Leitung Creative Operations

inBeat Agency; United States; A distancia; USD 120.000 - 180.000; Jornada completa

Ventajas ofrecidas por este puesto de trabajo

Unbegrenzte Urlaubstage

Remote-Arbeit

Flexible Arbeitszeiten

Globale Teamgröße

Direkte Zusammenarbeit mit COO & CCO

Descripción de la vacante

inBeat Agency sucht eine Leitung Creative Operations, die das operative Rückgrat des Delivery-Bereichs aufbaut und verantwortet. Du entwickelst robuste Systeme für UGC- und Influencer-Teams und sicherst Infrastruktur, damit Editor:innen, Designerinnen und Paid-Media-Spezialist:innen exzellente Arbeit liefern.

Du führst 2–3 Operations-Manager, schaffst skalierbare Workflows, klare Dokumentationen und den Tech-Stack (Airtable, ClickUp, Notion, Make/Zapier/N8N, Claude, Fathom, G-Suite).

Formación

• Nachweisliche Leitung von Creative Ops oder Agency Operations in einer großen Agentur (mindestens 100+ Mitarbeitende).
• Fundiertes Verständnis dafür, wie kreative Delivery-Funktionen arbeiten – UGC, Video, Design, Paid Media, Influencer Marketing.
• Nachweisliche Erfolge beim Aufbau nutzbarer Systeme und Prozesse.
• Sehr gute Kenntnisse von PM-/Operations-Tools wie Airtable, ClickUp, Notion, Make/Zapier/N8N.

Responsabilidades

• Die operativen Systeme von inBeat in 7 Delivery-Funktionen prüfen, zusammenführen und neu aufbauen: UGC, Video Editing, Design, Influencer Marketing, Creative Strategy & Copywriting, Paid Media und Project Management
• Ein Team aus 2–3 Operations Managern aufbauen und leiten, die in diesen Delivery-Funktionen arbeiten
• Skalierbare Workflows, Dokumentationen und Tools entwickeln und implementieren, die mit dem Team mitwachsen
• Den operativen Tech-Stack von inBeat verantworten und standardisieren (Airtable, ClickUp, Notion, Make/N8N/Zapier, Claude, Fathom, G-Suite)
• Eng mit Abteilungsleitungen zusammenarbeiten, um operative Herausforderungen zu verstehen und in Systeme zu übersetzen
• Prozesse für Intake, Übergaben, Qualitätssicherung und Eskalationen aufbauen
• Dokumentationen und Schulungsressourcen erstellen
• Operative Engpässe in der Delivery-Organisation erkennen und beseitigen

Conocimientos

Creative Ops leadership

Agency operations

UGC delivery

Influencer marketing

Video & Design delivery

Project management

Systematisierung

Communication with leads

Herramientas

Airtable

ClickUp

Notion

Make/Zapier/N8N

Claude

Fathom

G-Suite

Descripción del empleo

Über uns

inBeat ist eine Performance-Creative-Agentur. Wir sind Teil des Fieldtrip-Portfolios, zu dem auch Content Allies, Creative Milkshake und AAG gehören. Wir entwickeln Kampagnen für Consumer- und B2B-Marken in Kanada und den USA, die messbare Ergebnisse erzielen.

Wir wachsen schnell. Unsere Delivery-Organisation wird stark ausgebaut. Und wir brauchen jemanden im Operations-Bereich, der Systeme aufbauen kann, die all das zusammenhalten, ohne dass etwas aus dem Ruder läuft.

Die Rolle

Wir suchen eine Leitung Creative Operations, die das operative Rückgrat des gesamten Delivery-Bereichs von inBeat aufbaut und verantwortet. Von der Entwicklung robuster Systeme für unsere UGC- und Influencer-Teams bis zum Aufbau der Infrastruktur, mit der unsere Videoeditor:innen, Designer:innen, Paid-Media-Spezialist:innen und Creative Strategists ihre beste Arbeit leisten können: Du sorgst dafür, dass unser Team stolz auf unsere Operations ist.

Du kommst zu einer schnell wachsenden Agentur mit 200+ Mitarbeitenden, die bis 2027 auf 300–400+ anwachsen soll. Unsere Systeme und Tools haben sich schnell entwickelt, aber nicht immer aufgeräumt. Deine Aufgabe ist es, Klarheit, Einheitlichkeit und skalierbare Strukturen zu schaffen, ohne unsere schnelle Arbeitsweise auszubremsen.

Du berichtest an unseren COO, arbeitest eng mit unserem Chief Creative Officer zusammen und baust gemeinsam mit uns ein Team aus 2–3 Operations Managern auf.

Es handelt sich um eine Vollzeitstelle, vollständig remote, bei der du von überall aus arbeiten kannst.

Deine Aufgaben

• Die operativen Systeme von inBeat in 7 Delivery-Funktionen prüfen, zusammenführen und neu aufbauen: UGC, Video Editing, Design, Influencer Marketing, Creative Strategy & Copywriting, Paid Media und Project Management

• Ein Team aus 2–3 Operations Managern aufbauen und leiten, die in diesen Delivery-Funktionen arbeiten

• Skalierbare Workflows, Dokumentationen und Tools entwickeln und implementieren, die mit dem Team mitwachsen

• Den operativen Tech-Stack von inBeat verantworten und standardisieren (Airtable, ClickUp, Notion, Make/N8N/Zapier, Claude, Fathom, G-Suite) und klar festlegen, welche Tools wir nutzen, wie und wo wir sie einsetzen

• Eng mit den Abteilungsleitungen (UGC, PM, Performance Creative, Influencer Marketing, Paid Media, Video Editing, Design) zusammenarbeiten, um ihre operativen Herausforderungen zu verstehen und in Systeme zu übersetzen, die echte Probleme lösen

• Prozesse für Intake, Übergaben, Qualitätssicherung und Eskalationen aufbauen, damit 100+ Teammitglieder aufeinander abgestimmt bleiben, ohne dass dafür ein ständiger Managementaufwand nötig ist

• Dokumentationen und Schulungsressourcen erstellen, damit neue Mitarbeitende schneller eingearbeitet werden und sich leichter zurechtfinden

• Operative Engpässe in der Delivery-Organisation erkennen und beseitigen, bevor sie zu Bränden werden

Das bringt du mit

• Nachgewiesene Erfahrung in der Leitung von Creative Ops oder Agency Operations in einer größeren Agentur (mindestens 100+ Mitarbeitende)

• Fundiertes Verständnis davon, wie kreative Delivery-Funktionen arbeiten, darunter UGC, Video, Design, Paid Media und Influencer Marketing, und nicht nur ein oder zwei davon

• Nachweisliche Erfolge beim Aufbau von Systemen und Prozessen, die Teams tatsächlich nutzen und schätzen

• Sehr gute Kenntnisse von Projektmanagement- und Operations-Tools wie Airtable, ClickUp, Notion, Make/Zapier/N8N oder vergleichbaren Tools

• Systemorientierte Denkweise: Du kannst das gesamte operative Bild erfassen und in klare, gut dokumentierte Prozesse übersetzen

• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, mit denen du Vertrauen und Rückhalt bei Abteilungsleitungen aus verschiedenen kreativen Fachbereichen aufbaust

• Du fühlst dich in wachstumsstarken, uneindeutigen Umgebungen wohl und kannst Strukturen schaffen, ohne dass vorher alles geklärt sein muss

Nicht erforderlich, aber ein Plus, wenn du außerdem Folgendes mitbringst

• Erfahrung mit Finance Operations, HR Operations oder IT Operations im Backend einer Agentur

• Vertrautheit mit KI-gestützten Operations-Tools

• Erfahrung mit der Skalierung einer Agentur von 100 auf 200+ Mitarbeitende

• Hintergrund in Performance Marketing, Influencer Marketing oder Paid-Media-Operations

Warum bei uns arbeiten?

• Wenig Bürokratie, viel Eigenverantwortung. Du musst nicht erst um Erlaubnis bitten, um Dinge zu verbessern

• Vollständig remote, mit der Möglichkeit, von überall aus zu arbeiten

• Flexible Arbeitszeiten

• Unbegrenzte freie Tage und Krankheitstage

• Fünf schnell wachsende Unternehmen in einem Portfolio

• 200+ Teammitglieder weltweit

• Direkte Zusammenarbeit mit dem COO und Chief Creative Officer

• Dynamisches, unternehmerisches Umfeld

• Die meisten Systeme werden gerade neu aufgebaut. Das ist eine praxisorientierte Rolle, in der deine Arbeit zum neuen Standard wird