Executive Management Assistant | Proactive & Discreet

Umicore; Town of Belgium (WI); Hybrid; USD 52,000 - 76,000; Full time

Job summary

Umicore Hoboken zoekt een proactieve Management Assistant die senior managers organisatorisch ondersteunt. Je beheert agenda's, plant vergaderingen en reizen, coördineert documenten en zorgt voor een feilloze informatieflow achter de schermen.

Je bent een verbindende schakel in een internationaal team, denkt mee over prioriteiten, bewaakt deadlines en handelt discreet met vertrouwelijke informatie. Je rapporteert aan de Communicatie Manager en werkt dagelijks samen met senior stakeholders.

Qualifications

• Je bent bijzonder proactief en neemt initiatief, je ziet werk voordat het wordt gevraagd.
• Je beschikt over uitstekende organisatorische vaardigheden.
• Je kan meerdere prioriteiten tegelijk beheren en behoudt het overzicht.
• Je bent stressbestendig en weet flexibel om te gaan met veranderende omstandigheden.
• Je communiceert professioneel en werkt graag samen met uiteenlopende stakeholders.
• Je bent discreet en gaat integer om met vertrouwelijke informatie.
• Je administratieve sterkte en nauwkeurigheid staan centraal.
• Je bent digitaal vaardig en leert snel nieuwe tools en systemen aan.
• Je bent een echte teamspeler met een sterk dienstverlenende mindset.
• Je luistert actief, denkt mee in oplossingen en stelt het gezamenlijke resultaat centraal.

Responsibilities

• Je beheert complexe agenda's en plant afspraken, vergaderingen en verplaatsingen op een efficiënte manier.
• Je denkt proactief mee over prioriteiten, timing en de optimale organisatie van de agenda's.
• Je organiseert dienstreizen van A tot Z, inclusief boekingen, logistieke voorbereiding en praktische opvolging.
• Je coördineert administratieve processen en zorgt voor een correcte opvolging van acties, deadlines en afspraken.
• Je verzamelt, structureert en beheert documenten, rapporten en presentaties.
• Je ondersteunt bij de voorbereiding van vergaderingen door de juiste informatie tijdig beschikbaar te maken.
• Je vormt een betrouwbaar aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders.
• Je draagt actief bij aan een efficiënte werking van het managementteam en denkt mee over procesverbeteringen.
• Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en handelt discreet en professioneel.

Skills

Proactief

Organisatorische vaardigheden

Multitasking

Stressbestendig

Professionele communicatie

Discreet

Administratief sterk

Digitaal vaardig

Teamplayer

Dienstverlenende mindset

Actief luisteren

Job description

Umicore Hoboken zoekt een proactieve Management Assistant die senior managers organisatorisch ondersteunt. Je beheert agenda's, plant vergaderingen en reizen, coördineert documenten en zorgt voor een feilloze informatieflow achter de schermen.

Je bent een verbindende schakel in een internationaal team, denkt mee over prioriteiten, bewaakt deadlines en handelt discreet met vertrouwelijke informatie. Je rapporteert aan de Communicatie Manager en werkt dagelijks samen met senior stakeholders.