Especialista en Reservas y Servicio al Cliente

TOTE; Jacksonville (FL); On-site; USD 40,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Health, dental, vision

401(k) con aportes de la empresa

Vacaciones y días festivos pagados

Job summary

TOTE Maritime Puerto Rico, LLC busca un Coordinador de Servicio al Cliente y Operaciones para gestionar reservas, coordinar entregas y asegurar la documentación de carga. Se requiere habilidad bilingüe y experiencia en logística o transporte.

El candidato ideal trabajará de forma colaborativa con equipos internos para optimizar procesos y satisfacer a los clientes en cada punto de contacto, manteniendo corteses y profesionales las comunicaciones.

Qualifications

• Diploma de escuela secundaria requerido.
• Grado de Asociado o Licenciatura preferido.
• Tres años en servicio al cliente o transporte preferido.

Responsibilities

• Gestiona reservas y coordinación de despacho para envíos.
• Coordina recogidas y entregas con clientes y logística.
• Rastrea y comunica datos de envío a equipos y clientes.
• Promueve negocios electrónicos y respuesta oportuna a consultas.
• Mantiene información de cuentas en sistemas Back Office.
• Proporciona soporte entre equipos de Envíos, Terrestre, Terminal y Comercial.

Skills

Bilingual (EN/ES)

Interpersonal skills

MS Office

Problem solving

Customer focus

Prioritization

Team collaboration

Feedback analysis

Education

High school diploma

Associate or bachelor's degree preferred

3+ years in customer service or transportation

Tools

Microsoft Office

EDI systems

CargoWise

Back Office software

Job description

Principales Deberes y Responsabilidades:

• Realiza todos los aspectos del proceso de reserva de carga y funciones de servicio al cliente, incluyendo crear reservas, coordinar equipos y funciones de despacho, facilitar documentación para papeleo, responder correos electrónicos de clientes y atender llamadas telefónicas.
• Proporciona coordinación de cuentas con clientes y empresas de logística para programar recogidas y/o entregas para movimientos de carga.
• Rastrea y comunica los detalles de datos de envío a equipos internos y clientes.
• Coordina cargas de transferencia y citas cuando sea necesario.
• Genera informes específicos individualizados, según lo requieran los clientes a través de SQL y CargoWise.
• Comunicarse eficazmente y proporcionar apoyo a otros equipos, incluyendo pero no limitado a equipos de Servicios de Envío, Terrestre, Terminal y Comercial.
• Gestiona el buzón del equipo, EDI y reservas web y proporciona respuestas oportunas y precisas.
• Responde a todos los clientes con cortesía y profesionalismo.
• Construir y mejorar las relaciones con los clientes en cada punto de contacto con los clientes.
• Investigar, seguir trabajando y con otros equipos según sea necesario para resolver problemas de clientes de manera oportuna.
• Promueve formas electrónicas de hacer negocios con TOTE y responde eficazmente a las consultas de los clientes sobre nuestros productos y servicios.
• Crea y mantiene actualizada la información de las cuentas de clientes en Back Office y otros sistemas relacionados.
• Resuelve problemas de productos o servicios aclarando la queja del cliente; determinar la causa raíz del problema; seleccionar y explicar la mejor solución para resolver el problema; acelerar la corrección o ajuste; seguir para garantizar la resolución.
• Priorizar múltiples tareas para asegurar que los problemas urgentes se resuelvan rápidamente.
• Minimizar los fallos de servicio y costos proporcionando información precisa y oportuna.
• Proporcionar información a los clientes relacionada con los horarios de navegación, disponibilidad de equipos, estado del contenedor, enrutamiento, tarifas, etc.
• Informar a los clientes sobre las políticas, regulaciones y reglas aplicables que afectan al transporte de envíos.
• Identificar formas innovadoras de mejorar el modelo de negocio de nuestro departamento e implementar prácticas de Mejora Continua siempre que sea posible.
• Construir relaciones positivas y colaborativas con empleados internos y departamentos internos de forma continua.
• Participar y promover las iniciativas de la empresa y del departamento.
• Buscar el aprendizaje continuo relacionado con los estándares de la industria, los requisitos reglamentarios y la formación general de la industria.
• Identificar errores personales en los procesos de reserva y servicio al cliente y trabajar proactivamente para evitar errores recurrentes por usted mismo y su departamento.

Deberes y Responsabilidades Secundarias:

• Asiste a la Empresa en cualquier deber necesario para alcanzar los objetivos de la Empresa.
• Realiza otros deberes relacionados según se asigne.
• Cumplimiento con el Sistema de Gestión Integrado que cubre las certificaciones ISO (Organización Internacional de Normalización) de Calidad, Ambiental y Seguridad

Autoridad / Juicio / Divulgación / Responsabilidad Financiera

Selecciones de Autoridad: Supervisión cercana; el trabajo es regulado o supervisado a fondo, pero no continuamente; sigue métodos y procedimientos establecidos, remite excepciones al personal supervisorio. Decisiones de Juicio: Los errores y omisiones en el juicio son de naturaleza moderada y costosos de corregir, generalmente limitados a un departamento o fase de trabajo. Selecciones de Divulgación de Información: Este puesto implica trabajo regular con cierta información de gran importancia, que si se divulga podría ser perjudicial para los intereses de la empresa. Selecciones de Responsabilidad Financiera: Sin autoridad para comprometer fondos para la organización

Habilidades:

• Bilingüe (inglés/español) es preferible.
• Un entendimiento general de la Industria Logística, Industria del Transporte, Industria Marítima o conocimiento equivalente es preferible.
• Habilidades interpersonales y de comunicación superiores.
• Fuertes habilidades informáticas, conocimiento de Microsoft Office y capacidad para adaptarse rápidamente a nuevos sistemas y tecnologías.
• Habilidad para resolver problemas para resolver problemas de clientes de manera eficiente y profesional.
• Mentalidad centrada en el cliente para fomentar relaciones sólidas y lealtad del cliente.
• Capacidad para priorizar eficazmente las tareas y gestionar múltiples consultas de clientes para cumplir plazos y expectativas de servicio.
• Capacidad para trabajar colaborativa y profesionalmente con colegas.
• Evaluar y analizar los comentarios de los clientes para proporcionar soluciones para mejorar los procesos o servicios.

Educación:

• Diploma de escuela secundaria requerido
• Grado de Asociado o Licenciatura preferido
• Tres años en servicio al cliente o transporte preferido

Requisitos Físicos del Puesto:

Trabajo sedentario: Ejercer hasta 10 libras de fuerza ocasionalmente y/o una cantidad insignificante de fuerza con frecuencia o constantemente para levantar, cargar, empujar, jalar o mover de otro modo objetos, incluyendo el cuerpo humano.

Requisitos Visuales del Puesto:

Requisito visual igual al de un administrativo de oficina cuyos trabajos se ocupan principalmente de preparar y analizar datos y cifras, contabilidad, transcripción, terminal de computadora, lectura extensa, etc.

TOTE Maritime Puerto Rico, LLC es un Empleador de Igualdad de Oportunidades - Acción Afirmativa y un Contratista Federal VEVRAA. Estamos comprometidos con una fuerza laboral diversa y tomamos medidas afirmativas para emplear y avanzar en el empleo de mujeres calificadas, grupos subrepresentados, personas con discapacidades y veteranos protegidos. Todos los solicitantes calificados recibirán consideración para el empleo sin distinción por raza, color, religión, sexo, orientación sexual, identidad de género, origen nacional, discapacidad o estado de veterano protegido. TOTE Maritime Puerto Rico es un empleador libre de drogas y participante del Programa de Verificación de Empleo E-Verify.

Otros deberes

Tenga en cuenta que esta descripción laboral no está diseñada para cubrir o contener un listado exhaustivo de actividades, deberes o responsabilidades que se requieren del empleado para este puesto. Los deberes, responsabilidades y actividades pueden cambiar en cualquier momento con o sin previo aviso. Como parte del equipo, los empleados a tiempo completo recibirán un paquete de beneficios integral, que incluye salud, dental, visión, seguro de vida, discapacidad a corto plazo, programa de ayuda al empleado, 401(k) con aporte de la empresa y financiamiento discrecional, reembolso de matrícula, licencia parental suplementaria, licencia por deber cívico y licencia por duelo. Los empleados a tiempo completo recibirán un mínimo de 10 días de vacaciones, 10 días de enfermedad, 10 días festivos pagados y un día festivo flotante cada 12 meses. Además, ofrecemos un bono anual discrecional (basado en la elegibilidad)