(Senior) Operations Manager in Remote E-Commerce Agentur (m/w/d) · Remote

United States Digital Space LLC; United States; Remote; USD 90,000 - 120,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

Vollständige Remote-Arbeit

Weiterbildungsbudget

Laptop/Homeoffice-Ausstattung

Betriebliche Altersvorsorge

Team-Events & Workations

Job summary

EVOLVE sucht eine erfahrene Operations-Persönlichkeit, die Prozesse optimiert und das Team mit klaren Abläufen unterstützt. Du treibst Automationen voran und baust KPIs auf, um den CEO-Reportings gerecht zu werden.

Du arbeitest remote, koordinierst mehrere Fachbereiche und setzt Tools wie Claude, Make, n8n, ClickUp oder Asana gezielt ein, um Effizienz und Skalierbarkeit zu steigern.

Qualifications

• Mehrjährige Erfahrung im Projektgeschäft oder Prozessmanagement, idealerweise im Agentur- oder E-Commerce-Umfeld.
• Kenntnisse von Projektmanagement-Tools wie ClickUp oder Asana sowie Automations-Tools wie Make oder n8n.

Responsibilities

• Ziele operativ machen: Jahres- und Quartalsziele in konkrete Maßnahmen, Meilensteine und Checklisten übersetzen.
• Operative Abläufe innerhalb der Agentur steuern, ggf. auch in Finance und People Ops.
• Automationen: Neue Prozesse über Claude, Make und n8n einführen und umsetzen.
• Datenanalyse: KPI-Dashboards entwickeln und das OKR-System im Alltag betreiben.
• Engpässe im Tagesgeschäft identifizieren und an der Wurzel lösen.

Skills

Projektmanagement

Analytisches Denken

Selbstorganisation

Kommunikation

Datenanalyse

AI-Tools

Tools

ClickUp

Asana

Make

n8n

Google Sheets

Excel

Job description

Das ist dein Job bei unsDu möchtest die operativen Systeme einer wachsenden Agentur verantworten und Prozesse bauen, die auch ohne dich funktionieren? Operations ist bei EVOLVE der Hebel, der das ganze Team schneller macht. Deine Aufgabe ist es, dafür zu sorgen, dass Ziele, Prozesse und Automationen im Alltag perfekt ineinandergreifen.

Wie dein Arbeitsalltag aussehen kann:Im wöchentlichen Check-in fällt dir auf, dass drei Quartalsprojekte seit zwei Wochen stillstehen. Du fragst nicht nach dem Status, sondern schaust dir den Prozess dahinter an. Gemeinsam mit dem Teamlead gehst du den Ablauf durch: Die Zahlen liegen verteilt an 3 unterschiedlichen Orten und müssten jeden Montag von Hand zusammengetragen werden. Kein Wunder, dass es nicht passiert.

Du baust den Ablauf neu. Es entsteht ein Workflow mit klaren Verantwortlichen und Fristen, die Zahlen laufen automatisiert in ein Dashboard. Umgesetzt mit unserem Prozess-Team.

Im Reporting an die Geschäftsführung liegt der Zielfortschritt jetzt jede Woche auf dem Tisch. Einen Tag später nimmst du dir schon den nächsten Bottleneck vor. Nicht weil sich jemand beschwert, sondern weil dir ineffiziente Abläufe von selbst auffallen.

Genau das ist der Job.

Wofür wir arbeitenWir sind einer der führenden ganzheitlichen Wachstumspartner für E-Commerce-Brands im DACH-Raum.

Denn was wir immer wieder sehen: Agenturen und Dienstleister betreuen Brands nischig und siloartig, Kanal für Kanal, ohne Blick aufs Ganze. Dabei bleiben enorme Potenziale auf der Strecke.

Wir verstehen uns deshalb nicht als Dienstleister, sondern als Teil des Unternehmens unserer Kunden. Dafür arbeiten bei EVOLVE 30 Spezialisten in sechs Fachbereichen zusammen, vollständig remote seit Tag 1. Weekly Recaps, Coffee Chats und Team-Events sorgen dafür, dass Remote bei uns kein Einzelkämpfertum bedeutet.

So funktioniert Operations bei EVOLVENur Prozesse, die nachgehalten werden, haben Wirkung. Diese Rolle lebt deshalb vom Tagesgeschäft und von Details, nicht von reiner Strategiearbeit. Genau darin liegt ihr Hebel.

• Ziele bis in den Alltag. Jahres- und Quartalsziele werden zu Maßnahmen, Meilensteinen und Check-ins, die wirklich stattfinden

• Automation statt Handarbeit. Was zweimal manuell passiert, läuft danach über Make, n8n oder Claude

• KI als Werkzeug im Alltag. AI ersetzt bei uns niemanden. Jeder nutzt KI wie einen Junior an seiner Seite, um besser und effizienter zu arbeiten

• Das EVOLVE OS hält all das zusammen. Ziele, Prozesse, Automationen und KI sind bei uns kein Flickenteppich, sondern ein System hinter unserer Dienstleistung. Du sorgst dafür, dass es im Alltag funktioniert und laufend besser wird

Was dich hier erwartet

• Ziele operativ machen: Du übersetzt Jahres- und Quartalsziele in konkrete Maßnahmen, Meilensteine und Checklisten. So bleibt die Strategie im Alltag greifbar

• Operative Abläufe: Du steuerst die Abläufe innerhalb der Agentur, bei Bedarf zusätzlich in Finance und People Ops, von Rechnungswesen bis Onboarding

• Automationen: Du führst neue Automationen und Prozesse über Claude, Make und n8n ein. Du setzt selbst um oder mit Unterstützung unseres Teams

• Datenanalyse: Du entwickelst KPI-Dashboards und Übersichten dort, wo sie gebraucht werden, und betreibst das OKR-System im Alltag mit Check-ins und Remindern

• Bottlenecks: Zusammen mit den Teamleads gehst du Engpässe im Tagesgeschäft durch und löst sie an der Wurzel, nicht mit einem Pflaster

Deine Rolle und deine Ressourcen: Du arbeitest mit den Teamleads aller sechs Fachbereiche auf Augenhöhe, ohne sie disziplinarisch zu führen. Für die technische Umsetzung von Automationen steht dir unser AI- und Prozess-Team zur Seite. Du entscheidest, was gebaut wird.

Das solltest du mitbringen

• Mehrjährige Erfahrung im Projektgeschäft oder Prozessmanagement, idealerweise im Agentur- oder E-Commerce-Umfeld

• Du kennst Projektmanagement-Tools wie ClickUp oder Asana und verstehst Automation-Tools wie Make oder n8n

• Analytisches und systemisches Denken mit Controlling-Grundlagen. Du siehst nicht nur die Kennzahl, sondern auch, was dahinter steckt

• Klare, strukturierte Kommunikation nach innen und außen. Du arbeitest mit Teamleads auf Augenhöhe an ihren Prozessen

• Sicherer Umgang mit Google Tabellen und Excel für Auswertungen und Datenstrukturen

• Hohe Affinität für AI-Tools wie Claude und ChatGPT. Du nutzt sie, um Systeme zu bauen und Probleme zu lösen, nicht nur um Texte zu erstellen

• Sehr gute Selbstorganisation, weil wir vollständig remote arbeiten

Der Rahmen

• Klare Entwicklungsperspektive Richtung Head of Operations

• 100 % Remote, kein Hybrid-Kompromiss

• 30 Tage Urlaub

• Zweimal jährlich Team-Events und Workations, in Person und an wechselnden Orten

• Wöchentliche Team-Recaps und Coffee Chats, damit Remote nicht heißt, den ganzen Tag allein zu arbeiten

• Betriebliche Altersvorsorge, Jobrad und Firmenfitness über Wellpass

• Steuerfreier Sachbezug von 50 € monatlich als Gutschein deiner Wahl

• Laptop deiner Wahl und hochwertige Homeoffice-Ausstattung

• Weiterbildungsbudget sowie interne und externe Quellen und Mentoren an deiner Seite

• Voller Zugriff auf unseren internen AI-Stack

So läuft der ProzessDeine Bewerbung. Dein Lebenslauf reicht. Wenn wir Rückfragen haben, schicken wir dir einen kurzen Fragebogen.

Erstgespräch. Ein kurzes Video-Gespräch mit Vanessa aus unserem HR. Es geht um gegenseitiges Kennenlernen, Rahmen und Erwartungen.

Fachgespräch. Hier geht es in die Tiefe, mit der Geschäftsführung oder dem Head of Operations.

Finales Kennenlernen. Mit der Geschäftsführung und deinem zukünftigen Ansprechpartner, menschlich und fachlich.

Entscheidung und Start. Wir entscheiden schnell und planen dein Onboarding gemeinsam.

Wie lange das dauert: Wir legen Wert auf einen schnellen Bewerbungsprozess. Zwischen den einzelnen Schritten liegen nur wenige Tage. Wenn du parallel in anderen Prozessen bist, sag uns Bescheid. Dann richten wir uns danach.

Deine EntwicklungsmöglichkeitenDie ersten zwei Monate. Du lernst die Abläufe unserer sechs Fachbereiche kennen und übernimmst das Zielsystem im Alltag mit Check-ins, Remindern und Dashboards.

Mittelfristig. Du verantwortest Prozesse und Automationen in deinen Bereichen eigenständig. Dazu kommt die operative Steuerung der Finance- und People-Ops-Abläufe.

Langfristig. Fachlaufbahn mit Schwerpunkt Systeme und Automation oder Führungslaufbahn in Richtung Head of Operations, sobald Zielsystem, Prozesslandschaft und KPI-Landschaft stehen. Beide Wege entstehen durch Ergebnisse und nicht durch Wartezeit.

Deine Ansprechpartnerin

Vanessa, unsere HR Managerin, ist dein erster Kontakt und freut sich auf deine Bewerbung.