Office Manager: Allrounder für Organisation & Kommunikation

Officemedia; München; Hybrid; USD 46,854 - 64,425; Full time

Benefits offered by this job

Kostenloses Mittagessen

ÖPNV-Kostenübernahme

Business-Smartphone

Job summary

Officemedia sucht einen Office Manager:in für unseren neuen Standort in München. In dieser Rolle bist du der Dreh- und Angelpunkt für das Office & Culture Management und kümmerst dich um Anfragen, Büroorganisation, und Rechnungswesen.

Wir bieten ein hybrides Arbeitsumfeld, kostenlose Mittagessen und ein Business-Smartphone. Du arbeitest in einem dynamischen, jungen Team, das innovative Arbeitsumgebungen schafft und durch KI unterstützt wird.

Qualifications

• Mindestens 2 Jahre Erfahrung im Office Management.
• Grundlagen des Rechnungswesens, einschl. Angebote und Rechnungen.
• Pragmatische und zuverlässige Entscheidungsfähigkeit.

Responsibilities

• Erste Anlaufstelle für Anfragen am Standort München.
• Koordination von Reisen, Besuchen und Büro-Beschaffung.
• Unterstützung bei Angeboten und Rechnungen.

Skills

Selbstdisziplin

Starke Kommunikation

Problemlösung

Deutsch sehr gut

Englisch solide (A2+)

Education

Kaufmännische Ausbildung

Job description

Du hältst unserem Team den Rücken frei und gibst unserem neuen Standort Struktur. Als Office Manager:in bist du Dreh- und Angelpunkt für Office & Culture Management – mit klarem Blick für Prioritäten, sauberer Organisation und Freude
am Umgang mit Menschen.

Deine Aufgaben

• Erste Anlaufstelle für Anfragen am Standort München
• Office-Allrounder:in: Besucher- und Kundenkommunikation, Reiseplanung, Office-Beschaffung, Termin- und Raumkoordination und Kommunikation mit
  unserer Zentrale in Wien.
• Rechnungswesen light: Unterstützung bei Angeboten, Aufträgen, Rechnungen, Lieferscheinen, Mahnwesen
• Schnittstelle zur Assistenz der Geschäftsführung in Wien & zum Operations Management – du hältst Informationen zusammen und Prozesse am Laufen
• Erfahrung im Office Management inkl. Grundlagen des Rechnungswesen (Angebote/Aufträge/Rechnungen/Lieferscheine/Mahnwesen)
• Kaufmännische Ausbildung
• Selbstdisziplin, Selbstorganisation & selbstständiges Arbeiten – du entscheidest pragmatisch und zuverlässig
• Starke Kommunikation & Problemlösung, diskretes und souveränes Auftreten
• Deutsch sehr gut, Englisch solide (A2+)
• Nice to have: Nähe/Netzwerk zu Büro-Projektentwicklern, Generalentwicklern, Immobilien- oder Architekturbüros

Warum OFFICEMEDIA.

OFFICEMEDIA liefert das digitale Innenleben fürs smarte Bürogebäude – herstellerneutral, 360°, von Beratung bis Betrieb. Mit unserer OM DIGITAL CODE Methode und echten Use Cases im House of Communication gestalten wir hybride Arbeitsumgebungen, die weniger Fläche, aber mehr Qualität bieten.

Du arbeitest in einem starken, jungen, langjährig eingespielten Team, das Kollaboration lebt.

Dein Rahmen:

• Top-Arbeitsplatz im House of Communication München (Restaurant, Barista, Fun-Areas u. v. m.)
• Hybrides Arbeiten & flexible Zeiten
• „Office & Lunch“: kostenloses Mittagessen
• ÖPNV-Kostenübernahme
• Business-Smartphone (auch privat nutzbar)
• Flache Hierarchien, Gestaltungsspielraum, Weiterentwicklung in einem wachsenden DACH-Setup

„Wir sind ein kleines, stark wachsendes Team in München – mit der Unterstützung unserer Muttergesellschaft in Wien. Wir arbeiten oft unkonventionell, schnell und gut strukturiert, unterstützt durch KI-Tools, die uns Routinearbeit abnehmen. So bleibt Raum für Kreativität, Verbesserungen und klare Kommunikation – nach innen wie nach außen, immer mit Kundenfokus. Wir sind kein klassisches KMU, sondern leben die Zukunft der Arbeit, die wir für unsere Kunden mit digitaler Technik gestalten.“

Ihr Profil bei LinkedIn (falls vorhanden)

Für welche Stelle möchten Sie sich bewerben? * Alternativ: Initiativbewerbung

Bewerbungsunterlagen Drag & Drop Files, Choose Files to Upload Du kannst bis zu 3 Dateien hochladen. Motivationsschreiben, Lebenslauf und/oder Referenzen (als PDF, max. 15 MB pro File)