Operador Único de Viajes y Eventos
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Job summary
Qualifications
- 4+ años operando viajes corporativos y/o eventos (MICE).
- Disponibilidad inmediata y sin restricciones de horario en días de evento.
- Experiencia coordinando TMC/host/consolidador.
Responsibilities
- Gestión integral de solicitudes de viajes y eventos.
- Reservas y emisión de itinerarios.
- Operación de eventos (MICE) y control de incidencias.
Skills
Tools
Job description
Estamos lanzando la agencia in‑house de Viajes y Eventos para centralizar y profesionalizar todos los desplazamientos y producciones corporativas. Iniciamos la operación con una persona operadora única y disponibilidad inmediata, responsable de poner en marcha los procesos, SLAs y KPIs, negociar con aerolíneas, hoteles, venues y proveedores, y asegurar la ejecución 24/7 durante los eventos. La misión es elevar la experiencia del usuario, maximizar el ahorro y garantizar seguridad y cumplimiento. Es una oportunidad de construir desde cero un programa con alta autonomía, visibilidad ejecutiva y métricas claras de impacto.
Misión del puesto: Ejecutar, de principio a fin, los viajes corporativos y eventos, garantizando seguridad, calidad, ahorro y cumplimiento de política, actuando como punto único 24/7 durante la ejecución de los viajes o eventos, asegurando una experiencia consistente para los usuarios participantes.
- Gestión integral de solicitudes de viajes y eventos: recepción, priorización P1/P2/P3, cotización (2-3 opciones comparables), aprobaciones y confirmaciones
- Reservas y emisión: coordinación con Travel Management Company (TMC), host/consolidador (y/o GDS si aplica), registro de PNR, políticas de cambio, entrega de itinerarios y vouchers
- Sourcing y coordinación de proveedores: hoteles (LRA/NRA), venues, AV (sonido, video, iluminación, producción técnica), catering, transporte, DMC; negociación de condiciones, amenities y SLAs 24/7
- Operación de eventos (MICE): minuta T‑1 semana, checklist de montaje, coordinación on‑site, control de tiempos y bitácora de incidencias
- Cambios y emergencias: asegurar primero, optimizar después; comunicación con viajero/organizador y HQ; resolución en ventana comprometida
- Cierre y administración: conciliación de facturas, control de créditos aéreos, no‑shows y cargos; archivo digital por proyecto
- Reporting y mejora continua: tableros por evento o viaje con KPIs y SLAs, análisis de ahorro vs. tarifa pública y propuestas de optimización
- Cumplimiento: política de viajes/eventos, tratamiento de datos personales, seguridad y requisitos internos de compras/finanzas
- FRT (First Response Time): ≤15 min laboral / ≤30 min fuera de horario
- TTR (Time to Resolution): P1 ≤24-48 h; P2 2-7 días; P3 >7 días
- Ahorro promedio: TBD% vs. tarifa pública (vuelos + hoteles)
- Uso de proveedores preferentes: ≥80% de noches/vuelos
- Cumplimiento de política: ≥85% de transacciones
- NPS Net Promoter Score: ≥60
- Incidencias críticas resueltas durante evento: ≥95%
- Reuso de créditos aéreos: ≥80% antes de vencimiento
- Exactitud de facturación/conciliación: ≥98%
- Documentación de eventos: 100% con minuta T‑1 y post‑mortem ≤72 h
Ubicación: Preferencia por radicar en el centro del continente americano o con máximo dos horas de diferencia con GMT-6.
Disponibilidad: Inmediata; horarios extendidos durante eventos y viajes.
Idiomas: Español e inglés fluido.
Viajes: Disponibilidad para viajar; pasaporte y visas vigentes.
- 4+ años operando viajes corporativos y/o eventos (MICE)
- Español e inglés fluido; comunicación escrita impecable
- Disponibilidad inmediata y sin restricciones de horario en días de evento
- Pasaporte y visas vigentes; disponibilidad para viajar
- Experiencia coordinando TMC/host/consolidador y negociando con hoteles/venues/AV/transporte
- Dominio de herramientas de productividad (Google/Microsoft), gestor de tickets/tareas y WhatsApp Business
- Rigurosidad administrativa: cotizaciones comparativas, conciliación, control de créditos/no‑shows
- Conocimiento práctico de políticas de viajes, duty of care y protección de datos personales
- Alta organización, comunicación clara y resolución de problemas; disponibilidad extendida en días de evento
- Manejo de GDS (Amadeus/Sabre) y OBT; nociones de IATA/ARC
- Métricas y tableros en Sheets/Data Studio/BI
- Producción de eventos híbridos/streaming y coordinación de AV
- Criterios ESG aplicados a viajes/eventos (p. ej., proveedores sostenibles)
- Organización y priorización
- Resolución de problemas bajo presión y toma de decisiones
- Orientación al cliente y comunicación clara
- Negociación y gestión de proveedores
- Disciplina operativa y foco en datos/KPIs
- Senioridad: Director
- Tipo de empleo: Tiempo completo
- Función: Atención al cliente
- Industria: Servicios de IT
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