Executive Administrative Assistant

Medtronic plc; Lafayette, Northern (CO, KY); Hybrid; USD 72,000 - 109,000; Full time

Job summary

Medtronic plc seeks an experienced administrative partner to manage complex executive calendars, multi-time zone travel, and high‑level communications. You will craft presentations, coordinate leadership meetings, and maintain confidential information with discretion.

The role requires advanced Microsoft 365 skills and a proactive, tech‑savvy approach. Join Medtronic CST in advancing neurological and spinal care through strategic support, cross‑functional collaboration, and innovative solutions.

Qualifications

• High School Diploma or GED with 6+ years of administrative support experience.
• 4+ years of experience supporting senior leaders (Director level or above) in a complex corporate environment.
• Advanced proficiency in Microsoft 365 applications, including Outlook, Teams, PowerPoint, Word, and Excel.
• Experience managing complex executive calendars, travel arrangements, meeting coordination, and expense reporting.
• Experience developing executive presentations, reports, communications, and meeting materials.
• Experience utilizing AI-enabled productivity tools, including Microsoft Copilot and similar technologies, to improve efficiency, streamline workflows, develop content, and support business operations.
• Demonstrated ability to quickly learn, adopt, and leverage new technologies, digital tools, and AI capabilities.
• Experience managing confidential and sensitive information with a high degree of accuracy and discretion.
• Experience coordinating multiple priorities, projects, stakeholders, and deliverables simultaneously.

Responsibilities

• Manage complex executive calendars, prioritize competing demands, and coordinate meetings across multiple time zones.
• Coordinate domestic and international travel, detailed itineraries, logistics management, and expense reporting.
• Prepare, edit, and format executive communications, presentations, reports, and meeting materials.
• Support planning and execution of leadership meetings, operating reviews, employee communications, business reviews, and organizational events.
• Track action items and follow up with stakeholders to ensure commitments and deliverables are completed on schedule.
• Partner with executive assistants and business leaders across Medtronic to coordinate leadership activities.
• Manage highly confidential business information with discretion and professionalism.
• Support departmental and cross-functional initiatives, programs, and special projects.
• Establish and maintain files, records, reports, and documentation.
• Utilize Microsoft 365 and AI-enabled tools to improve productivity, streamline administrative processes, develop executive communications, and enhance business operations.
• Identify opportunities to leverage emerging technologies and digital solutions to increase efficiency and effectiveness.

Skills

Calendar management

Executive support

Travel coordination

AI-enabled tools

Discretion & confidentiality

Communication

Education

High School Diploma or GED

Associate's or Bachelor's degree

Tools

Microsoft 365

Microsoft Copilot

PowerPoint

Job description

We anticipate the application window for this opening will close on - 7 Sep 2026 Chez Medtronic, vous pouvez entamer une longue carrière d’exploration et d’innovation tout en aidant à soutenir l’accès aux soins de santé et l’équité pour tous. Vous dirigerez avec détermination en surmontant les obstacles à l’innovation dans un monde davantage connecté et compatissant.

Journée type

Au Medtronic Neuroscience, we bring innovation, expertise, and purpose together to improve care for people living with neurological, spinal, and chronic pain conditions. Our technologies help restore function, improve quality of life, and support better outcomes for patients around the world. Cranial & Spinal Technologies (CST) advances surgical care for patients with spine and cranial conditions. We develop innovative solutions that help clinicians plan, navigate, and deliver procedures with accuracy, efficiency, and patient outcomes in mind. Check us out on LinkedIn: Medtronic CST

Primary Responsibilities

• Manage complex executive calendars, prioritize competing demands, and coordinate meetings across multiple time zones.
• Coordinate domestic and international travel, including detailed itineraries, logistics management, and expense reporting.
• Prepare, edit, and format executive communications, presentations, reports, and meeting materials.
• Support the planning and execution of leadership meetings, operating reviews, employee communications, business reviews, and organizational events.
• Track action items and follow up with stakeholders to ensure commitments and deliverables are completed on schedule.
• Partner closely with executive assistants and business leaders across Medtronic to coordinate leadership activities and optimize executive effectiveness.
• Manage highly confidential business information with discretion and professionalism.
• Support departmental and cross-functional initiatives, programs, and special projects.
• Establish and maintain files, records, reports, and documentation in accordance with organizational standards.
• Utilize Microsoft 365 and AI-enabled tools to improve productivity, streamline administrative processes, develop executive communications, and enhance business operations.
• Identify opportunities to leverage emerging technologies and digital solutions to increase efficiency and effectiveness.
• Travel may be required up to 20%.

Required Qualifications

• High School Diploma or GED with 6+ years of administrative support experience.
• 4+ years of experience supporting senior leaders (Director level or above) in a complex corporate environment.
• Advanced proficiency in Microsoft 365 applications, including Outlook, Teams, PowerPoint, Word, and Excel.
• Experience managing complex executive calendars, travel arrangements, meeting coordination, and expense reporting.
• Experience developing executive presentations, reports, communications, and meeting materials.
• Experience utilizing AI-enabled productivity tools, including Microsoft Copilot and similar technologies, to improve efficiency, streamline workflows, develop content, and support business operations.
• Demonstrated ability to quickly learn, adopt, and leverage new technologies, digital tools, and AI capabilities.
• Experience managing confidential and sensitive information with a high degree of accuracy and discretion.
• Experience coordinating multiple priorities, projects, stakeholders, and deliverables simultaneously.

Preferred Qualifications

• Associate's or Bachelor's degree.
• Experience supporting Vice President-level leaders or above.
• Experience supporting multiple executives simultaneously.
• Advanced PowerPoint capabilities, including creation of executive-level presentations and leadership communications.
• Experience coordinating executive leadership meetings, town halls, off-site meetings, and large-scale business events.
• Experience supporting cross-functional projects and organizational initiatives.
• Experience working within a global organization and coordinating activities across multiple geographies and time zones.
• Experience in the medical device, healthcare, life sciences, or other highly regulated industries.

Pour les diplômes de baccalauréat obtenus en dehors des États-Unis, un diplôme qui satisfait aux exigences de la réglementation 8 C.F.R. § 214.2 (h) (4) (iii) (A) est requis.

Exigences physiques du poste

Les déclarations ci-dessus visent à décrire la nature générale et le niveau du travail effectué par les employés affectés à ce poste, mais elles ne constituent pas une liste exhaustive de toutes les responsabilités et compétences requises pour ce poste. Les exigences physiques décrites dans la section Responsabilités de cette fiche de poste sont représentatives de celles auxquelles un employé doit satisfaire pour remplir correctement les fonctions essentielles du poste. Des ajustements raisonnables peuvent être apportés pour permettre aux personnes en situation de handicap de remplir ces fonctions essentielles. Rôles administratifs : dans l’exercice de ses fonctions, l’employé est régulièrement appelé à se déplacer de façon autonome. Il est également amené à utiliser un ordinateur et à communiquer avec ses pairs et ses collègues. Contactez votre responsable ou votre service RH local pour connaître les conditions de travail et les exigences physiques spécifiques à chaque rôle.

Autorisation de travail et parrainage

Chez Medtronic, nous nous engageons à favoriser un environnement dans lequel les employés peuvent s'épanouir et avoir un impact significatif. Conformément à notre approche de planification de la main-d’œuvre à l’échelle de l'entreprise, le parrainage d'autorisation de travail aux États-Unis (H-1B, TN, J, etc.) est proposé exclusivement pour les postes de niveau Principal et supérieur, où l'expertise spécialisée s'aligne sur les besoins métier à long terme. Les postes en dessous du niveau Principal exigent que les candidats possèdent une autorisation de travail américaine sans restriction au moment de l'embauche et pour la durée de l'emploi.

Rejoignez-nous et aidez-nous à accomplir notre mission, à savoir soulager la douleur, rétablir la santé et prolonger la vie, en valorisant votre expérience et votre perspective uniques.

Avantages sociaux et rémunération

Medtronic offre un salaire compétitif et un ensemble d’avantages sociaux flexibles. Le cœur de nos valeurs est animé par un engagement envers nos employés. Nous saluons leurs contributions et partageons avec eux le succès qu’ils ont contribué à créer. Nous offrons un large éventail d’avantages, de ressources et de régimes de rémunération concurrentiels conçus pour vous soutenir à chaque étape de votre carrière et de votre vie personnelle.

Salary ranges for U.S (excl. PR) locations (USD):$72,400.00 - $108,600.00. This position is eligible for a short-term incentive called the Medtronic Incentive Plan (MIP). The base salary range is applicable across the United States, excluding Puerto Rico and specific locations in California. The offered rate complies with federal and local regulations and may vary based on factors such as experience, certification/education, market conditions, and location. Compensation and benefits information pertains solely to candidates hired within the United States (local market compensation and benefits will apply for others).

Health, Dental and vision insurance, Health Savings Account, Healthcare Flexible Spending Account, Life insurance, Long-term disability leave, Dependent daycare spending account, Tuition assistance/reimbursement, and Simple Steps (global well-being program) are available to those regular employees who work 20+ hours per week.

Incentive plans, 401(k) plan plus employer contribution and match, Short-term disability, Paid time off, Paid holidays, Employee Stock Purchase Plan, Employee Assistance Program, Non-qualified Retirement Plan Supplement (subject to IRS earning minimums), and Capital Accumulation Plan (available to Vice Presidents and above, or subject to IRS earning minimums) are available to all regular employees. Regular employees are those who are not temporary, such as interns. Temporary employees are eligible for paid sick time, as required under applicable state law, and the Employee Stock Purchase Plan.

Please note some of the above benefits may not apply to workers in Puerto Rico. Further details are available at the link below: Avantages sociaux et plans de rémunération de Medtronic.

À propos de Medtronic

Nous sommes à la pointe de la technologie mondiale en matière de soins de santé et nous nous attaquons avec audace aux problèmes de santé les plus difficiles auxquels l’humanité est confrontée en recherchant et en trouvant des solutions. Notre mission (soulager la douleur, restaurer la santé et prolonger la vie) rassemble une équipe mondiale de plus de 95 000 personnes passionnées. Nous sommes des ingénieurs dans l’âme et nous mettons en œuvre des idées ambitieuses pour trouver des solutions réelles. Du laboratoire de R&D à l’usine, à la salle de conférence, tous nos collaborateurs expérimentent...
... (the remainder of the corporate culture description continues verbatim as provided) ...

La politique de Medtronic

La politique de Medtronic consiste à assurer l’équité en matière d’emploi (EEO) à toutes les personnes, indépendamment de l’âge, de la couleur de peau, de la nationalité, du statut de citoyenneté, d’un handicap physique ou mental, de la race, de la religion, des croyances, du genre, du sexe, de l’orientation sexuelle, de l’identité et/ou expression de genre, des informations génétiques, de l’état matrimonial, du statut au regard de l’assistance publique, du statut d’ancien combattant ou de toute autre caractéristique protégée par la loi nationale, fédérale ou locale. En outre, Medtronic proposera des aménagements raisonnables aux personnes qualifiées ayant un handicap.
... (any further statements about EEO are included verbatim) ...

Pour les commerciaux et autres employés de terrain en contact direct avec les patients, se rendre dans un établissement de soins est considéré comme une fonction essentielle du travail et nous attendons de nos employés qu’ils se conforment à toutes les exigences d’accréditation dans les hôpitaux ou cliniques qu’ils soutiennent.

Ce poste participe au programme fédéral « E-Verify » pour confirmer l’identité et l’autorisation d’emploi de tous les employés récemment embauchés. Pour plus d’informations sur le programme « E-Verify », veuillez cliquer ici (https://www.e-verify.gov/employees).

Pour obtenir des mises à jour sur les offres d’emploi, veuillez vous rendre sur la page de connexion des candidats et vous connecter pour vérifier l’état de votre candidature. Si vous avez besoin d’aide pour remplir votre candidature, veuillez envoyer un e‑mail à [e-mail]. Pour demander la suppression de vos informations personnelles de nos systèmes, veuillez envoyer un e‑mail à [e-mail].