Document Controller

ACCIONA; Toa Alta (PR); On-site; USD 35,000 - 52,000; Full time

Job summary

ACCIONA busca un profesional para gestionar y organizar la documentación técnica, contractual y administrativa de proyectos. Se garantizará el control de versiones y el cumplimiento de archivos, con seguimiento de RFIs, órdenes de cambio y minutas, así como la gestión de accesos en plataformas digitales.

El rol incluye apoyo a equipos operacionales, preparación de certificados de pago y procesos de facturación, y la implementación de sistemas de control de acceso y credenciales.

Qualifications

• Gestión de documentación técnica y administrativa.
• Control de versiones y procesos de archivo.
• Conocimiento en plataformas de almacenamiento digital.
• Capacidad de seguimiento de comunicaciones y cambios.

Responsibilities

• Administrar, organizar y mantener documentación técnica, contractual y administrativa del proyecto, asegurando control de versiones.
• Dar seguimiento a comunicaciones oficiales, RFIs, órdenes de cambio, permisos y minutas.
• Desarrollar y mantener herramientas de control que faciliten acceso a información del proyecto.
• Administrar estructura documental y permisos de acceso en plataformas de almacenamiento digital.
• Apoyar administrativamente a equipos operacionales y en certificaciones de pago y facturación.
• Participar en implementación y administración de sistemas operacionales, control de acceso y credenciales.
• Gestionar ciclo administrativo de facturación: recepción, validación, registro y seguimiento de facturas.
• Verificar documentación de respaldo (contratos, órdenes de compra, proformas, conduces y otros).
• Coordinar procesos de aprobación de facturas usando plataformas corporativas.
• Mantener registros financieros, provisiones y reportes de pagos para gerencia.

Skills

Gestión de documentación

Control de versiones

Comunicación efectiva

Seguimiento de procesos

Almacenamiento digital

Education

Bachillerato en Sistemas de Oficina, Administración de empresas o campo relacionado

Job description

Responsabilidades

Administrar, organizar y mantener la documentación técnica, contractual y administrativa del proyecto, asegurando el control de versiones y el cumplimiento de los procesos de archivo físico y digital.

• Dar seguimiento a comunicaciones oficiales, solicitudes de información (RFI), órdenes de cambio (Change Orders), permisos, minutas y demás documentación requerida por el cliente.
• Desarrollar y mantener herramientas de control y seguimiento que faciliten el acceso oportuno a la información del proyecto.
• Administrar la estructura documental y los permisos de acceso en plataformas de almacenamiento digital en coordinación con el área de IT.
• Brindar apoyo administrativo y documental a los equipos operacionales según las necesidades del proyecto.
• Apoyar en la preparación, revisión y organización de certificaciones de pago, nóminas y demás documentación requerida para procesos de facturación y desembolso.
• Participar en la implementación y administración de sistemas operacionales, incluyendo el control de acceso del personal y la emisión de credenciales.
• Gestionar el ciclo administrativo de facturación, incluyendo la recepción, validación, registro y seguimiento de facturas.
• Verificar la documentación de respaldo correspondiente (contratos, órdenes de compra, proformas, conduces y otros documentos relacionados).
• Coordinar y dar seguimiento a los procesos de aprobación de facturas utilizando las plataformas corporativas.
• Mantener actualizados los registros financieros, provisiones contables básicas y reportes de pagos para la gerencia.

Calificaciones

• Bachillerato en Sistemas de Oficina, Administración de empresas o campo relacionado.
• Mínimo 2 años en trabajos relacionados a oficina.
• Gestión de documentación técnica y administrativa.
• Control de versiones y procesos de archivo.
• Comunicación efectiva y seguimiento de procesos.
• Conocimiento en plataformas de almacenamiento digital.
• Experiencia en sistemas operacionales y control de acceso