Coordinador Administrativo Médico Temporal

Wellnest Emotional Health & Wellness; Los Angeles (CA); On-site; USD 42,000 - 60,000; Full time

Job summary

Wellnest Emotional Health & Wellness busca un Coordinador Administrativo Médico para apoyar al Departamento de Psiquiatría. Supervisado por el Director de Psiquiatría, coordinará servicios de apoyo, gestionará horarios y supervisará el personal administrativo.

Se requiere diploma de secundaria y experiencia en entornos médicos; se valorará dominio del español. El puesto implica mantener confidencialidad, facilitar documentación a proveedores y coordinar autorizaciones de medicamentos, con

Qualifications

• Se requiere como mínimo Diploma de Secundaria; se prefiere licenciatura.
• Se prefiere experiencia de al menos 2 años coordinando oficinas administrativas en entornos médicos.
• Se valora experiencia en salud conductual y uso de Registros de Salud Electrónicos (p. ej. EXYM).
• Se desea capacidad para comunicarse en español con fluidez.

Responsibilities

• Planifica y coordina servicios de apoyo psiquiátricos diarios para clientes y proveedores.
• Gestiona horarios de psiquiatras y enfermeros, y facilita conferencias de casos.
• Promueve educación psiquiátrica sobre efectos de medicamentos.
• Proporciona supervisión administrativa y clerical al Asistente Administrativo Médico.
• Asegura entrega de documentos a psiquiatras y proveedores según se solicite.
• Brinda apoyo técnico básico a clientes para servicios de salud mental a distancia.
• Programa recordatorios de citas en el sistema de registros médicos electrónicos.
• Instruye a clientes sobre preparación para citas.
• Gestiona la vinculación de clientes con servicios NSMH tras finalización de SMH.
• Cumple con HIPAA y políticas de la agencia.

Skills

Habilidades organizacionales

Comunicación eficiente

Bilingüe español-inglés

Gestión del tiempo

Education

Diploma de secundaria

Licenciatura deseada

Tools

EXYM EMR

Microsoft Office

Job description

RESUMEN DEL PUESTO

Bajo la supervisión general del Director de Psiquiatría, que supervisa el Departamento de Psiquiatría, el Coordinador Administrativo Médico proporciona apoyo administrativo al Departamento de Apoyo de Psiquiatría. El ocupante seguirá las políticas y procedimientos estándar de la agencia y el departamento al realizar las tareas.

RESPONSABILIDADES ESENCIALES

• Planifica, dirige y coordina los servicios de apoyo psiquiátricos diarios para clientes y proveedores
• Gestiona los horarios de los psiquiatras/enfermeros psiquiátricos practicantes, las conferencias mensuales de casos colaborativos con divisiones y realiza cambios según se solicite.
• Lidera el esfuerzo para asegurar que se realice psicoeducación psiquiátrica sobre los efectos secundarios de los medicamentos de forma regular.
• Proporciona supervisión administrativa y supervisión/clerical/oficina al Asistente Administrativo Médico.
• Asegura que los documentos de los clientes se proporcionen a los psiquiatras y otros proveedores según se solicite.
• Proporciona a los clientes apoyo técnico básico asociado con los servicios de salud mental a distancia.
• Asegura que los recordatorios de citas diarias se programen para los clientes a través del sistema de registros de salud electrónicos y/u otro software de recordatorios (por ejemplo, ReminderCall).
• Instructa a los clientes por teléfono, correo electrónico o en persona sobre cómo prepararse para las citas.
• Supervisa el contacto inicial con los clientes, asegurando que los clientes reciban los documentos necesarios para su tipo de visita y asegurando la completitud de los documentos.
• Cancela o reprograma las citas cuando lo soliciten los psiquiatras.
• Gestión de problemas relacionados con la programación de pacientes y la administración de la oficina.
• Trabaja con el Director y otros gerentes senior para asegurar que las operaciones del departamento cumplan con los objetivos organizacionales, de rendimiento y presupuestarios.
• Supervisa el proceso de vinculación de clientes con servicios de apoyo de Salud Mental No Especializada (NSMH) Solo Medicamentos después de la terminación de servicios de Salud Mental Especializada (SMH).
• Toma un papel principal en el seguimiento, solicitud y coordinación de autorizaciones para medicamentos, visitas de manejo de medicamentos y consultas especializadas.
• Aplica habilidades y conocimiento de todas las políticas y procedimientos de la agencia relacionados con el contacto con clientes y en el mantenimiento de estricta confidencialidad en cumplimiento con las regulaciones de la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro de Salud (HIPAA).
• Asiste a los prescriptores y clientes en asegurar que sus medicamentos hayan sido aprobados (por ejemplo, JV220s) y llenados por las farmacias.
• Otros deberes según se asigne.

REQUISITOS REQUERIDOS

• Se requiere un mínimo de un Diploma de Secundaria. Se prefiere un título de licenciado de una universidad acreditada. Se prefiere un mínimo de dos (2) años de experiencia en coordinación de oficinas administrativas en un entorno médico. Se prefiere experiencia en atención conductual. Se prefiere experiencia con Registros de Salud Electrónica, como EXYM. Se desea habilidad para hablar español bilingüe.

CONDICIONES DE EMPLEO

• Se puede pedir al empleado que participe en programas de capacitación cruzada o busque educación o capacitación adicional cuando se determine que está en el mejor interés de la agencia por parte de un miembro de la gerencia. Debe tener conocimiento de los recursos comunitarios. El empleado debe tener la capacidad de usar un vehículo personal con la cobertura de seguro requerida para completar los deberes esenciales de su trabajo y realizar negocios de la agencia. El empleado debe mantener una licencia de conducir válida de California y un historial de conducción limpio que cumpla con los criterios del asegurador de Wellnest para la cobertura de responsabilidad. De conformidad con la política de la Compañía para todos los empleados, el solicitante exitoso también debe completar una prueba de TB y la autorización de huellas dactilares por parte del Departamento de Justicia.

HABILIDAD DE RAZONAMIENTO

• Capacidad para presentar información efectivamente y responder a preguntas de clientes, personal de oficina, otros empleados y el público en general.
• Capacidad para leer, analizar e interpretar documentos manuales y de oficina.
• Un fuerte compromiso con el avance de la misión de Wellnest.
• Ejemplificar habilidades organizacionales superiores y la capacidad de gestionar eficazmente múltiples prioridades simultáneamente.
• Excelentes habilidades de gestión del tiempo y organización con capacidad para multitarea y priorizar el trabajo.
• Familiaridad con las regulaciones HIPAA.
• Capacidad para trabajar de forma independiente y ejercer un buen juicio y discreción.
• Capacidad para mantener un alto nivel de estándares éticos y profesionales de acuerdo con las políticas de la agencia y la comunidad.
• Excelentes habilidades de comunicación con capacidad para hablar con tacto, claridad y persuasión.
• Demostrar capacidad para gestionar situaciones difíciles o emocionales.
• Fuertes habilidades interpersonales y capacidad para construir y cultivar relaciones para trabajar eficazmente con una variedad de partes interesadas.
• Desarrollar, implementar y mejorar la política, protocolos y procedimientos básicos.
• Desarrollar cooperación entre departamentos, médicos y otro personal de trabajo.
• Evaluación de la calidad de la atención.
• Desarrollar un programa de mejora continua de la calidad, incluyendo un plan y un cronograma para evaluar la eficacia de las medidas correctivas.
• Habilidad para comprometerse y trabajar con individuos y diversos grupos para lograr los objetivos establecidos.
• Competencia avanzada con la suite de Microsoft Office (es decir, MS Word, Excel, PPT y Outlook). Capacidad general para adaptarse a nuevos sistemas y aplicaciones tecnológicas.
• Capacidad para prosperar en un entorno rápido y orientado al cliente.

DEMANDAS FÍSICAS

• Capacidad para hablar o escuchar para dar y recibir información e instrucciones.
• Capacidad para estar de pie, caminar, sentarse, usar manos para dedos, manejar o sentir objetos, herramientas o controles.
• Capacidad para alcanzar con manos y brazos.
• Capacidad para usar el teclado del ordenador hasta un 25% del día.
• Agudeza visual, capacidad de enfocar y visión periférica para trabajar en un portátil u otro equipo informático.
• Levantar y/o mover hasta 10 libras.
• Competente en informática (conocimiento básico de trabajo de Microsoft WORD, Excel y Outlook) y programa de registros/datos electrónicos actualmente en uso.
• Capacidad para usar teléfono, copiadora de oficina, calculadora, máquina de fax, impresora y escáner de ordenador u otro equipo según se requiera.

Esta descripción tiene como único propósito ilustrar los deberes, responsabilidades y requisitos del mismo. No tiene la intención, ni debe interpretarse para describir cada deber que el empleado pueda requerir realizar.

Debido a restricciones de DHCS, Wellnest, como proveedor de atención médica, no puede emplear a nadie en una lista o base de datos de exclusión de DHCS. Se pedirá a los solicitantes que confirmen dentro del proceso de solicitud si están sujetos a una exclusión.