP)
• Amplio conocimiento de las regulaciones estatales y federales sobre el pago de horas y salarios
• Amplio conocimiento de los procesos de nómina y ciclo de Contabilidad
• Amplio dominio de plataformas de nómina y de tiempo y asistencia (actualmente, ADP)
• Excelentes destrezas de comunicación verbal y escrita en inglés y español
• Excelentes destrezas de servicio al cliente
• Capacidad para concentrarse y realizar análisis profundos
• Excelentes habilidades para trabajar en equipo
• Habilidad para trabajar bajo presión
• Habilidad para establecer prioridades
• Habilidad para trabajar varias tareas simultáneamente y cumplir con fechas límites
• Capacidad para dar seguimiento profesionalmente y lograr los resultados esperados
• Buen manejo de sus emociones
• Buena atención al detalle
• Adaptabilidad ante los cambios
• Habilidad para mantener bajo estricta confidencialidad toda información de compensación, sensitiva y financiera del negocio, sus componentes y constituyentes de la que advenga en conocimiento durante el desempeño de sus funciones, que no sea publicada.

La información aquí contenida resume la naturaleza general de las competencias y el grado de complejidad de las funciones establecidas para el personal que desempeña este puesto. Su contenido no debe interpretarse como un inventario exhaustivo de todas las funciones, tareas y responsabilidades del puesto. Otras tareas podrían ser añadidas o las existentes podrían ser modificadas según lo estipule la compañía.

Somos un patrono con Igualdad de Oportunidades en el Empleo y tomamos acción afirmativa para reclutar Veteranos(as) Protegidos(as) y Personas con Discapacidad. Patrono con igualdad de oportunidades en el empleo. Todos(as) los(as) solicitantes calificados(as) recibirán consideración para empleo sin distinción de raza (incluyendo peinados protegidos), color, religión, sexo, embarazo, orientación sexual, identidad de género, origen nacional, edad, estatus como veterano(a) protegido(a), estatus militar, discapacidad física o mental o cualquier otra condición protegida por leyes locales o federales. IOE/Acción Afirmativa para Veteranos(as) /Personas con Discapacidad.