Payroll Specialist

Smart Option Search; San Juan (PR); On-site; USD 42,000 - 66,000; Full time

Job summary

Smart Option Search en Puerto Rico busca un Especialista en Nómina para gestionar el procesamiento de nómina y tareas derivadas. La persona ideal coordinará pagos, deducciones y reportes, asegurando cumplimiento con FICA, FUTA y regulaciones estatales.

Responsable de verificar horas, gestionar ADP y planillas, y preparar informes de nómina y beneficios; además apoyará cierres mensuales y auditorías de 401(k). Se exige Bachillerato y al menos 3 años en nómina.

Qualifications

• Titulación universitaria en Administración de Empresas, Contabilidad, Finanzas o campo relacionado.
• Al menos 3 años en nómina y 1 año en Contabilidad general.
• Fuertes habilidades de comunicación en inglés y español.
• Dominio de Windows (Word, Excel, Outlook) y sistemas ERP/nómina.
• Conocimiento de regulaciones estatales y federales sobre horas y salarios.
• Experiencia con la plataforma ADP de nómina.
• Conocimiento de ciclo de nómina y procesos contables.
• Capacidad para reconciliar cuentas relacionadas con nómina.

Responsibilities

• Procesar todos los pagos de nómina: salarios, comisiones, bonificaciones, reembolsos y estipendios.
• Verificar registros de asistencia y horas trabajadas, incl. horas extra.
• Registrar y aplicar descuentos conforme a la legislación y políticas.
• Asegurar pagos regulatorios (FICA, FUTA).
• Preparar y gestionar planillas de seguro por incapacidad trimestrales y pagos.
• Conciliar cuentas de Aflac y Fondos Unidos.
• Administrar la factura de ADP.
• Apoyar cierres de mes y conciliaciones de nómina.
• Auditar y generar informes de aportaciones a 401(k).
• Coordinar fechas de transmisión de nómina conforme a días feriados.
• Conciliar factura del plan médico.
• Preparar y pagar planillas de la Corporación del Fondo del Seguro del Estado.
• Gestionar reportes de gastos y reembolsos.
• Mantener comunicación profesional con todos los niveles, clientes y proveedores.
• Contribuir a la misión y altos estándares de servicio.

Skills

Payroll processing

Attention to detail

Communication skills

Bilingual English/Spanish

Education

Bachelors in Business/Accounting/Finance

Tools

ADP

Excel

ERP systems

Time & Attendance systems

Job description

Descripción del Puesto:

Estamos en busca de un Especialista en Nómina, la persona seleccionada será responsable de manejar todos los aspectos relacionados con el procesamiento de nómina y las funciones derivadas de la misma.

Responsabilidades Esenciales:

• Procesar todos los pagos pertinentes a la nómina, incluidos salarios, comisiones, bonificaciones, reembolsos y estipendios.


• Verificar los registros de asistencia y validar el total de horas trabajadas, incluyendo horas extras.


• Registrar y aplicar descuentos de acuerdo con la legislación laboral y políticas corporativas.


• Validar y asegurar el cumplimiento de los pagos regulatorios, como FICA y FUTA.


• Preparar y gestionar trimestralmente las planillas del seguro por incapacidad y realizar los pagos correspondientes.


• Reconciliar cuentas relacionadas con Aflac Insurance y Fondos Unidos.


• Administrar y contabilizar la factura de ADP.


• Asistir en los cierres de mes, incluyendo la reconciliación de cuentas relacionadas con nómina.


• Auditar y generar informes de aportaciones al 401(K).


• Coordinar fechas de transmisión de nómina para asegurar el cumplimiento con el calendario de días feriados.


• Reconciliar la factura del plan médico.


• Preparar, someter y pagar las planillas de la Corporación del Fondo del Seguro del Estado.


• Gestionar reportes de gastos de empleados y procesar reembolsos o pagos necesarios.


• Mantener comunicación profesional y efectiva con todos los niveles de la organización, clientes y proveedores.


• Contribuir al logro de la misión y visión de la compañía, ejemplificando la filosofía de eficiencia y altos estándares de servicio.

Responsabilidades Adicionales:

• Canalizar y procesar correspondencia.


• Alertar al personal de Recursos Humanos sobre incongruencias en las políticas de nómina.


• Archivar documentos y asistir en tareas relacionadas con Contabilidad.


• Mantenerse actualizado en mejores prácticas de la profesión.


• Apoyar a los miembros del equipo de Finanzas en tareas relacionadas.


• Preparación Académica: Bachillerato en Administración de Empresas, Contabilidad, Finanzas o campo relacionado.


• Experiencia Profesional: Mínimo tres años en funciones similares de nómina y al menos un año en Contabilidad general.


• Amplio dominio de las aplicaciones de Microsoft Windows: Word, Excel, Outlook; y sistemas financieros(ERP).


• Amplio conocimiento de las regulaciones estatales y federales sobre el pago de horas y salarios.


• Amplio conocimiento de los procesos de nómina y ciclo de Contabilidad.


• Amplio dominio de plataformas de nómina y de tiempo y asistencia (actualmente, ADP).


• Excelentes destrezas de comunicación verbal y escrita en inglés y español