Junior Payroll Specialist - Nordic countries (m/k)

Aplikuj.pl; United States; Hybrid; USD 15,000 - 23,000; Full time

Benefits offered by this job

Permanent contract

Flexible hours

Hybrid work

Annual bonus

Private medical care

Shorter Fridays

Multisport card

Company gifts

Christmas bonus

Warsaw office

Job summary

Manpower w Warszawie poszukuje specjalisty ds. płac do międzynarodowego zespołu EMEA. Obowiązki obejmują przetwarzanie płac, walidacje danych i współpracę z interesariuszami z różnych krajów.

Oczekiwana jest co najmniej roczna praktyka w płacach oraz dobra znajomość systemów HRIS i narzędzi płacowych. Oferujemy kontrakt stały, model hybrydowy i pakiety świadczeń, w tym prywatną opiekę medyczną.

Qualifications

• Co najmniej 1 rok doświadczenia w administracji płacowej lub pokrewnej
• Znajomość angielskiego na poziomie min. C1
• Dobre rozumienie podstaw płacowych i procesów end-to-end
• Wysoka precyzja w wprowadzaniu danych i walidacji płac
• Dobra znajomość Excela oraz systemów HRIS i narzędzi do obsługi spraw kadrowych
• Umiejętność pracy zgodnie z SOP, kalendarzami płac i procedurami akceptacyjnymi
• Zrozumienie danych wejściowych płac, potrąceń i raportowania ustawowego
• Silne umiejętności obsługi klienta i komunikacji

Responsibilities

• Wykonywanie codziennych operacji płacowych w przydzielonym zakresie
• Zbieranie, weryfikacja i przesyłanie danych płacowych (czas pracy, nieobecności, nadgodziny, potrącenia, premie, rozliczenia końcowe)
• Przeprowadzanie kontroli płacowych i przygotowywanie plików korektowych
• Wspieranie walidacji płac przed i po wypłatach, raportowanie i rozwiązywanie zapytań
• Przygotowywanie dokumentacji płacowej i plików (payslips, transfery bankowe, pliki GL, raporty płacowe)
• Obsługa zapytań pracowników i eskalacja spraw wymagających specjalisty
• Tworzenie i monitorowanie zgłoszeń do dostawców płac, HRIS, danych i incydentów
• Prowadzenie rachunkowości płac i zachowanie poufności danych pracowników

Skills

Payroll knowledge

Data accuracy

Stakeholder management

Communication

Confidentiality

Organizational skills

Deadline oriented

English C1

Tools

Excel

HRIS systems

Payroll systems

Case management tools

Job description

Pracodawca:

ManpowerOpis stanowiska:

Our client, a globally recognized organization, is currently building a new international payroll team in Warsaw to support payroll operations across the EMEA region. This is a unique opportunity to join a growing organization at an exciting stage of development, help shape payroll processes, and collaborate with stakeholders across multiple countries.

As a Payroll Specialist, you will be responsible for the accurate and timely execution of payroll processes, ensuring operational excellence, compliance with applicable regulations, and a high standard of service delivery. You will work closely with international stakeholders while supporting the development of a newly established EMEA payroll function.

Zadania:

• Perform day-to-day payroll processing activities within the assigned scope.
• Collect, validate, and upload payroll-related data, including working time, absences, overtime, deductions, variable compensation, bonuses, final settlements, and payroll corrections.
• Conduct payroll checks, compare input and output data, identify discrepancies, and prepare correction files when required.
• Support payroll validation activities before and after payroll processing, including reporting and query resolution.
• Prepare payroll-related documentation and files, including payslips, bank transfer files, general ledger (GL) files, payroll reports, and statutory declarations where applicable.
• Handle employee payroll queries and case updates, escalating complex or sensitive matters to the Senior Payroll Specialist or Payroll Lead.
• Create and monitor tickets related to payroll vendors, HRIS systems, data issues, incidents, and processing errors.
• Maintain accurate payroll records, follow established SOPs, meet payroll deadlines, and ensure strict confidentiality of employee data.

Wymagania:

• At least 1 year of experience in payroll administration or a related field.
• English proficiency at a minimum C1 level.
• Good understanding of payroll fundamentals and end-to-end payroll processes.
• High level of accuracy in data entry, payroll input preparation, and validation activities.
• Good Excel skills and experience working with HRIS, payroll systems, and case management tools.
• Ability to follow SOPs, payroll calendars, checklists, and approval procedures.
• Understanding of payroll inputs, deductions, working time data, and statutory reporting requirements.
• Strong customer service, communication, and stakeholder management skills.
• High level of confidentiality, reliability, and professionalism when handling sensitive employee information.
• Excellent organizational skills and the ability to work effectively under tight payroll deadlines.

Oferujemy:

• Permanent employment contract with our client.
• Flexible working hours, with starting times between 8:00 a.m. and 10:00 a.m.
• Hybrid working model (3 days on-site, 2 days remote).
• Annual bonus.
• Private medical care for employees and their families.
• Shorter working hours on Fridays.
• Multisport card (sports and fitness benefit).
• Company gifts twice a year.
• Christmas bonus.
• Modern office located in Warsaw (Wola / City Centre).