EXECUTIVE ASSISTANT

B Fernandez & Hermanos Inc.; San Juan (PR); On-site; USD 45,000 - 65,000; Full time

Job summary

B. Fernández & Hnos., Inc. busca un Ejecutivo/a Administrativo/a para asegurar un entorno ejecutivo fluido y productivo, fortaleciendo la capacidad de liderazgo y la toma de decisiones para impulsar el crecimiento y la excelencia operativa.

La posición requiere experiencia en administración, organización y comunicación excelente en español e inglés, con manejo de Office 365 y disponibilidad para trabajar en Puerto Rico. Se ofrecen oportunidades de desarrollo y un entorno dinámico.

Qualifications

• Experiencia mínima de 5 años en administración.
• Excelentes habilidades de organización y atención al detalle.
• Capacidad para gestionar múltiples tareas en un entorno dinámico.
• Solidas destrezas de comunicación verbal y escritas en Español e Inglés.
• Conocimiento general en Microsoft Office 365 (Excel, Outlook, Word, Power Point).

Responsibilities

• Responder y dirigir llamadas telefónicas
• Organizar y programar reuniones y citas
• Escribir y distribuir correos electrónicos, cartas comerciales, faxes y formularios
• Realizar la preparación de informes/presentaciones/reportes programados regularmente
• Desarrollar y mantener un sistema de archivo
• Actualizar y mantener políticas y procedimientos de oficina
• Ordenar suministros de oficina e investigar nuevas ofertas y proveedores
• Mantener listas de contactos
• Reservar arreglos de viaje
• Presentar y conciliar informes de gastos
• Brindar apoyo general a visitantes
• Actuar como punto de contacto para clientes internos y externos
• Representar a Presidencia en la Junta de Directores.

Skills

Organización

Gestión de tareas

Comunicación (Esp/Ing)

Atención al detalle

Education

BA - Sistemas de Oficinas

Tools

Excel

Outlook

Word

PowerPoint

Job description

B. Fernández & Hnos., Inc. es uno de los distribuidores líderes de Puerto Rico, que atiende a más de 5,200 clientes en toda la Isla. Reconocido por las marcas que representa, su red de distribución y ventas, el mercadeo y su compromiso de servicio.

Descripción del Puesto: El puesto de " Executive Assistant " tendrá como misión principal el posibilitar un entorno ejecutivo fluido y productivo, fortaleciendo la capacidad de liderazgo y toma de decisiones para impulsar el crecimiento y la excelencia operativa de la empresa.
De igual forma, la posición de " Executive Assistant” tendrá como visión principal optimizar la eficiencia administrativa, anticipándose a las necesidades, garantizando una comunicación fluida y contribuyendo al éxito global de la empresa.

Tareas y responsabilidades laborales esenciales:

• Responder y dirigir llamadas telefónicas
• Organizar y programar reuniones y citas
• Escribir y distribuir correos electrónicos, cartas comerciales, faxes y formularios
• Realizar la preparación de informes/presentaciones/reportes programados regularmente
• Desarrollar y mantener un sistema de archivo
• Actualizar y mantener políticas y procedimientos de oficina
• Ordenar suministros de oficina e investigar nuevas ofertas y proveedores
• Mantener listas de contactos
• Reservar arreglos de viaje
• Presentar y conciliar informes de gastos
• Brindar apoyo general a visitantes
• Actuar como punto de contacto para clientes internos y externos
• Representar a Presidencia en la Junta de Directores.

Experiencia, educación, habilidades y conocimientos requeridos:

• Experiencia mínima de cinco (5) años en el área administrativa
• Excelentes habilidades de organización y atención al detalle. Capacidad para gestionar múltiples tareas y prioridades en un entorno dinámico.
• Solidas destrezas de comunicación verbal y escritas en Español e Inglés.
• Conocimiento general en programas de Microsoft Office 365 (Excel, Outlook, Word, Power Point).
• BA- Sistemas de Oficinas

“PATRONO CON IGUALDAD DE OPORTUNIDAD DE EMPLEO Y ACCION AFIRMATIVA PARA MUJERES, MINORIAS, VETERANOS Y PERSONAS CON DISCAPACIDAD”